コミュニケーション能力について（人に動いてもらうのが不得手です）

質問

流通業界で人事の仕事をしている30代女性です。
身分は契約社員ですが、仕事の依頼対象がほとんどの場合他部署の課長・係長という業務を担当しています。

当然全員年上ということもあり、どのように接し、仕事をすすめていくのがいいか考えているところです。
雑誌や本を読んだり、年上の部下を多く持つ上司のやり方を参考にしたりと私なりの方法を模索しているのですが、他の方の意見も広く伺ってみたく、投稿した次第です。

というのも、過去に後輩を指導する機会がありましたが当時は自分の仕事内容を深めることにしか興味がなく（それが就職の唯一の目的でした）、指導業務はおろそかにしており、適切な指示も出せずにいました。
その後転職を経験し、他部署の方に動いてもらうことの難しさを痛感、親しい人から「人を上手に使うことが不得手である」との指摘を受け、今も改善されていないと感じています。

ですが現在の仕事上避けることはできませんし、私自身も将来自分で判断しマネジメントもできるようにと思うようになりましたので（今の仕事と別の目標があります）、これを機に一歩前進できたらと思うのです。

コミュニケーション能力が大切なのは頭ではわかるのですが実行できていない気がしますので、いろいろなアドバイスをいただければ嬉しいです。
よろしくお願いします。

回答No.2

kabaka99

こんにちは。
二つの質問が混在しているような気がしますので整理しますね。
>他部署の課長・係長という・・
これは「年上の部下」ではありませんね。部署間の業務依頼ですから、年上に対する礼儀をわきまえながら、仕事の目的と依頼事項を明確に伝えることが大切で、とりたててコミュニケーションを意識することは無いはずです。
つまり事務連絡として行えば良いと言うこと。
ただし、仕事が終わった後、社内で出会ったり話をする機会があれば必ず「この間はありがとうございました」と付け加えれば相手に対する好感度アップで、自然とコミュニケーションがうまくいきます。

>後輩を指導・・
これは確かに得手不得手があります。自分の経験としては、後輩に仕事をまかせる際に必ずその仕事の背景をすべて説明することと、自分でひととおり手順をシミュレーションしてから指示すること、後輩が自分が考えても見なかった意見や手法を用いてきたときには、頭ごなしに否定せずなぜそう考えたのかを聞き出すことに気をつけています。
そのための手法としてすべてを文書化してわたすことも良いでしょう。
ただし、この場合でも仕事が終わった後のねぎらいの言葉が費用ですし、仕事にいきづまっていそうな場合には救いの手をさしのべる、ということも大切です。

回答No.1

BellBell

おそらく職種は違うでしょうが、当方が実践している方法です。
当方システムエンジニアです。ざっくばらんに説明すると、PCプログラマを動かす(まとめる)仕事です。

ちなみに、当方も人に指示を出すのは苦手です。なんとか乗り切るために、あみだしました。

文書にして指示を出す。

基本的にはこれだけです。
もちろん、プロジェクト全体の目的、個々の作業の目的は説明しないといけません。
それは、会議やミーティングの場で、誰がどの作業を行う、と決める(発表する)前に行っています。
すべての内容は全体周知とすることで、良い意見が出たり、処理方法の簡素化などが見つかったりなどの利点があるからです。

質問を受けた場合は、その質問内容を図や表に書きながら、可能な限り簡略化して相手の質問を引き出します。
質問をしている当人自身、何を聞きたいかわかっていない場合が多いです。また、自分自身の設計の見直しになります。
何かを説明するときにも、図や表を書きながら話してます。
当方の机の周囲は、落書きメモだらけです。

●を顧客として、○はシステムの運用者、ここで～～～通信を行って・・・、などです。

年上、直属上司、階級が上の相手、平気で指示を出しますし、意見を言います。
お互いプロだから、と割り切ってます。
お互いプロ、顧客のため、この会社(事業部)のため。当方の周囲は幸いに、これらを免罪符のように時々口に挟めば相手も割り切ってくれる相手ばかりです。