紙と電子での書類保存方法のメリット・デメリット

質問

• 私の職場では申請書などは紙ベースで運用しているが、電子ベースのワークフローで回して紙を廃する運用もあるか
• 紙ベースの申請書は紙でだけ保管されており、コピーが必要な場合には時間を取ることがある
• 一方、電子で保存している場合、検索や管理が容易であり、利便性が高いと考えられる

回答No.3

kadusaya2 · ベストアンサー

No.2です。

スキャンした紙の画面での見やすさを「見読性」と言って、医療関連では400dpi、税務関連では300dpi、それ以外では200dpiが規定されています。
詳細はJIIMA(日本画像情報マネジメント協会)からガイドラインが出ていますので参考にしてください。
http://www.jiima.or.jp/publishing/hanbai_cd2.html

印鑑の代わりに画像を貼り付けている場合は、証拠にはなりません。
電子証明書を使った電子署名であれば、「電子署名法 第3条」により捺印と同等の効力を持つと法律で規定されています。
http://www.e-文書法.jp/html_Legal/00001.htm
ただし、先にも書いたとおり申請書は法定文書ではないので、そもそも“捺印しなければ無効”という書類ではないです。
なので申請システムに限れば、会社がOKならどんな方法でもOKです。

機械嫌いの人たちは非常に難しい問題です。
あなただけの問題ではなく、昔から日本国中で問題になっていて、コンピュータ化して効率化しなければ企業は成長しないばかりか生き残ることも難しくなります。
それでも「今まで通りで良い」と言い張りますし、それが成長の足枷になっていると言えばさらに意固地になります。
「こうすれば考えを改める」という決定的な手段は無いので、いろいろなやり方で少しずつ説得していってください。

最後に、文書情報管理士について。
テキストとセミナーはJIIMAのものです。
2級はあまり勉強しなくても合格しますが、上級は合格するまで何度も受験しています。
認知度はまだまだ低いですが、政府系のお仕事の条件で「社内に文書情報管理士がいること」という場合があるので、もう少し時間があれば認知度は上がると思います。
一番重要なのは、「情報武装」ですかね。
正確な知識と、国策や経済界の進む方向と一致している、それが “自分は間違っていない” という意識と自信に繋がります。
確かに免許ではなくて資格認定なので、取っていなくても仕事はできます。が、知識と自信はそのまま説得力になります。
興味があるようでしたら、取得しておくことをオススメします。

お礼

有難うございます。私が紙を削減すれば良いと考えているのも、資格を取ってないと、所詮は自己流の理論でしかないなと悩んでいたところです。文書情報管理士の勉強をしたいと思います。
Excelで計算式を組み合わせて作成したファイルまで「紙に出したものさえ保存しとけばいいじゃん」で、元のExcelファイルを平気で上書きし復元不能にしてしまっていて、ちょっと危機を感じてます。スキャナを使いスキャンファイルを保存する方法など、まずそこから皆分かっていなくて(スキャンを滅多にしないから)、先は長そうです。