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PDF印刷の制限方法 | 輸送コストの削減と効率化を実現
- PDFの印刷回数や閲覧期間を制限する方法を模索しています。現在は紙で情報を送っていますが、輸送コストや手間を削減したいと考えています。既存のサービスやソフトについても調査しましたが、自社のニーズに合うかどうかがわかりません。インターネットやPCに不慣れな社内の人々を説得するために、手軽で分かりやすく効果的な方法を求めています。
- 現在、紙の資料を大量に管理しており、輸送コストや手間が課題です。PDFの印刷に制限をつけることで、コスト削減や効率化を実現したいと考えています。既存のサービスやソフトには興味を持ちましたが、自社のニーズに合っているかどうかがわかりません。社内のPCの知識やスキルが不足しているため、説得力のある方法を模索しています。
- 現在は紙で情報を送っており、輸送コストや手間が課題です。PDFの印刷に制限をつけることで、業務改善を実現したいと考えています。既存のサービスやソフトについても調査しましたが、自社のニーズに合っているかどうかがわかりません。社内のPCの知識やスキルが不足しているため、手軽で分かりやすく説得力のある方法を模索しています。
- sibainudon
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- その他(業務ソフトウェア)
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質問者が選んだベストアンサー
あまり触れたくなかった、大手のソリューションを手本にすればいいわけです。 http://japan.zdnet.com/pickup/kofax_201102/20426068/ http://japan.zdnet.com/paper/20172785/10478171/ http://www.ricoh.co.jp/solution/object/cost/ http://www.fujixerox.co.jp/solution/management/ http://www.fujixerox.co.jp/solution/jirei/ncp01.html http://www.fujixerox.co.jp/ （この会社は金がかかる。大手は、みなそうだが。まあ、実績は確かだが。うちにも入っているもんで。彼ら独自のフォーマットだが、PDFもちゃんと扱っているので話をきくだけでも、ためになるかも） どうも投稿内容が、これらにマッチしているので、宣伝のような、営業のような投稿に対して、やはり現場では異論がたくさんあり、売り文句に潜む、嘘を最初に提示しないと、回答自体が宣伝になってしまう。 前回の検索リンクそうですが、リンクをたどると、結局コンサルか、本の宣伝になります。しかし、彼らのスキルを利用しない手はありませんよ。他の方の回答にもありますが、リスクとコストをしっかり試算することがプレゼンの厚みをますことになります。 上層部では、わかっている方多いですよ。なにせ、それしか仕事ないんですから（本業だから）。 成功の鍵は、自分の立場でなく、経営陣側の立場で立案することです。そこに自分の思いを、うまく盛り込むと、君の未来は、明るい。 導入例をみて、あとは「もしドラ」を読んで、ドラッカーの本を２、３冊買って、それから立案しよう。
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- axel_eye
- ベストアンサー率64% (145/226)
一見、簡単そうに見える話ですが、かなり難しし話だと思います。 詳細な業務のフローや環境がわかりませんが、電子化すると言う事には メリットも存在しますが、デメリットも存在すると思います。 ・紙を電子化する事で物理的空間が減る ・検索容易性が上がり業務効率の向上が図れる ・複製も容易なため手作業による無駄が省け業務効率の改善が見込める などのメリットがあると思います。 それに対し、 ・電子化に伴い、インフラ環境及び、システム構築が必要 ・上記のインフラやシステムの運用が必要 ・電子化業務になれていない人的リソースの教育が必要 上記のシステムの中には、電子承認の仕組みも作らないといけないと思います。 などのデメリットがあると思います。 これら以外にも沢山のメリット、デメリットが存在する事でしょう。 メリット、デメリットと書きましたが、会社は営利目的の団体ですので、 具体的なコストの見積もりが必要です。 コストとは大きく分けて、お金、労働力、時間の3つです。 労働力は、お金ないしは、時間に分けて考える事ができます。 時間は、場合によってはお金に換算する事ができます。 これらを踏まえた上で、具体的数値でコスト削減が出来る事を言えなければ 上司を納得させられないでしょう。 導入当初は、イニシャルコストがかかりますから、その赤字分をどのくらいの 期間をかけて黒字化できるかと言う事を具体的な数値で言えないといけないと 言う事です。当然、インフラ、システム構築、教育にはそれぞれ結果が得られる までのプロセスがありますから、その具体的プロセスも提示できないといけない でしょう。 まだまだ、メリット、デメリットはまだまだ存在するでしょうから、 限りなく多くの可能性を網羅しないといけないと思います。 そして、公平な観点でこれらのメリット、デメリットを見据え、 上記のコスト換算をしないといけないと思います。 当然、これらの事を質問者様の変わりに見積もってくれるコンサルタントの 会社もあると思いますが、上記の業務を依頼すれば数千万のコストは かかると思います。 人を説得するとはこういう事だと思います。 どうしてもされたいのでしたら、まずコストの見積もりができるような 材料集めから始められてはいかがでしょうか？ 申し訳ありませんが、ソフトを見つけられたという事は説得材料の ほんの一握りの事にしかならないと個人的には感じます。 腑に落ちないかもしれませんが、 ある意味、上司の方が、質問者様をテストヘッドとされた事は賢明な判断かと 思います。上司の方はあまり理解が無いと感じられているかもしれませんが、 上司の方もある程度わかっている事と思います。
- 0909union
- ベストアンサー率39% (325/818)
リストされた物で十分できますよ。 ＞時間やコストカットになるという説明はしたのですが、理屈ではなく感情で電子媒体を拒否している状態ですので SOX法て、しっていますよね。 http://search.yahoo.co.jp/search?p=SOX%E6%B3%95%E3%81%A8%E3%81%AF&aq=-1&oq=&ei=UTF-8&fr=ie8sc&n=10&x=wrt この話がでてきていいようなものですが？ この手ソフトなどを作っている所で働いていますが、上記の電子化による効率化なんて、まっかな 眉唾ものです。 簡単に言えば、電子化による文書化とは、紙フォーマットを、そのまま電子ファイルにしただけなので、業務改善をしないと、まったく手間がかかるだけで、実はコンピューター化していないんですよ。 どこが、どうしてそうなのか？ そうきかれるでしょう。例えば、そのPDF化するといっている物のフォーマットを見てください。たぶんA4で縦で裏印刷なし、２Upなし、４Upなしでで、紙の物をそのま間のフォーマットで（名前とか項目名とか書き込み用のセルも）、ただ、紙ベースでやっていることを、電子にしただけなので、その紙が回ってゆくチャートがそのままで、印鑑を押して認証の仕方もそのまま、印鑑押す人数もそのまま。 それだと、ただ紙を電子化しただけなので、電子化した分だけ金と時間がかかります。 これは９０年代までの電子化です。しかたないんです。なんていっても政府じだいた、そうなのだから。たとえばテレビでよくやっているハローワーク。パソコンを入れて検索する所まではいいが、いざ手続きをしようと思ったり、例えば、派遣切り難民のための手続きは、すべて紙ベース。テレビ見てました？ 紙に書いて、提出して、さらに管理も紙ベース、つまり電子化したのは、検索できるところまで、これだと管理のための入力の業務が拡大するだけで、結局時間がなくなります。 昔、年金の問題で、公務員の労働組合との約束で、1日１時間だっけ、それしかコンピューターを操作させない。なんて国民を馬鹿にした提携がありましたね。しかし上記をみれば、入力だけ工数が増え、実は、９０％、コンピューター化されていなかったので、入力時間だけ余分に工数が増えただけになった。 コンピューター化とは、いろんな定義があるかともいますが、ようは、 組織による運営の基本である、承認配布管理を電子化することから始まるわけです。 これはチャート図を引き、どこで、だれが、どのようにして、何のためにチェックするか、まさに 事業仕分け してから、そのチャートをコンピューターの中だけで行うことをコンピューター化です。 そのようなソフトを、ワークフローやグループウェアーになるわけです。 それと、CRMなどのDBとリンクさせ、組織での承認などを全部一つのワークフローのソフトで承認配布をしないと、まったくもって、入力だけが増えることになります。しかも、それに対する資産運用がまた時間とお金がかかる。どうやって散在しているデーター（契約書とか伝票とか稟議書とか）を集めて、資料として提出するかなんて、昔に見たいに、人に尋ねていって、そこでパソコンから資料出してもらって自分で再構成ですか。紙ベースでやっているときと何か変わりましたか？ これらがワークフローで承認配布になっていて、グループウェアーとしてDBになっていれば、権限の委譲か偽装（だますのではなく、一時的に特権を与える事）で、自席にいて、経理、倉庫、工場、営業店、現場監督、などのデーターが取り出せるわけです。 それをしないと、効率化ははかれません。その一環として、まず入り口が、伝票の電子化ですが、いまだにそこでとまっている会社がおおく、SOX法の施行で、ようやく大手企業が全面コンピューター化に乗り出したところです。 政府の役所はいまだに、伝票の電子化だけで止まっています。ハローワークなんて、一番迷惑しているのは、仕事探している人でなくて、窓口業務に追われている人ではないでしょうか。 http://search.yahoo.co.jp/search?b=1&n=10&ei=UTF-8&fr=ie8sc&p=SOX%E6%B3%95%E3%80%80%E3%82%BD%E3%83%95%E3%83%88%E5%B0%8E%E5%85%A5%E3%81%AE%E6%88%90%E5%8A%9F%E4%BE%8B いかかでしょう。彼らの売り文句を、横目で見てやってください。一見の価値はありますよ。
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