エクセルブックの容量の問題

質問

ある一つの原本のブックがあります。（仮にブック名をＡとします）ブックＡの一部にに他のブック（仮にブック名をＢとします。内容は台帳です）を自動リンクさせて、ブックＢのデータを参照させ、ブックＡに表示させる部分が一部あります。
そしてブックＡを名前をつけて保存することによって、Ｃ、Ｄ、Ｅとファイルが増えていくといった感じです。

ブックＡが自動リンクをしているために、容量が大きいのか、Ｃ、Ｄ、Ｅのブックも自動的に大きなままです。
Ｃ、Ｄ、Ｅのブックはプリントアウトする目的とデータを保存する目的もあるので、容量が大きいとハードディスくがいっぱいになってしまうのが心配です。
Ｃ、Ｄ、ＥはＢに自動リンクさせる必要はないので、Ｂのデータを参照した部分だけ表示できればいいのですが、何かよい方法はありますか？

説明が下手で分かっていただけるでしょうか・・・

回答No.2

happypoint

こんにちは。
Excelでちょっと本格的なシステム構築をしようとすると、
この問題には必ずぶち当たりますね。

方法としては、いくつかありますが・・・

まず、ブックBCDの保存を行う前に、
シート全体をコピーして、形式を選択して貼り付けで値のみを貼り付ける方法。
数式が値に置き換えられるので、リンクが完全に切れた状態になります。
しかし、原本である「A」のサイズが大きければ、このようにしてもサイズは対して変わらないかもしれません。

次は、圧縮ソフトで圧縮して保存する方法。
開くたびに解凍する手間がかかりますが、サイズは小さくできます。

根本的には、数式部分と、データ部分を切り離す方法がありますね。

数式や書式設定をした、原本ファイルがありますよね。
そしてシートのどこかに、「入力欄」となるセルがあって、
数値などのデータを入力すると、数式が自動的に計算されて結果が出力される。
Excelを利用したシステムは、たいていこのような動きだと思います。

普通は、この原本のファイルごと、「別名で保存」するわけですが、
数式や書式設定も含んだブック全体を保存するので、数式が増えていくと、必然的にファイルサイズも肥大化していきます。

そこで、この「入力欄」のデータのみを、原本とは別のファイル（テキストファイルなど）として保存するシステムを作ります。

逆に、保存したテキストファイルから、原本ファイルの「入力欄」にデータを読み込むことで、保存したデータの計算結果を再現することもできるわけです。

かなり手間がかかりますし、VBAを利用する必要がありますが、効果は絶大だと思います。

お礼

お礼が遅くなってすみません。
どうもありがとうございました。

回答No.1

yomo3

こんにちは。
ご質問の意図に添えているかどうか自信がないのですが……。
ブックＡを名前を付けて保存するとき、全セルデータを値のみコピーすればよろしいかと思います。
シートの左上角にあるボタン（セルの行・列の名前が交差する何も書いていないボタン）をクリックすると、シート全体が選択されます。
これを「CTRL+C」とか右クリック→「コピー」でコピーします。
メニュー→「編集」→「形式を選択して貼り付け」で「値」チェックをクリックして「ＯＫ」を押します。
これで、全シートデータが参照ではなく、値になります。
複数のシートがあるのならば、それぞれのシートについて同じことをやります。
この方法は、リンク以外の数式も値になってしまいますが……。

お礼

お礼が遅くなってすみません。
どうもありがとうございました。