excelデータの管理、抽出方法

質問

恐れ入ります。

現在、野菜の流通業を小規模で行っております。
excel2007にて、入荷数、原価、売価、粗利、返品数、売り先を日別にタブを作り、一か月単位でexcelブックで保存しています。

月末に締め、請求書の作成、支払い伝票作成、月計を全て別々のexcelブックにて新規作成し、日々の元データからコピー＆ペーストし作成してきました。

今年度から、更に規模が拡大され、今までの方法では間に合わないので悩み、知恵を貸して頂けたらと思い投稿いたしました。

教えてほしい事は、どうやったら効率化が図れるか、
ということです。

できればお金はかけたくないので現状のexcel2007の良い使い方があればと思います。

余談ですが今までの方法ですと、支払い伝票を作成するのに毎月20時間程かかってしまっております。

excelの関数で解決できればと思いますが、有用な管理のフリーソフトなどの情報でもうれしいです。

現在の環境はwindowsVista homepremiumで officeは excel2007 word2007 を使用しています。accesは所有していません。

以上です。みなさんお力を貸して下さい。よろしくおねがいします。

回答No.2

hallo-2007 · ベストアンサー

一例です。最初は、作業列を入れたほうが理解しやすいと思います
データシート
　A　　B　　　C　　　D　　　　　E　　F　　　　G
日付　売先　入荷数　品名　　　原価　売価　　作業列
2/10　A社　　10　　キャベツ　　100　　200
3/11　B社　　20　　ニンジン　　100　　200
3/12　A社　　30　　ダイコン　　200　　400　　　4
3/12　A社　　40　　さつまいも　150　　200　　　5
・・・と入っているとして
請求書のシート
　　　A　　　B　　　　C
1　会社名　開始日　終了日
2　 A社　　3/1　　　3/31
と請求書を作成する売り先と期間を入れているとします。
データシートの作業列に
=IF(AND(請求書!$A$1=B2,請求書!$B$2<=A2,請求書!$C$2>=A2),ROW(),"")
と入れて下へコピィしておきます。
請求書の明細に表示したい行に　その行の行番号が表示されると思います。
請求書のシートの該当する明細の品名を表示したいセルに
=INDEX(データ!D:D,SMALL(データ!$G:$G,ROW(A1)))
入荷数を表示したいセルに
=INDEX(データ!C:C,SMALL(データ!$G:$G,ROW(A1)))
売価を表示したいセルに
=INDEX(データ!F:F,SMALL(データ!$G:$G,ROW(A1)))
と入れて下までコピィすれば、A社の3月の明細が表示されると思います。
参考のため、エラー処理はしていません。
その他、SUNIF関数やVLOOKUP関数も必須です。
Helpなどで確認してみてください。
テスト用のシートを準備して試してみてください。

お礼

早速のご回答ありがとうございます！

詳しく関数まで説明頂き、非常にありがたいです。

早速試してみます。重ね重ねありがとうございました。

回答No.3

hallo-2007

失礼しました。訂正がありました。
作業列に入れる式ですが
=IF(AND(請求書!$A$1=B2,請求書!$B$2<=A2,請求書!$C$2>=A2),ROW(),"")
は
=IF(AND(請求書!$A$2=B2,請求書!$B$2<=A2,請求書!$C$2>=A2),ROW(),"")
でしたね。
訂正しておきます。

お礼

重ね重ね参考になります！　ありがとうございました！

回答No.1

hallo-2007

>今年度から、更に規模が拡大され、今までの方法では間に合わない
どの作業が大変なのでしょうか？
基本的なデータの管理手法ですが
>入荷数、原価、売価、粗利、返品数、売り先を日別にタブを作り、一か月単位でexcelブックで保存しています。
この方法をやめます。
データは
日付、売先、入荷数、品名、原価、売価
を毎日、上から順に入力していきます。
返品は　入荷数をマイナスで入浴しては如何でしょうか。
別途、
そして、別のシートに
売先や品名の一覧表のシートを準備して、入力規則などの機能を利用すると
入力の作業を簡単にすると同時にミス防止の策も撃てます。
請求書を表示させるシートなどを準備して、必要なセルに結果が表示されるように
関数など配置して自動で支払伝票などが印刷できるように考えます。

お礼

早速のご回答ありがとうございます。

＞請求書を表示させるシートなどを準備して、必要なセルに結果が表示されるように
関数など配置して自動で支払伝票などが印刷できるように考えます。

の部分のおススメの関数などありましたら
教えて頂けたらありがたいです。