個人宛電話について

質問

いつもお世話になっています。
会社で電話取次ぎをしているのですが、
・私用の電話（社員の知人友人からの電話）
・営業の電話（個人名しか名乗らない、先物取引や証券取引の営業電話など）
の判別ができなくて困っています。
今日も、個人名だけでうちのＡ部長あてに電話がきたのですが、役職が間違っていたので（先方はＡ部長の役職を社長といいました）、これは営業の電話だと判断し、
「ご用件はどういったことでしたか？」
と尋ねても、要件は言わず、在不在を尋ねてくるので、
「個人宛てのお電話はご用件をお伺いしてからお取次ぎしているのですが」
といったところ、
「では携帯にかけますので結構です」
と切ってしまいました。
携帯番号を知っているということは、私用の電話だったか！と、後悔してもあとの祭り。
社員全員の知人の声と名前を覚えるなど不可能ですし、電話番号も大抵非通知になっているのであてになりません。
続柄をおっしゃっていただければ判別できますが、
「どういったご関係でしょう？」
と尋ねるのも失礼でしょうし、かといって何もせずに取り次ぐと、営業の電話だった場合、取り次いだ社員に怒られるし・・・。

以前は、営業の電話だと周囲で似たような応対の声や電話の着信音などがきこえたので、それを頼りに判別していましたが、最近は営業の電話でも周囲の音が聞こえないので、それを手がかりに判別することも困難になってしまいました。
何か上手に判別できる方法はないでしょうか？よろしくお願いします。

回答No.5

p-taro52 · ベストアンサー

某インフォメーションセンターにいた時は個人指名や部署宛など色々な電話を受けました。
「□□ですが○○さんいますか」／「営業３課お願いします」／「社長につなげ！」...など色々です。その時の返答は『○○ですか、失礼ですがご用件は？』『営業３課ですか、失礼ですが..』『失礼ですがご用件は？』としていました。

取次がれる方は、事前に電話が誰からどんな内容かが分からないとトラブルの元になりかねません、それに業務の中には優先順位も有ります。
今電話に出た方が良い場合や、内容によっては資料を整理してからの方が良かったり。また私用と分かればインフォメーションに「こちらから電話するからと伝えて」と出てしまった時のよけいな話をしなくてすみます。

電話取り次ぎも大切な業務でです。仕事先に電話をする場合は自分は誰で、誰に繋いでほしいか、その内容は何なのかを先に伝えるのが礼儀だと思います。受ける方は「誰が」「誰に（何処に）」「何の用件か」が抜けていたら私用／社用関係なく確認するのは当たり前です。

ただし、あまりしつこく訪ねると相手の心情を害する事になりますので、聞いても１回でしょう。
内容は「友人ですが..」「赤坂の△△工事について」位迄でOK、それを取次ぎ相手に必ず伝えます。
取り次ぎ相手が不在の時は『○○は外出中ですが、□□様から赤坂の△△工事についてお電話を頂いたことを伝えますが他に何かご用件は有りますか？』と一通りの流れで出来ます。

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>「個人宛てのお電話はご用件をお伺いしてからお取次ぎしているのですが」　←　（この部分だけですが）これは本当ですか？プライベートでも社用で有っても相手が名乗っていれば取次ぎますよ。勧誘の場合は社員に取次ぐ時に確認の上インフォメーションで断ります。

★★あ、勧誘かどうかが判らなかったんですね。用件や社名を答えない場合は取りあえず社員に確認して繋ぐかどうか判断してもらうしか無いです。
社員が相手の会社名を聞き出し『業務中に掛けてくるな！』と言ってもらいましょう。でも敵も引下がりません、２～３日すると「先日お話しの××電機の件で○○さんをお願いします（前に××電機の株の事話した）」や「○○さんにお願いしている××電機ですが...」ときます。これじゃぁインフォメーションでは判断がつかないですよ。

『お前の会社の監査課に苦情を言うぞ／うちの系列にお前の所の電話を一切受けないようにするぞ／証券取引教会に苦情を言うぞ（効果無し）／お前の所の電話で業務が遅れてくる、損害分を請求するぞ／国民生活センターに苦訴えるぞ...』彼等は相手の事は考えていませんし、売り込む時には多少の嘘や誤魔化しはその世界では当たり前と思っていますもの。

>Ａ部長の役職を社長といいました　←　これは私用でも社用でも親しい人がたまにやります。ここでは『部長のＡですか、失礼ですがご友人の方でいらっしゃいますか？』かなぁ

>「ご用件はどういったことでしたか？」 ←　※この言葉、私ははきつく感じるんですが、何か見下されているような、バカにされている様な..言わないと繋いでやらない。なんてね(^^;

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会社で取り次ぎをするのは相手が何処の誰かを名乗っているか。で良いと思います。「どういったご関係でしょう？」 より「失礼ですがご用件は？」でしょう。用件を訪ねるは当たり前ですが相互の関係を聞くのは本当に失礼だと思いますよ。

参考URL：

http://itp.ne.jp/contents/business/kihon/denwa.html#kaketara

お礼

ご回答ありがとうございます。
今日の電話は、
・「誠に失礼ですが、どういったご用件でしょう？」（質問文とは言い方が違いますが、こちらがいつもの対応です。今日もこう言ういいかたをしましたが、これもきついイメージ与えてますでしょうか？？？）と尋ねても、私用なのか仕事の件なのかも言わない
・「どちらの○○様でいらっしゃいますか？」と聞いても、地名と苗字（しかもよくある苗字）しか言わない
・こちらの尋ねることには一切答えず、「いるのかいないのか」だけを執拗に聞いてくる
・Ａ部長に取り次いでいいかどうか尋ねても、「怪しいから、用件聞くまで取り次ぐな」と言われる
で、八方ふさがりです。困りました。
それで仕方なく、「個人宛てのお電話はご用件をお伺いしてからお取次ぎしているのですが」といった次第です。
p-taro52さんのご回答は、今後の応対の参考にさせていただきますね。ありがとうございました。

回答No.4

mimidayo

「ちょっと個人的なお話で・・・」
の場合、今までの経験上ですと、営業の電話がほとんどですけど、その電話を聞いていないので、難しいですね。
私たちの所の場合は、「個人的なご用件は、基本的に、自宅などへお願いしています」と伝えます。
ご関係？とはお聞きしませんし、お友達ですか？ともこちらから、誘導はしませんが、会社名などは聞きますよ。

お礼

ご回答ありがとうございます。
今日の電話は、
・いくら尋ねても、地名と苗字（しかもよくある苗字）しか言わない
・こちらの尋ねることには一切答えず、「いるのかいないのか」だけを執拗に聞いてくる
・私用なのか仕事の件なのかも言わない
・社員には「怪しいから、用件聞くまで取り次ぐな」と言われる
で、八方ふさがりです。困りました。
「個人的なご用件は、基本的に自宅などへお願いしています」
というのも有効なのでしょうが、万が一社員が連絡先に会社を指定していた場合（しかも本人がそういったことを忘れていた場合）、失礼にならないだろうか？と考えて、まだ言ったことはありません。
参考になりました。

回答No.3

summer_natsu

そのjetsさんが受けた電話ってとっても失礼ですよね。
私はjetsさんの質問文の中にあるやり取りを読んでみておかしなところがあるとは思いませんでしたが。

＞「では携帯にかけますので結構です」

それならそれで気にすることないと思います。だったら初めから携帯にかけてよね～って考えればOKじゃないですか！？

もし相手が常識ある人物なら
＞「個人宛てのお電話はご用件をお伺いしてからお取次ぎしているのですが」
と言われたらそのように尋ねる主旨を理解すると思うのですが。
それでも理由を言わないとしたらやましい電話なんでしょうね、きっと。

お礼

ご回答ありがとうございます。
やっぱり割り切って考えた方がいいですよね。
ちょっと気が楽になりました。

回答No.2

taka_pre

よく分からないのですが、
他の方への電話を取り次ぐのに、
私用か社用かをjetsが判断する必要があるのでしょうか？

すなおに取り次げばよいと思うのですが・・・。

お礼

ご回答ありがとうございます。
営業の電話を取り次いでしまうと繋いだ人に怒られてしまうので、私用か社用かを判断して取り次ぐ必要があるんです。
taka_preさんのおっしゃるように、どんな電話でも素直に取り次いでよければ、苦労しないで済むんですけど(^ ^;)

回答No.1

mimidayo

私たちの所では、営業の電話か判断が付かなかった場合、「失礼ですがお仕事の関係のご用件ですか？」と尋ねます。
「佐藤ですが、山田（太郎）さんいらっしゃいますか？」みたいな場合、「失礼ですがどちらの佐藤様ですか」と聞きます、営業系の方は切ってしまうか「新橋の」などと、地名を言う事が多いです。うじゃうじゃしていますと、「お仕事の関係の・・」と聞きます、
それでも１００％のシャットアウトは出来ていませんが、（心得ていて）仕事？と聞くとそうですよと答えられたり（相手にとっては仕事ですから）、友人のと言ってきたり・・です。

繋がってしまう件数は少ないです。
時々、本当に友達なのに、しつこく効いてしまうケースもあるようですが、元々掛けている場所が会社なので、嫌だったら、自宅とか携帯に掛けてもらっているようですよ（本人が）

お礼

さっそくのご回答ありがとうございます。
確かに、「どちらの○○様でしょうか」と聞くことは多いです。
ですが、
「仕事の関係でちょっとお話が・・・」
「ちょっと個人的なお話で・・・」
といわれて取り次いだら、営業の電話だったことの方が多く、正直なところ社員に、
「そのくらいわかるだろ！」
と怒られても、”そんなこと言われたって”と、困惑するばかりです。（まさかそんなことはいえないし、私のミスですから、その度に謝っていますが。）
「いやー、営業の電話で困ったわ」
くらいで済ませてくれるならいいんですが。
どうもありがとうございました。