差込印刷での条件指定

質問

以前，Ｅｘｃｅｌで作成した住所録をＷｏｒｄの差込印刷ヘルパーでタックシールに印刷する際，住所録全体ではなく，その一部を印刷するにはどうすればいいか伺いましたら，住所録データの方に予め抽出用のキーワードを作り，差込印刷ヘルパーのクエリオプションで条件指定すれば，条件に合致したレコードのみを抽出して印刷できると回答をいただきました。
そこでＥｘｃｅｌの住所録にオートフィルタを設定し，差込印刷ヘルパーのクエリオプションを開いてみたのですが，「レコードの比較」「レコードの並べ替え」と２つのものが出てきましたが，条件の指定が出来ません。
Ｅｘｃｅｌでの条件指定法（オートフィルタ）が間違っているのでしょうか…。
よろしくお願いします。

回答No.2

flight · ベストアンサー

遅くなりました。
>「差込印刷のメイン文書にデータファイルを差込ことができません。データレコードが無いか，クエリオプションに一致するレコードがありません」というエラー
これに関しては、クエリオプションのところで「And」になっていませんか？
今回のケースは「Or」になるんですが。。。(書いていなくてすみません)
正しく「Or」になっている場合は、単純に数字の半角/全角の違いなどが考えられます。

>レコードの比較では６件までしか
イメージ的には1件1件拾ってくるものではなく、例にあげたように
「グループ分け」されたレコードを拾ってくるものになりますので、
今回chiririさんがExcel上でされたように連番を振られている場合は、
Excel上でフィルタを掛けてその結果を別シートに値貼り付けして
それを差込に使用する方が早いと思います。

いかがでしょうか？

お礼

遅くなって，すみません…。
出来ました！教えていただいた通りにしましたら，問題なく選択しての印刷ができました。本当にありがとうございます！
今回のケースは「Ｏｒ」ということですが，別のケースだと「Ａｎｄ」になるんですね。

どのような本・サイトを見れば，このようなケースが記載されているのでしょうか。
もし，よろしければお教えください。

回答No.3

flight

できましたか。良かったです。

>どのような本・サイトを見れば，このようなケースが記載されているのでしょうか。

ごめんなさい。あんまりテキストとか購入しないもので知らないんです・・・
サイトもいろいろありますが、差込に関して詳しいサイトも知らないです(汗
テキストで言えば、大体中級者～向けのものに記載はあるようです。
でもほとんど簡単にしか記載は無いですね。

なので疑問点はまた質問して頂いて、、、、
差込は慣れれば比較的簡単だと思いますよ。出来る限りご協力します。

このサイト以外にも、本家本元？Microsoftが関与している
Q&Aサイトがあります。(ご存知だったかな？)
なんだか見難いので私は利用してませんが。

参考URL：

http://www.kotaete-net.net/

お礼

御礼が遅くなって、本当にごめんなさい。
色々とアドバイスいただき、助かりました。ありがとうございました！

回答No.1

flight

Excelでオートフィルタ等を使用するのではなく、
住所録ですので、氏名郵便番号住所などがあると思いますが
最後の列に項目名として、名前は何でも良いですが例えば「ID」と入力し、
印刷したい行のところだけ「グループ1」などと入力しておきます。

Wordでデータファイルの指定が終わった後、差込印刷ヘルパーの
クエリオプションを開き、「レコードの比較」で
フィールドは「ID」、比較は「=」、比較対象は「グループ1」にします。

その後差込を実行してください。

こんな説明でわかりますでしょうか・・・？
不明点は補足してください。

補足

回答いただきまして,ありがとうございます。
早速やってみましたが，差込を実行したところで「差込印刷のメイン文書にデータファイルを差込ことができません。データレコードが無いか，クエリオプションに一致するレコードがありません」というエラーが表示されました。
住所録の上から順に番号を振っていき，比較対象で印刷したいところの番号を拾っていったのですが…。
それから，もう１つ質問があるのですが，レコードの比較では６件までしか範囲指定（印刷したい分の指定）は出来ないのでしょうか？
それ以上印刷をかけたいときは，何回かに分けることになりますか？
つたない説明で申し訳ございませんが，よろしくお願いいたします。