エクセル表を提出する時の常識？

質問

経理事務でよくエクセルを利用した表を作ります。
例えば得意先別の受注実績表のフォーマットがあり、週ごとに更新しています(シートは月別)。その表の提出の仕方について、上司に怒られたのですが、ホントにそうなのか疑問に思ったので質問します。

その週によっては取引の無い得意先もあります。現時点でその月に取引の無い得意先の行は「オートフィルタ」で非表示にしてデータを提出したところ、「表示機能をつけたまま提出するのは非常識だ。そういう機能を解除してから提出するのが常識。」と強く怒られました。
そこで「0」のまま再提出したところ、「取引の無い得意先は載せないで」と言われました。
(上司は最終的にはプリントアウトしてファイリングしているので、見た目が同じならオートフィルタでも良いと思うんですけど…。)

そうすると、その月の中で新たに取引があった場合、その得意先の行をいちいち挿入しなければいけません。計算式や関数も組みなおさなければいけないし、はっきり言って効率が悪いです。
見栄えが悪いならオートフィルタ使えばいいし、フィルタで非表示になっている部分を見たいなら、簡単に解除できますよね。
「オートフィルタ機能をつけたままデータを提出する」というのは、そんなに非常識なことなんでしょうか？今まで派遣でいくつかの職場で働いてきましたが、そんなことありませんでした。

今の職場で派遣で4ヶ月働いていて、突然そういうことを言われたのも納得いかないです。「常識知らないのね」とか「今まで仕事したこと無いんじゃないの？」とまで言われたので、余計に腹が立つというのもあります。普通に「こういう風にして」って言えばいいのに…。
私の前にいた派遣の人達はあまりエクセルを使えない人だったようで、オートフィルタやちょっとした関数を使っていなかったようです(関数は合計程度しか使えなかった様です)。

経理は私一人で聞ける人もいないし、引継ぎも無くマニュアルを渡されただけなので戸惑っています。しかもマニュアルと上司の言うことが違うことがあり、上司に「そうじゃないでしょう！マニュアルちゃんと見て！」と怒られて「マニュアルにそう書いてあった」と言って見せようとすると、見もせずに「そういうことじゃない」とか「頭がおかしい」と怒られます。

ワンマンな上司なので意見をすることができないので(ちょっとでも意見するとキレる)、しょうがないので言う通りにデータを作りますが、なんだか納得いかないです。
それを知ったところでただ私の気持ちの問題でしかないのですが、私の出したデータは本当に非常識なのか、ご意見よろしくお願いします。
また愚痴っぽい書き方になってしまって申し訳ありません(ストレスたまってます(;_;))。

回答No.3

Bronco7 · ベストアンサー

管理帳票と提出帳票で内容が異なるケースは良くある事です。

提出帳票では数式・関数や表示制御を使わないのがセオリーでしょう
（使うと指示されていない限り）
これは、関数　数式　表示　非表示の設定からそれを解析され
知られたくない・知られてはいけない情報を与えたくないからです。

たしかに印刷してしまえば見栄えは同じですが
実体データの入ったExcelシートを受け渡ししている場合
数式や関数が入っている事はいろいろとトラブルを起こす元になります
ExcelデータをわざわざPDFに変換してやり取りする多くの企業がある意味はわかりますよね？

この事を承知の上で貴方がやっているなら良いのですが
事務処理が面倒だからとかこうやるほうが楽だからというのは
正直きつい言い方ですが常識が無いと言われても
仕方ないかもしれません。
ましてや派遣等で各所を経験しているなら、なおさらに・・・

まあ、いろんな仕事場・スタッフ居ますから
引継ぎが怪しい時点で警戒する・マニュアルが全てではない
自分の考えを押し付けない心の余裕が無いと派遣はつとまりませんよ

落ち着いて・落ち着いて・駄々っ子が騒いでるぐらいに対応しないと
ストレス溜まって体調不良になっては損ですから。

回答No.4

imogasi

質問者の質問の中でいっていることは、大きく分けて２つあります。
（１）エクセルの表作りの技術的なこと
（２）上司との、いわゆる人間関係（の改善？）
　　快く、６ヶ月期間限定で指示に応じては。マニュアルなど持ち出したり、反論したりせずに笑顔で応じる。その後何も効果が無ければ考え直す。あなたの方から態度軟化するいわれは無いのですが、
好転したければ、自分の方から主体的に態度を変える（動く）方法もあります。ちょっとした夫婦・親子喧嘩でも友達とのいさかいでも要領は同じ。
ーーー
（１）は（A)純粋な技術的なこと。
　　　　（B)一般会社の慣わし
　　　　（C)当会社のマニュアル
　　　　（D)当上司の考え方や方針
少人数の会社になればなるほど、（B)より、（C)、（D)が優先します。（ｃ）はあって無きが如し。また当の上司の意見のように見えて、上司もその上の社長専務の気分次第で、対応しなければならない立場であることを良く見かけます。
資料も上司の上司から聞かれたときの、ちゃんと把握してますといえる、手元控えという位置づけかなと思います。
ーー
現実策としては、上司の言うパターンのとおりに作る。
日々のエクセル表に関する指示は、メモしてその通りする。
そんなに色々な点で注文は出ないでしょう（変えようが無い）。本質問では２－３点出ているが。
それに応じるための、仕事負担軽減策は別途勉強する。
ーー
＞その月の中で新たに取引があった場合、その得意先の行をいちいち挿入しなければいけません。計算式や関数も組みなおさなければいけないし
自動的に新規先のデータが流れてくる大企業は別として、行挿入は避けられないと思います。
状況が質問からは、良く捉えられて無いが、最下行に付加して、式を複写し、並べなおしをすれば、しかるべきところへ加わると思うが。
こういうのは当質問コーナーにでも、模擬実例をあげて、個別に質問してください。
　　まずは何かで気分転換して、少し本件を忘れてください。

回答No.2

oji32

上司の方が苦情を言われた可能性として考えられるのは、

・オートフィルタの機能を理解不足のため
・オートフィルタの指定間違いで必要な行が隠されてしまう可能性があるため
・提出帳票は、フィルタ等つけないプレーンな？シートであるべき　と考えているため

のいずれかではと思います。
これこれこういうことだから、今後はオートフィルタなしでお願いします。　の一言で完結するところを、感情的なことを言われてむかつきますね！

ただ、道理が分かる常識的な人ばかりではありませんので、こういうお馬鹿な人もいるんだなー　程度に考えられてはいかがでしょうか？

あと、あなたの力で取引の無い得意先を簡単に復活できる方法を考えてみてはいかがでしょうか？

お礼

アドバイスありがとうございます。
> ・オートフィルタの機能を理解不足のため
> ・オートフィルタの指定間違いで必要な行が隠されてしまう可能性があるため
> ・提出帳票は、フィルタ等つけないプレーンな？シートであるべき　と考えているため
なるほど。全部当てはまる気がします。

> 一言で完結するところを、感情的なことを言われてむかつきますね！
私もムキになってしまっていました(-_-;)。普通に言ってくれれば、素直に「ここではそういうやり方なんだな」って受け止められたんですけど、全否定するような言い方をされて、つい反発心を持ってしまいました。
「頭おかしいんじゃないの？」と言われたり、忙しくて定時より5分残業しただけでイヤミを言われたり…。とは言え、私も大人気なかったというか、配慮が足りなかったと反省しています。

> あなたの力で取引の無い得意先を簡単に復活できる方法を考えてみてはいかがでしょうか？
私の立場だと難しいですね(^_^;)。取引先とは、電話の取次ぎとか、定型のメールを送るしかしていないので。他のこととか提案とかすると、「余計なことしないで！」って怒られちゃうんですよね～。フゥ。

回答No.1

noname#176215

> 表示機能をつけたまま提出するのは非常識だ。そういう機能を解除して
> から提出するのが常識
会社にもよるでしょうけど そういうならそうなんでしょう。

> 計算式や関数も組みなおさなければいけないし、はっきり言って効率が
> 悪いです。
提出する資料は再加工するのが前提なのですか？　そうでないなら全て値
にしてから提出した方がいいのでは？ 正直 計算に使う表と提出する表は
別立てにした方がいいと思います。

> 今まで派遣でいくつかの職場で働いてきましたが、そんなことありませ
> んでした。
それは関係ないですね。どの企業も同じルールで資料作ってる訳ではない
ですから。人によって千差万別なのが Excelの仕様と云ってもいいと思い
ます。「作り手の親切 大きなお世話」というのは よくある話です。

元表から提出用の資料を作成するマクロを作れば一瞬で済むことなんです
から あまり深く悩まんでもいいんじゃないですか？

お礼

アドバイスありがとうございます。
> 会社にもよるでしょうけど そういうならそうなんでしょう。
この会社ではなくて、他の全体のことを聞いてみたかったんです。上司は私が非常識とか、私自身を否定するようなことを言うもので、そんなに私っておかしいのかな？と思いました。

> 提出する資料は再加工するのが前提なのですか？　そうでないなら全て
> 値にしてから提出した方がいいのでは？ 正直 計算に使う表と提出する
> 表は別立てにした方がいいと思います。
あぁ、そうですね！シンプルなことを思いつきませんでした(^_^;)。それなら問題無いですよね。

> 元表から提出用の資料を作成するマクロを作れば一瞬で済むことなんです
から
私、まだマクロは使えないんです…。でも使えたら便利だと思うので、スキルアップのためにも勉強してみようかな！

私は上司の言い方が気になって、頭に血が上っているようです(^_^;)。他の方から冷静なご意見がいただけて良かったです。ありがとうございました。