Excelかaccessか迷っています！！

質問

データベースを知らない超々初心者レベルの者です。
Ｅｘｃｅｌは基本的な関数の知識程度はありますが、
ＶＢＡは知りません。

本題ですが、社員５０人程度が売り上げる、
月毎の、２０地域別における、３０品目の商品の売上管理
をしようと思います。

現在、社員各自に、月毎の売上を集計させた集計表を
提出させていますが、そのデータから、社員毎の売上数や
商品別の売上数、地域毎の売上商品数、程度の合計が求ま
ればと思っています。（簡単なもので十分です）

Excelで集計表を入力することを考えると、自分の
悪い頭では、社員数分のシートを用意して、行に
地域名、列に商品名、各セルに売上個数を入力する
程度しか思い付かなく、つまり、広いセルの上を
データ入力に右往左往する使い難いデータ入力画面
しか思い付きません。

そこで、無難に
Ｅｘｃｅｌのマクロの勉強をして入力し易い
画面を考えるか？

思い切って？
Ａｃｃｅｓｓを勉強するか
究極の選択？を迫られております。
（こんな話のレベルの者で果たして物になるのか？）

素人には、その見極めができません。

以上、アドバイス頂ければ幸いです。
また、参考ＨＰなどもご紹介下さると
助かります。

どうぞ、宜しくお願い申し上げます。

回答No.3

imogasi · ベストアンサー

質問を読んだ程度の限りでは、当面エクセルで十分かなと思います。
その場合地区別や営業マンごとにシートを分けると、後の加工がやりにくいと思います。
エクセルのリスト形式で、初めは何々別など余り意識しないで入力します。
年度替りなどあって、前期と分けても大丈夫という場合は分けるべきです。
入力はエクセルのデータ－フォームなどの応用や入力規則の利用を考える。
ピヴォットテーブル、ＤＳＵＭ、ＤＣＯＵＮＴ関数、フィルタオプション、集計、統合（別シートですが）などの利用など、まだ質問者にとって未開拓の分野があると思われます。
入力を営業マンが各自で行うような事になるまでは、エクセルでよいかと思います。
既回答に、「データがいつ保存されているかが実感できず、不安」とありますが、いつも見えていて、いつも誰でもいじくれることが、欠点でもある時がきます。データが、作成者である個人の手を離れ、「ＸＸシステム」になっらざるを得ないときです。その際は通常はプロに任せますが。素人の個人が、「自分の管理用や上役や少数内部利用者へのレポート」を超える用途・役割にエクセルなどを使うのは良くないです。

お礼

imogasi　様

こんにちは、早速のご教示ありがとうございます。

当分Excelで十分の件、了解致しました。
また、

リスト形式、
データフォーム、入力規則の利用
種々関数の利用、

自分にとっては、まだまだexcelの機能の
半分も使っていないようです。

沢山のヒントを頂きましたので、
早速、勉強を始めたいと思います。

お忙しい中、具体的なご教示
ありがとうございました。

回答No.2

sanori

製造、品質管理、事務方、技術開発等々・・・
色々とデータを作ったり、利用したり、利用されたりした経験があります。（営業のは見たこと無いですけど）

たしかにＡｃｃｅｓｓを利用するとＥｘｃｅｌには無い、良い点はあるはずなのですが、実際Ａｃｃｅｓｓが利用されてるのをほとんど見たこと無いです。
上記の私の経験のうち、５％にも満たないかも。
私自身も、とある業務でＡｃｃｅｓｓを試そうとしたことがあるのですが、すぐやめてしまいました。

他の人がＡｃｃｅｓｓを利用していない理由は不明ですが、私が試した印象では

・データがいつ保存されているかが実感できず、不安。
・周囲にＥｘｃｅｌに慣れた人が圧倒的多数である。
・したがって、データの使い回しが容易。
・データ入力も他人に任せることが出来る。

でしょうか。

ご質問文を拝見しましたが、そのような集計ですと、私の周囲で最も多くやられている手法は

・Ｅｘｃｅｌを使う。
・月毎に１シートにする。
・触りたくない（変更したくない）数式セルや関数セルに保護をかける。
・新しい月が来たら、前の月のシートをそっくりそのままコピーして新規シートをつくり、前月データ（非保護セルの数字や文字）を全部消して、それを当月用のシートにする。
・集計するときは、そのファイル自体は温存し、ファイルを複製してからデータのソート、編集、加工し、必要に応じてグラフを作る

という感じです。

あと、「地域」「品目」などで、直接の文字入力ではなく、選択肢から選ばせたい場合は、ドロップダウンメニュー機能を使うのもよいでしょう。（今、私がこれを書いているＰＣにＥｘｃｅｌが入ってないので、実際の設定方法が書けません。悪しからず。とはいえ、わりと簡単にできます。）

以上、ご参考になりましたら。

お礼

sanori　様

こんにちは、早速のご教示ありがとうございます。

accessの利用が意外と少ない件、了解致しました。
素人には、もっと利用数が多いと思っておりました。

sanori　様　の周囲で多くとられている手法の
項目＋ドロップダウンメニュー

早速、勉強したいと思います。
（自分は、その程度のレベルです．．．）

お忙しいところ、ご教示ありがとうございました。

回答No.1

awahiko

こんばんは。

エクセルとアクセスでお迷いとのこと。

★エクセルはXとYの２次元の世界です。アクセスはそれに１つ加えた３次元の世界です。

★取り敢えずは（使い慣れていらっしゃる？）エクセルで良いと思います。というのも、後でアクセスやVBに慣れ親しむようになってから「インポート」すれば良いからです。最初からアクセス、というのはしんどいでしょう。なお、エクセルからのインポートの相性は（当然ですが）概ね良好ですね。

★「こんなレベルの者で・・・」と仰いますが、とんでもない。「ソフトなんて所詮は人間様が使うものなのよ！ふん！！」みたいに見下して使用する位の気持ちをお持ちになるのがよろしいかと思いますよ。

●迷わず、エクセルでデータを構築し、段々と手に余ったり、限界を感じたらアクセスにインポートして利用してはいかがでしょうか。（もちろん、その間にアクセスの練習はするわけですが）虻蜂取らず、が一番怖いですね。　最初からアクセスを敷居の高いもの、と構える必要なんて全然ないし、VBはアクセス使用時にやがてくっついてくるものなのです。

愚説ですが、ご参考まで。

お礼

awahiko 様

早速のご教示ありがとうございます。

エクセルでデータ構築、将来アクセスに
インポートの件、了解しました。

普段からソフトを勉強する積み上げがない
だけでなく（特にアクセス、すみません）
エクセルにしても、行き当たりばったりの
シート作成という、やっつけ仕事系でして、
オハズカシイ．．．。

現在、高価なアクセスの書籍は、
積ん読（ツンドク）状態です。
これから徐々に勉強して行こうと思います。

とても参考になりました。
お忙しい中、ありがとうございました。