アクセスについて

質問

アクセスを使ったデータベースの作り方がよくわかりません。昔どうしても仕事で必要で覚えなければいけなかったのですが、どうやらＤＢというものの構造が理解できていないようでどれだけ本を読んでもちんぷんかんぷんでした。ある人に相談したところ情報処理2種の勉強の中で「リレーショナルＤＢ」などＤＢの構造を理解するためのものが書かれているはずだからそれをやったら？」などと言われました。「ＤＢの構造」というものがどんなものなのか、身近にある例で示していただける方はいらっしゃいませんか？どうもイメージがつかないのです。

回答No.1

Naka

◆mimizukuさんが、どの程度理解していらっしゃるのか、ちょっとわからないので、私がいつも「生徒さん」に説明するような初歩的な内容のお話をさせていただきます。

例えば、個人の名簿のようなものを考えてください。
そこには、個人の住所、氏名、電話番号、誕生日、会社、などが記載されているものとします。
通常の名簿ですと、これがまとめて、または１枚１枚カードのようになっていて、一括に管理されていますね。
そこから、「神奈川県」に住んでいる人だけを抽出しようとすると、それを１件ずつ見ていって抜き出す、という作業をしなければなりません。
だったら、住所の都道府県別に分けておけばいいだろう、ということになるのですが、そうすると今度は「９月が誕生日の人だけ選びたい」というとき、また大変な作業になりますよね。

このように、個々のデータはその種類や項目に応じて分けておきたいのですが（テーブルと言います）、そのためにはテーブルごとに名簿を用意しなければなりません。
Accessなどのデータベースソフトは、それを必要に応じて自動的にやってくれます（クエリーと言います）。
そして、必要な情報だけを検索・抽出して、新たなデータの集合を作ることができるのです。

手順としては…
１．まずデータの入れ物となる「データベース」を作成します。
２．データの項目を定義して、テーブルを作成します。
入力する項目を「フィールド」、個々のデータの集まりを「レコード」と言います。
３．各場面で必要なデータを検索したり、加工をしたりするためのクエリーを作成します。。
４．データを入力するための画面（フォーム）を作成します。
５．レポート（全体の調整、印刷するためのフォーマット）を作成します。

という流れになります。
また、マクロを用いることによって、作業の自動化を行うこともできます。

具体的な操作については、何か１冊、わかりやすい参考書を買ってきて、実際にやってみるのが一番だと思います。