差し込み印刷で１頁に数行分印刷したい

質問

お知恵をお貸し下さい。

名刺データをエクセルに入力しましたが、エクセルだと一行にずらずらと項目が多くて印刷すると見難く持ち運びもあまり勝手がよくないので、100件以上もある名刺データを、外出時に携帯しやすくパッと見やすいように印刷したくて、

会社名・氏名・部署
住所
電話番号・FAX番号

などのように上記全てを1件として、1件につき数行の枠をつくり、そこに各項目を入れて印刷できないかと思い、ワードでレイアウトを作り、そこに差し込みで入れていく方法までは思いついたのですが、差し込みが上手くいきません。

何故か1件め2件までは順調に差込ができているのに、次がなぜか8件目になってしまいその後もとびとびになってしまいます。

順番にするのは2件目からの枠には«Next Record»«社名»という風に入れています。

根本的な理解ができていないからか、いまいち何がどうまずいのかがさっぱりわかりません。
また2枚目以降の設定はどのようにすればよいのかもわかりません。

どなたか、解決方法をご存知の方はお教え下さい。

または別にワードにこだわっていませんので、レイアウトが見やすい感じで印刷が出来る方法をご存知の方はお教え下さい。

回答No.3

koko88okok · ベストアンサー

> もし2000での操作方法をご存知でしたらお教え下さい。

下記URLのページをご参照下さい。
差し込みフィールドを挿入後、「すべてのラベルの更新」を押した後のフィールドコードの配置がWebページと同じなら、Wordの操作に問題はないと思います。

「ラベルに差し込み！Word2000」
http://www5a.biglobe.ne.jp/~kazama-c/l/label/l02.html

お礼

ご親切ありがとうございます。
word2000の差込のページありがとうございます。
作りたかったのはラベルではなかったのですが、念のためこちらのページの通り操作をしたところ、自分の間違いにきづくことができました！
1件の枠につき<<Next Record>>は1個つければよかった（たとえば<<Next Record>><<氏名>>だけにつければよかった）のに、全ての項目（<<Next Record>><<氏名>>、<<Next Record>><<住所>>といったように）につけていました…。
そのため、行が飛び飛びになっていたと思われます。
何とか解決できて本当に助かりました。
ありがとうございます！
おかげさまで解決しましたのでこちらをベストアンサーにさせて頂きます。

回答No.2

koko88okok

> 何故か1件め2件までは順調に差込ができているのに、次がなぜか8件目になってしまいその後もとびとびになってしまいます。

Excelの住所録データの作成に問題があるかも知れません。
下記URLのページをご参照してチェックしてみて下さい。

「Excel住所録 作成の落とし穴--こんな住所録作っちゃイカ～ン」
http://kokoro.kir.jp/know/meibo.html

> 2枚目以降の設定はどのようにすればよいのかもわかりません。

１枚目で溢れたデータは、自動的に２ページ以降に差し込まれますから何もする必要はありません。

念のため、下記URLのページをご覧下さい。

「宛名ラベルの作成」
http://kokoro.kir.jp/word/address-label.html

お礼

ご親切ありがとうございます。
一応、お教えいただいた
「Excel住所録 作成の落とし穴--こんな住所録作っちゃイカ～ン」
は事前に見ていて、確認もしていたのですが、こちらには問題なかったようで、途方にくれていました。
何とか解決しました、お手数をおかけして申し訳ありませんでした。

回答No.1

mate0128

差込印刷時に差込印刷作業ウィンドウを利用していると仮定してお答えします。

Word2003の場合

(1)[ツール]－[ハガキと差込印刷]－[差込印刷]をクリックします。
(2)[差込印刷]作業ウィンドウの[ラベル]-[次へ:ひな型の選択]をクリックします。
(3)[文書レイアウトの変更]が選択されていることを確認し、[ラベルオプション]をクリックします。
(4)[ラベルオプション]ダイアログボックスで、宛名ラベル等の用紙を選択しますが、A4の用紙に印刷したいだけなので、どれを選んでも、結構です。→[OK] をクリックします。
(5)A４の用紙にラベルの枠線が表示されたことを確認します。
ここまでは、大丈夫だと思います。

ここから、データファイルを指定する方法になります。
(1)[差込印刷]作業ウィンドウの[次へ：あて先の選択]をクリックします。
(2)もし、エクセル等にデータを入力してあれば、ここで、[既存のリストを使用]－[参照]をクリックします。
下の[データファイルの選択]ダイアログボックスで、ファイルを選択して、[OK]をクリックします。
データ入力してなかったら、[新しいリストの入力]をクリックします。下の[作成]をクリックします。
名前、会社名、住所等をクリックし、次のデータを入力したいときは、[新しいエントリ]をクリックします。そこで入力したい分だけ入力します。入力し終わったら、閉じるをクリックすると[名前をつけて保存]ダイアログボックスが出るので、適当な名前をつけます。
(3)[次へ:ラベルの配置]をクリックします。
(4)左上のラベルにカーソルを移動し、[差し込みフィールドの挿入]をクリックし、表示したいフィールドをクリックし、、[挿入]をクリックします。全部挿入し終わったら、[閉じる]をクリックします。
(5)適当な位置で改行を入れます。
(6)左上のデータは位置が終わったら、下の[すべてのラベルの更新]をクリックします。
(7)そうすると、2枚目以降に、«Next Record»«社名»・・・・という風にフィールドを配置します。
(8)作業ウィンドウ[次へ:ラベルのプレビュー表示]をクリックします。
(9)宛名ラベルにすべてのラベルが表示されます。
(10)[次へ：差込印刷の完了]をクリックします。
(11)そこで印刷したいときは、[印刷]をクリックします。すぐに印刷しないときは、[名前をつけて保存]します。

これで終了です。

一度やってみてください。

お礼

何とか解決することができました。
データがうまく作ることができずに途方にくれていたときにとても丁寧な解説を頂き、ありがとうございました。
残念ながらwordのバージョンが違い、操作方法が違ったため、私にはご指示通りに処理できずにうまくいきませんでしたが、とても丁寧な解説に本当に助けられました。
ありがとうございます。

補足

速やかでご丁寧な回答ありがとうございます！
さっそく、挑戦しようと思ったのですが、当方のWordはバージョンが2000でして、操作方法が所々違うため、ご指示通りの操作ができません。。。

恐れ入りますが、もし2000での操作方法をご存知でしたらお教え下さい。

因みに、2000での当方の操作は
(1)ツール→[差し込み印刷ヘルパー]→[1]メイン文書：種類・提携書簡[2]データファイル指定：ワークシート全体
(2)[差し込みフィールドの挿入]で<<氏名>>などを各枠に配置する。
(3)2件目以降の物は(2)をコピーしたものの各項目に«Next Record»«氏名»を[wordフィールドの挿入]を使って付ける。
(4)[差し込んだデータの表示]で表示を確認すると、各項目が行バラバラで表示（名前と会社名が違う人（行)のが反映されている）になってしまって氏名だけでも1行目から順には表示されない。

という状況です。
説明が下手で申し訳ありませんが、ご助言をお願い致します。

環境は
windows　XP
word　2000
Excel　2000

です。