会社での書類作成、word？ excel？

質問

こんにちは。

会社で見積書や送付状などの書類を作成する場合、皆さんはどのソフトを使用していますか？
私は個人的に書類作成はwordのほうが作りやすいと思っていたのですが、先日上司に「資料はexcelで作成する癖をつけたほうが良いよ」と言われてしまいました。

そこで皆さんにお聞きしたいのですが、excelを使用する方のほうが多いのでしょうか？
また、何故wordよりexcelのほうが優れているのでしょうか？
（以前、職業訓練校に通っていた際にも先生から企業はexcelを使うほうが多いからしっかり練習しなさいと言われた経験もあります）

回答No.2

phj · ベストアンサー

会社は根本的に「利益」をあげるために仕事をするところです。

ワードで作るより、エクセルで作成するほうが、数字（粗利率とか、原価率とか）が入った書類の場合、使いまわしも利きますし、なにより元データから切り出して使うことが楽になります。
ですので、企業で作る書類はエクセルで作ったほうが利用が容易になります。

もっと簡単に言えば、たとえば消費税が変わったとか、定価が変わったときなど、ワードで作った書類の数字を変更する手間を考えるとゾッとします。打ち間違えてお客に出してしまえば、会社に損失も与えてしまいます。
その点、エクセルなら最初から税率を式で入れておくとか、定価とは別のお客様価格を割引率で計算させておけば、税率の変更や定価の変更といった部分だけ改正すれば、自動的に割引率からお客様向け価格が算出されて間違えることが少なくなります。

お礼

ワードは関数が出来ませんものね。。
そういうことでしたか。

どうもありがとうございました。

回答No.3

bari_saku

エクセルの長所は他の方が述べられており、それぞれがごもっともなのですが、私個人としては「最終的に印刷する文書はワード」が持論です。

と言いますのは、エクセルはあくまで「表計算ソフト」なので、画面表示の一貫性や印刷機能がワードに比べて格段に弱いです。
パソコンによってシートの表示が違う、画面上の状態と印刷プレビューが違うなど、困ることが多いです。
その点、ワードならそういうことは全くありませんから。

個人的にはワードで作るべきと思っているのですが「文書はエクセルで作ろう」という本が売られているくらいなので、「エクセルで文書を」という需要はそれなりにあるのだと思います。

あと、ワードは細かい機能の敷居の高さを感じます。
わかってしまえば便利なのですが、感覚的に覚えにくいんですよね。
その点、エクセルはワードに比べ感覚的に使えますので、文書の細かい作り込みが不要という人なら、エクセルで事足りるのかもしれません。

お礼

仰るとおり、「エクセルはあくまで「表計算ソフト」なので、画面表示の一貫性や印刷機能がワードに比べて格段に弱いです。」ココなのです。

ワードだと入力通りが印刷されますが、エクセルだといつもどこかを手直ししないといけなく、少々煩わしいと感じています。
しかしながら、上司にエクセルで作成するように言われましたのでエクセルで作るように努力していこうと思います。

どうもありがとうございました。

回答No.1

x1va

見積書のような表ががメインとなるものは表計算の方が良いですね。金額計算をやりやすいですから。
表メインでないものについてはケース・バイ・ケースではありますが、Wordだと各行のレイアウト（行の開始位置など）がずれやすく修正しにくいことから嫌われるというのはありますね。

お礼

確かに行の開始がずれやすいですよね。
やはり計算が容易だからなのですね。

ありがとうございました。