名簿のデータを自動的に宛名ラベルにリンクさせる

質問

エクセルで名簿のデータを入力しています。（個人・団体・賛助・・・と複数の名簿データがあります。）
宛名ラベルはワードで差込印刷をしていて、それを保存させ毎年異動がある度に書き換えているみたいです。
この作業が面倒で、時間がかかって仕方ないです。
元データの名簿を入力したら自動的にラベルの方も変わるようにできないでしょうか？アクセスが一番いいみたいなのですが、職場のパソコンにはアクセスはありませんし、自分自身使ったことないので・・・。
出来れば関数かマクロ等でできれば・・・と思うのですが
一応自分なりに試作してみたのですが
名簿　a1：番号　b1：名前　　C1：郵便番号　D1：住所　Ｅ1：住所2
宛名ラベルのb1にIF(ISERROR(VLOOKUP(A1,参加者名簿!$B$2:$G$105,3,FALSE)),"",VLOOKUP(A1,参加者名簿!$B$2:$G$105,3,FALSE))
a1に番号を入力すると名簿のデータが入るという感じにしたのですが、今の私にはこれがいっぱいいっぱいです。
住所2があるのとないのがあるので、セルの数が3つでいいのと4つ必要になる部分があるのですが、同じ形にすると4つで合わせるしかないので元データの入力されてない部分に番号を入れると()()()と表示されます。入力してない部分は表示しないようにできないのでしょうか？
他にもっといい方法がありましたら教えて下さい。
宛名ラベルは
ａ１　　　　　　　　　　　ｂ１→郵便番号　　
ａ２それぞれに番号入力　　ｂ２→住所
ａ３　　　　　　　　　　　ｂ３→名前　　をFまで同じように３×７列
パソコンは詳しくないので出来れば解りやすく教えていただけると助かります。
解り辛い説明で申し訳ないですが宜しくお願いします。

回答No.7

KURUMITO · ベストアンサー

解答Ｎｏ5です。
ご質問の件で参加者名簿の両サイドにカンマを付けるのはこちらが勘違いをしていました。無くてよいでしょう。
次に式の意味ですが
=IF(OR(A$1="",COUNTIF(参加者名簿!A$2:A$105,A$1)=0),"",IF(VLOOKUP(A$1,参加者名簿!A$2:E$105,3,FALSE)=0,"",VLOOKUP(A$1,参加者名簿!A$2:E$105,3,FALSE)))
""はセルが空白を意味します。また、COUNTIF(参加者名簿!A$2:A$105,A$1)は参加者名簿のＡ列にＡ1セルの値が存在しないときは0となります。
Ａ1セルが空白の場合や参加者名簿にその番号が無ければセルを空白にしなさいとなります。セルの値がエラー表示になることを避けるためです。

お礼

度々ありがとうございます。
勉強になりました。

回答No.6

KURUMITO

解答のＮｏ5です。
Ａ1セルに番号に入力が無ければＢ1セルからＢ4セルまですべてが空白となるのですが、郵便番号や、住所、氏名に入力が無い時,存在しない番号が入力されたとき、にもそれぞれのセルを空白とするためにはもっと式が複雑になります。次のような式にすればよいでしょう。
Ｂ1セルには次の式を入力します。
=IF(OR(A$1="",COUNTIF('参加者名簿'!A$2:A$105,A$1)=0),"",IF(VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,3,FALSE)=0,"",VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,3,FALSE)))
Ｂ2セルには次の式を入力します。
=IF(OR(A$1="",COUNTIF('参加者名簿'!A$2:A$105,A$1)=0),"",IF(VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,4,FALSE)=0,"",VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,4,FALSE)))
Ｂ3セルには次の式を入力します。
=IF(OR(A$1="",COUNTIF('参加者名簿'!A$2:A$105,A$1)=0),"",IF(VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,5,FALSE)=0,"",VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,5,FALSE)))
Ｂ4セルには次の式を入力します。
=IF(OR(A$1="",COUNTIF('参加者名簿'!A$2:A$105,A$1)=0),"",IF(VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,2,FALSE)=0,"",VLOOKUP(A$1,'参加者名簿'!A$2:E$105,2,FALSE)))

お礼

なりました！！ありがとうございます。
自分でやっていた式だと、a1～a4全てのセルに名簿者の番号を入力していました。
教えて頂いたやり方ですとa1のセルに入力すると名簿の全てがでてくるのですね。
これだと間違って違う番号を入力して住所と名前が違うというミスもなくなるし助かります。
式が複雑で難しいんですがCOUNTIF('参加者名簿'!A$2:A$105,A$1)=0のところの意味がよく解らないんですけど、＝0はA1の数字が参加者名簿の指定範囲の番号と一致しない、若しくは空欄の場合という意味なんでしょうか？,"",は空欄ということですよね。
それと参加者名簿の’’マークは必要なんでしょうか？
どういう意味なのかがよく解らないので・・・。
何度もすみませんがよろしくお願いします。

回答No.5

KURUMITO

差し込み印刷を使うことなくエクセルで処理したいとのことでしょうか？
参加者名簿のシートのＡ列には番号、Ｂ列には名前、Ｃ列には郵便番号、Ｄ列には住所1、Ｅ列には住所2が入力されているとします。
そこで宛名ラベルのシートでは仮にＡ1セルに番号を入力するとして、Ｂ1セルに郵便番号を表示させるとしたらＢ1セルへの入力の式は次のようになりますね。
=IF(ISERROR(VLOOKUP(A1,'参加者名簿'!$A$2:$E$105,3,FALSE)),"",VLOOKUP(A1,'参加者名簿'!$A$2:$E$105,3,FALSE))
お示しの式では参加者名簿の両側に'がありませんね。また、番号を検索するのですから参加者名簿の検索の範囲はＡ列からになっていなければなりません。お示しの式ではＢ列からになっていますので間違いですね。
Ｂ2セルへの入力の式は住所1ですから次のような式になりますね。
=IF(A1="","",VLOOKUP(A1,'参加者名簿'!$A$2:$E$105,4,FALSE))
住所2がある場合にことですがＢ3セルを住所2の表示される行にするのがよいでしょう。
Ｂ3セルへの入力の式は次のような式になりますね。
=IF(A1="","",VLOOKUP(A1,'参加者名簿'!$A$2:$E$105,5,FALSE))
Ｂ4セルには氏名を表示させるとして入力の式は次のようになりますね。
=IF(A1="","",VLOOKUP(A1,'参加者名簿'!$A$2:$E$105,2,FALSE))

回答No.4

KURUMITO

差し込み印刷を使うことなくエクセルで処理したいとのことでしょうか？
参加者名簿のシートのＡ列には番号、Ｂ列には名前、Ｃ列には郵便番号、Ｄ列には住所1、Ｅ列には住所2が入力されているとします。
そこで宛名ラベルのシートでは仮にＡ1セルに番号を入力するとして、Ｂ1セルに郵便番号を表示させるとしたらＢ1セルへの入力の式は次のようになりますね。
=IF(ISERROR(VLOOKUP(A1,'参加者名簿'!$A$2:$E$105,3,FALSE)),"",VLOOKUP(A1,参加者名簿!$A$2:$E$105,3,FALSE))
お示しの式では参加者名簿の両側に'がありませんね。また、番号を検索するのですから参加者名簿の検索の範囲はＡ列からになっていなければなりません。お示しの式ではＢ列からになっていますので間違いですね。
Ｂ2セルへの入力の式は住所1ですから次のような式になりますね。
=IF(A1="","",VLOOKUP(A1,参加者名簿!$A$2:$E$105,4,FALSE))
住所2がある場合にことですがＢ3セルを住所2の表示される行にするのがよいでしょう。
Ｂ3セルへの入力の式は次のような式になりますね。
=IF(A1="","",VLOOKUP(A1,参加者名簿!$A$2:$E$105,5,FALSE))
Ｂ4セルには氏名を表示させるとして入力の式は次のようになりますね。
=IF(A1="","",VLOOKUP(A1,参加者名簿!$A$2:$E$105,2,FALSE))

お礼

度々ありがとうございます。
ご指摘の通り式を間違っていました。書き込んだ後も全く気づいていませんでした。確かにＡ１です。
今作っている表がB2から番号をふっていたので混同してしまっていました。
申し訳ないです。
=IF(A1="","",・・・）は宛名シートのA1（番号を入力しない）が空欄ならばBのセルは空欄になるということですよね。
検索範囲の列番号が空欄、という時もこれでなるのでしょうか？
もし仮にNo.５番目の人の住所２がないとした時、三番目のセルＡ３に「５」と入力しても0となるのですが。
番号を入れなければ問題はないのですが、更新させて使うことを考えると番号をいれておかないと、更新で入力があった時に反映されないので・・・。
一体何がいけないのでしょうか？

回答No.3

imogasi

言っていることが、まとハズレにみえて、意味が良くわからない。
エクセルの名簿や住所録を元に、ワードで差込印刷するのは一番ポピュラー。
データに異動があれば、エクセルデータを変更するのは避けられない。
基本的にはエクセルのデータを変えて、その後差込印刷をすればラベルシールに印刷される内容は変わるはず。
「自分なりに・・」までは質問に書く必要なし。
＞「宛名ラベルの・・」は何をやっているのか？
エクセルの住所録のデータの作り方の問題で、どのように、関数で作ろうが、何しようが、セルの値が正しく出来ておれば差し込み印刷には問題ない。
＞宛名ラベル
といえばラベルシールを連想する。書き方が悪い。
宛名ラベルって、シートの名前？セル範囲の名前？
もう一度質問しなおすか、補足してください。
宛名ラベルというシートらしいものがなぜ要るのか？
参加者名簿にラベルで使うデータ以外のデータがあってもワードの差込印刷では困らないはず。
郵便番号から住所の主要部分を出したいという質問かな？
＞アクセスが一番いいみたいなのですが
アクセスが出来そうも無いのに言ってみても仕方が無い。
＝＝＝＝
参加社名簿＝＝＞要約名簿＝＝＞ワード差込印刷なら、
参加者名簿の列のデータ例と要約名簿の列内容を明記して質問しなおしが望ましい。

補足

解りにくい説明ですいません。
宛名ラベルというシート名です。
名簿のシートと宛名ラベルのシートを作成。
名簿のシートに1～100（仮に100人とする）番号をつけて住所等を入力。それと同じ番号を宛名のシートに入力すると郵便番号、住所、氏名がそれぞれのセルに表示される。ということなのですが・・・。
宛名のシートには郵便番号、住所、氏名とセルを３列に分けて
それぞれに式を入れ込んで　a1,a2,a3にそれぞれ１と入力したら名簿の1番目の郵便番号、住所、氏名がでる。ということです。
差込印刷は文字の大きさや、レイアウトを変えると他のまで変わってしまうのでやりにくいし、変更のあるたびにワードを開いて差し込むのも面倒なので他にもっといい方法があればと思いお聞きしています。
（単に差込印刷をうまく使いこなせていないだけだろうと思いますが。）

回答No.2

koko88okok

> 同じ形にすると4つで合わせるしかないので元データの入力されてない部分に番号を入れると()()()と表示されます。入力してない部分は表示しないようにできないのでしょうか？

定番のIF関数を使うのはダメですか？
=IF(空白のセル番号="","",現状の数式)

「空白セル参照時に0を表示しない－IF関数・ISBLANK関数」
http://www.relief.jp/itnote/archives/001357.php

お礼

とりあえず試してみようと思います。
ありがとうございます。

回答No.1

KURUMITO

エクセルで名簿を作られているのですから。後はワードで差し込み印刷の作業をすればよいでしょう。エクセルで式などを考えているようですがその必要は全くありません。
ワードの画面で「ツール」から「はがきと差し込み印刷」、「差し込み印刷ウィザード」文書の種類で「ラベル」を、「次へ」で「ラベルオプション」をクリックします。該当するするラベルを選択して「次へ」で「参照」をクリックしてエクセルのファイルを指定します。「次へ」で「差し込みフィールドの挿入」をクリックし住所や氏名を貼り付ける位置を設定します。「すべてのラベルの更新」をクリックします。
「次へ」で全ての方の住所や氏名が表示されますね。

お礼

やり方はわかるのですが、役職をつける人、不要の人などは差し込みフィールド挿入で一つ一つ挿入しないといけないのでしょうか。
「すべてのラベルの更新」をすると全部同じになってしまうはずなのですが・・・。
それと文字の大きさや（文字数等の関係で）一部分だけをレイアウトを変えたら他の所まで変わったりして面倒なので他になにか方法がないかと思ったのですが。
単に使いこなせていないだけなのかもしれないですが・・・。
データの訂正があった場合はワードの差込印刷をその度に最初からやり直すということですよね。
解りづらい質問にお答え頂きありがとうございました。