仕事上のメールの整理・管理方法

質問

SOHOです。メールで仕事のやり取りをする際、案件ごとにフォルダを作るとフォルダがどんどん増えるだけですし、受信ボックスに入れたままでは他のメールと一緒になってわかりにくいし、困ってます。。。

すぐ終わる仕事、1ヶ月位メールのやり取りする仕事など様々で、メールの整理方法、管理方法に頭を悩ませています。
皆さんはどういう整理、管理方法をしているのでしょうか？仕事別（クライアント別）にフォルダを作るやり方の方がいいのでしょうか？
何年もやってれば、結構膨大なフォルダの数になると思うのですが、問題ないのかな？
とにかく色々アドバイスいただけるとありがたいです。

回答No.3

kaduno · ベストアンサー

フォルダの仕分け方法として、大・中・小項目に分けて
管理して、普段は大項目のフォルダだけ表示させていれば、実際のフォルダ数が膨大になっても関係ないと思います。
それと、メールだけの管理ですと、後から見直すのが大変なので、仕事別(クライアント別・プロジェクト別)に簡単な業務履歴を紙ベースで作成されるのが良いと思います。紙ベースの履歴ですと、何年前の事象であっても簡単にトピックスが見つかりますし、詳細を知りたければ、メーラーの検索機能で、フォルダ指定・日付の範囲指定とキーワード検索を組み合わせれば短時間で当時のメールが検索出来ます。
また、受信ボックスにメールを残されているのは、アクションアイテムが書かれているからかと思いますが、受信ボックスへはメールを溜めておかないで、どんどんフォルダへ移動させてしまい、アクションアイテムは、別のノート(落書き帳でいいんです)に書き出しておくと便利です。
ノートに書くという行為は面倒と感じるかたが多いと思いますが、自分が思い出せる範囲の簡単なキーワードを書くだけであれば問題ないのでは？
業種によりますが、過去の情報が必要な業種の場合、検索時間がかなり短縮されますので、TOTALの業務効率がＵＰするかと。

回答No.2

aoikaze

既に用済みのメールでも、削除してしまうには問題有りという場合、Ｄドライブなどに仕分けフォルダ（内容別/日付別）を作成し、名前を付けて保存が良いのではと思います。
メーラーの受信トレイでは、比較的短期間で処理するような内容のメールのみだけに絞り、その上で受信トレイのサブフォルダを作成すると、比較的受信トレイ内が簡素化されるのではないでしょうか？

私の場合は、古くなり削除するには問題があるメールは、名前を付けてファイルとして保存、不要なメールの即時削除等をこまめに行い、受信トレイ内（サブフォルダを含む）がいつも整理されるよう心がけております。

回答No.1

runbini

OE6の場合です。

面倒かもしれませんが、片っ端から
My Documentsの中でフォルダ分けして1件ずつ名前をつけて保存されるのが
後々便利だと思います。
まとめて保存はできませんでした。

メール数だったか、容量だったか、フォルダ数だったか、
メーラにはそれぞれ限界があったと記憶しています。

大切なメールはパンクする前に取っておきたいですよね。