経理伝票取り扱い

質問

はじめまして。小さな団体の経理を担当しています。伝票などは、他団体のものを写して、使っている状態です。支出に限って言えば、(1)支払決議書、(2)振替伝票、(3)月毎款項目別表、(4)予算執行状況表があります。(1)はワード、(2)、(3)、(4)はエクセルで別のファイルで作っているので、「印刷製本費　１０，０００円」について、４回それから銀行伝票、などなど入力する必要があります。それを連動したいのですが、どうしたらいいでしょうか？
エクセルでまとめてしまおうか、とも思うのですが、
ファイルメーカーを使うとどうなのかな？と思っています。（ファイルメーカーを使ったことはありません。）経理ソフトと実際の経理処理が違うので、経理ソフトは使っていません。小さな会社様は、どうされているでしょうか？公的監査も入るので、細かくチェックが入り、急に「これはいくらだ？」という質問が出ます。それに応対したいです。よろしくお願いします。

回答No.1

poor_Quark · ベストアンサー

このような作業はやはりデータベースソフトで行うのが簡単かと思います。統一したデータで複数のレポートに出力し印刷したり、系統だったデータの管理を行うのはワークシートと差し込み印刷では力不足（できないことはないと思いますが）かとおもいます。

　データベースソフトにはファイルメーカーやMSアクセス、管理工学研究所の桐、ソフトヴィジョンDBpro、ロータス（販売はソースネクストかも）アプローチ、ジャストシステムの五郎などがあります。これらのソフトの使用上の欠点としてはソフトの操作の習熟というプロセスを通らざるを得ないことですが、一つのソフトで一度苦労しておくとたいてい応用はききます。データベースのリレーション処理やSQL言語は必要がなければ特に覚える必要はないものと思います。私たちは業務のプロであることを要求はされても、VAN業者ではありませんので。そういう着目点からいうと桐あたりは経理や総務に携わってきたものとして一押しなんですが。
http://www.kthree.co.jp/2seihin/6kiri9-2005/index.html

　わたしのお薦めは桐か五郎ですが、特に五郎はワードや一太郎のワープロデータをレポートメイトというメニューから直接レポートに取り込め今までのワープロデータがそのままレポートになるという点があります。

　レポート機能とはワープロが持っている差し込み印刷を高度化した機能と考えてよいと思います。項目間の計算やこまかな書式設定、作業のメニュー化、簡単なアプリケーションの開発といった究極のカスタマイズが可能になります。

　アプローチは1-2-3のおまけで2000円ほどで手に入りますが、これも帳票機能は強いと思います。残念ながら五郎も含めてユーザー数が少ないのでネット上に情報が極めて少ないのが難ですが。
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/B00074Q7IS/249-2216272-4884317

　なんにせよ考えられるフィールドは日付と科目、金額、摘要などかと思いますが、データベースソフトを使うことで簡単に管理できます。日付は公的機関であれば、あえて書き込まないことがありますが、こればかりは印刷しない別フィールドに格納するか自分側の控えに鉛筆で書き込んでおくしかないでしょう。

お礼

いろいろなソフトを教えていただき、ありがとうございます。初めて、本格的に仕事をしているのですが、外野の意見を聞いて、それを噛み砕き、自分で確立していかねばならないと思っています。参考になりました。

回答No.2

bucchukun

ご要望の件であれば、データベースソフトがお勧めです。

例えば、「印刷製本費　１０，０００円」を登録すれば
(1)支払決議書、(2)振替伝票、(3)月毎款項目別表、(4)予算執行状況表　＋銀行伝票
の5種類の帳票がボタンを押せば出てくる、というような事が可能です。（もちろん帳票ごとに付加情報を記入する必要はありますが。）

ウチの会社（社員10人程度です）ではファイルメーカーProを使って、売上と生産のシステムを自分で組んで運用していますが、とても楽になりましたよ。

ただ、No.1の方もおっしゃっているように、どのソフトを使うのであれ、システムを組み上げるのにはそれなりの知識が要求されます。
もし急ぎの案件でないのであれば、スキルアップがてら取り組んでみることをお勧めします。
ソフトを選定する際は、本屋さんに行けば解説書が最低２～３種類は並んでいる程度のメジャーさを満たしている方が良いでしょう。

自分にあったシステムを作るのは確かに大変ですが、自分の仕事のやり方を見直すきっかけになったりして、とても楽しいですよ＾＾

お礼

お礼が遅くなり申し訳ありません。この会社だけではなく、自分のスキルアップのためにがんばります。ありがとうございました。