発信記番号の必要性

質問

わたしの会社の文書規程では、発信文書の右上に○○第△号というような発信記番号をつける決まりになっています。
　ところが、最近ではグループウェアやＥメールを使用して通達を発するケースが多く、文書規程で定めた書式が殆ど守られていないのが、現状です。特に、発信記番号の付いた文書などは、ここ数年見たことがありません。それで実害のないまま今日に至っています。
　いま文書規程を見直そうとしているところなのですが、発信記番号は本当に必要なのかと悩んでいます。
　手元のビジネス文書の解説本を見てみましたら、発信記番号の必要な理由が四つほど書かれてあったのですが、わたしはそれらに疑問をもっているのです。その内容は以下のとおりです。

１．文書管理をする上で整理しやすい。
　→　発信部署ごと、発信日順に並んでいれば問題ない。

２．発信元が区別できる
　→　発信部署、発信者は別に明記してある。

３．文書の改ざん、差替えを防ぐ
　→　本当に発信記番号がその役目を果たすか？

４．公式文書であることの信用づけ
　→　紙の文書であれば、責任者の印鑑が押されている。電子文書であっても、その内容から公式なものかどうか判断できる。

　以上により、発信記番号が必要であるという確かな理由が見当たらずにいます。いっそのこと、なくしてしまっても問題ないのでしょうか？
　ご意見をお聞かせください。

回答No.1

puni2 · ベストアンサー

文書管理については門外漢ですが，どなたからも回答がないので，思いつくままに。

1～4については，確かにおっしゃるとおり，あまり強力な理由付けとはいいがたくなってきているように思われます。
まして，原文書が電子化されているのであれば，なおさらですね。

強いていえば，「ファイリングしてあった文書が，地震か何かで部屋中に散乱してしまったとき，紙の右上の記番号を見るだけで，発信部署別，日時順に整理できるので，便利である」というようなケースでしょうかね。

>３．文書の改ざん、差替えを防ぐ
>　→　本当に発信記番号がその役目を果たすか？

本気で文書を改ざんしようとする人は，文書規定を調べたり，少なくとも元文書の様式に則って作成するでしょうから，記番号を書き忘れるなんてドジを踏むとは思えません。(^^)

私見では，発信記番号の最大の必要性は，
５．過去の文書を引用する際，文書を特定するのに便利である。
ということではないかと思います。
したがって，官公庁のように，従来の通達や先例などが後日の文書の中でしばしば引用されるような場合は，あったほうがよいと思いますが，そうでないのであれば，必ずしもなくてもよいのではないでしょうか。

お礼

なるほど！　過去の文書を引用する際には、確かに便利かも知れませんね。
　実は、きょうまでどなたからもご回答をいただけなかったものですから、そろそろ自分でこの質問を削除してしまおうかと思っていたところです。しかし、ようやく有効なご意見をいただくことができました。
　参考にさせていただきます。ありがとうございました。