同一メールボックスを複数のアカウントで管理

質問

教えてください。
メールクライアントまたはメールソリューションについての質問です。
技術者ではありませんので、情報不足の点がありましたらご容赦ください。

質問としては、同一のメールボックスを複数のアカウントで管理できる
ソフトが無いかという事です。

状況としては、当社ではグループ毎にエイリアスを設定して、全てのメールを
共有しています。

メールクライアントはBeky2を使用しており、社員それぞれが自分の好みの
メールの振り分け設定を行っています。

社員数が増えると共に、メール量も増え、送受信量が１日２０００～３０００通に
なっており、社歴の長い社員だとローカルのメールボックスが５０gb以上に
なってしまっています。

メールの共有をやめる、またはメールを消すという判断もあると思いますが、
業務上、メールの共有は必須ですし、できればメールを消したくないと考えています。
そこで、質問のようなソフトウェアが無いか探しています。

要望としては、

・サーバー上にメールを保存して、ローカルには落とさない
・ひとつのメールボックスを複数のアカウントで見る
・アカウント毎に振り分け（またはgmailのラベルのような）設定ができる

以上の３つを満たすメールクライアントかメールソリューションが無いか
教えてください。

よろしくお願いいたします。

回答No.2

noname#192379

回答の補足です。
私自身の経験は、ロータスノーツ、マイクロソフトエクスチェンジ、オープンソースのメールサーバーとメーリングリストくらいで、それも初歩的な使い方でしたので、私の経験の範囲では、tks18さんのご希望のソリューションの実現している具体例を見たことはありません。

ですが、グループウェアで何があるだろうと思って、ちょっと検索してみました。
自分で使用した経験がない商品を薦めるのは、ちょっと気がとがめるのですが、あくまでも、「こういう商品もあるそうですよ」という参考までに、お知らせします。

「サイボウズ　メールワイズ」
http://products.cybozu.co.jp/mailwise/

誰がメールに回答したかなどの履歴も含め、かなり詳細にメールを管理し全社的に共有できるようです。期間限定の無償評価用バージョンがあるので、テストしてみてはいかがでしょうか。

回答No.1

noname#192379

うかつに回答すると、質問者さんの会社のメールが消えてしまうかも知れないので、ちょっとドキドキしているのですが、最初に言葉の確認をさせてください。質問の文中にある「アカウント」とは、何でしょうか？　メールアカウント（メールアドレス）なのか、それともOSのアカウント（Windowsにログインする時のユーザー名）なのか、ということです。
文面から推測して、

１．同一のメールアドレスに届く、単一のメールボックスを全社員で共有しており、全員同じメールアドレスである。
２．対外的なメールアドレスは複数あるけれど、社外から届いた届いたメールはひとまず単一のメールボックスに入れて全社員で共有している。

の、どちらかかな？　と、思うのですが、社内で、社員同士のメールのやり取りをするときは、どうやっているのでしょう？　全社員同一アドレスで、特定の社員宛てにメールを送ることはできないのでしょうか？　それとも、別々のメールアドレスがあって、個人用のメールボックスもあるのでしょうか？

また、現時点においてメールクライアントの Becky は、メールサーバーから POP３プロトコルでメールをローカルにダウンロードしており、かつ「ダウンロード後にサーバー上のメールは削除しない」という設定になっている。と、いう解釈であっていますでしょうか？

このへんがはっきりしないと、ちょっと答えにくいのですが・・・

一般論として、高価なグループウェアなどを導入せず、クライアントは今まで通りとして、メールはサーバーに側にて保持し、ローカルのパソコンは一時ファイルとしておくだけに留める。と、いう運用にしたいのであれば、メールサーバーとメールクライアントの間の通信プロトコルとして、POP3プロトコルではなくIMAP4を使うようにすればいいです。ちなみに Gmailも、IMAP４に対応していて、メールを全部 GMAILサーバーに置いた状態で、IMAP４対応のメールクライアントソフトで一時的にローカルにダウンロードする（サーバーから消さない）という使い方が可能です。Becky も IMAP４に対応しています。IMAP４を導入すると、メールはサーバー上に置くのが原則となるので、フォルダ分けなどもサーバー上のメールボックスの中にフォルダやサブフォルダが作られ、メールファイルがフォルダ間を移動するということになります。

ただ、サーバー上に本当にひとつしかメールボックスがない状態だと、「各人が自由に振り分ける」ことができません。誰かがサーバー上に新しいフォルダを作ってメールを振り分けると、他の人から見たフォルダ構成も自動的に変わってしまいます。なにしろメールがどのフォルダに入れるかという振り分けの状態も含め、全部サーバーにあるのですから。またもっと悪いことに、誰かがサーバー上からメールを消すと、全員、それを見れなくなります。サーバー上にはひとつしかメールボックスがないのですから、これはそうならざるを得ません。

そうではなく、社員ひとりひとりがメールボックスを持っているのであれば、上の問題はありません。社外から来たメールは、ひとまず全社員のメールボックスそれぞれに複製して入れ、各社員が自分なりに削除したり振り分けたりするのであれば、ある社員の操作は他の社員に影響しません。おそらくは、これが、一番簡単なソリューションだと思います。しかも、これなら、たいていのメールサーバーソフト、たいていのメールクライアントソフトで実現できます。必要なのは、社外から到着するメールを全社員のメールボックスにいれることと、メールボックスのアクセスにIMAP４を使用できるように設定するだけでいいはずです。

ただし、この場合、同じメールが社員の人数分複製されるので、「自分に関係ないメールは、こまめに消すように」あるいは「サーバーに置いて営業先などからも見れるようにしておく必要のないメールは、ローカルフォルダにダウンロードして、サーバーから消すように」と、いうような運用上の指導をしないと、サーバーのディスクがメールであふれてしまうことになります。

（理屈としては、メールはひとつだけあり、フォルダ分けの情報だけが各社員それぞれの固有データとして管理されるような仕組みも可能なはずですが・・・　それを実現する具体的な製品を思いつけません。）

以上、かなり初歩的な回答で恐縮ですが、何かの参考になれば幸いです。

お礼

htsujiさん

ご回答ありがとうございます。

ご質問に関して回答いたします。

アカウントというのは、メールのアカウントのことです。
１でも２でもありませんが、どちらかと言えば２に近いと思います。

技術者ではないので、詳しい設定は分からないのですが、
一人一人にメールアドレスが２つづつ割り当てられており、
うち１つが共有用のメールアドレスで、そのアドレスで受信したメールは
同部署の社員全員に共有されるようになっています。
尚、共有用のメールアドレスも個人ごとに違っています。

例：
　a.アカウント名＠ドメイン
　b.アカウント名_共有＠ドメイン

となっていますので、aのアドレスに送れば、特定の個人だけに
メールを送ることも可能ですし、bのアドレスに送れば全員に共有されます。

また、受信はPOP3でローカルにダウンロード、サーバー上のメールを残すかは
個人ごとに設定を任せています。

以上のような状況となっていますが、希望としてはまさに
最後に書いていただいた
「理屈としては・・・」のくだりになります。
なんとなくありそうな気がしたのですが、やはり無いのでしょうかね。。

質問で書いたとおり一人当たり５０gbを超える社員もおり、
imapでサーバーにメールを残すというのは現実的ではないので、
サーバー容量もPCの容量も圧縮しない良いソリューションが無いかと
思案しています。

最後になりますが、当方技術者ではありませんので、非常に分かりやすい
回答で助かりました。
改めましてありがとうございました。

引き続き回答を募集させていただきます。
よろしくお願いいたします。