Outlookでのメールのフォルダ分け

質問

IT関連の企業に勤務しています。

ソフトウェア関連の仕事をしているため、一日100通以上のメールが来ます。現在、プロジェクトごとにフォルダを作成して、メールを仕分けしているのですが、だんだん追いつかなくなってきてしまいました。

また、どのプロジェクトにも属さないタイプのメールもあり、仕分け方法に悩んでいます。

メールの良いフォルダ分けの方法、ご自分はこのようにフォルダを分けている、などのアイデアがありましたらぜひ教えてください。

回答No.4

9631 · ベストアンサー

ANo.2 mgkg さん、A.No.3 haratさんの答えと類似してますが、私の場合、Outlook側ではなく、My Documentにプロジェクト毎のファイルを作り、メールタイトルの頭にRef.No. 「例えば060926r1（受信）/（送信の場合は年月日の末尾にt1)」を付けて管理しています（複数受信した場合は末尾の数字をup）。時系列的に整理できて便利です。
また、「受信メール」については、一読して返信（必要な場合）後、「返信のCC.」をプロジェクトファイルへファイルすることにより、（受信メールは）廃棄することも可能です。一般（プロジェクト以外）のものは、Outlook側にholderを作って保管しておき、用済み後廃棄するようにしています。

お礼

9631さん、なるほどMy Documentと連動させるというのは、考えた事もありませんでした。目から鱗です！またプロジェクトファイルに書き込んで管理すると、確かにプロジェクト全体の整理にもつながって一石二鳥ですね。
ありがとうございました！

回答No.3

harat

>だんだん追いつかなくなってきてしまいました。

困っている点を具体的に書いていただいたほうがより適切なアドバイスが得られると思います。

フォルダは階層化もできますので、#2の回答者の方がおっしゃるように、質問者の方にとって最適なフォルダ構成に分ける、としか言いようがありません。

また、フォルダの移動も簡単なので、いろいろ試行錯誤されてはいかがでしょうか？

フォルダの並び順は変えられないようなので、頭に半角数字で強制的に順番をつけるという姑息な手もあります。（「0_」とか「00_」

時間経過共にメールのやり取りが疎遠になった場合、いくつかの関連するフォルダをまとめて、大きなフォルダの子フォルダとしたりする手もあります。

私は、トップフォルダで１７個（相手グループ別に分けている）あって、受信時はおおむねメッセージルールで自動振り分けしています。
なお、私は、送信メールについても、当該受信用フォルダの子フォルダにして管理しています。
（表示項目が、受信と同じになってしまうのが欠点です）

お礼

困っている点としては、プロジェクトごとにフォルダ分けを行い、それ以外は日程毎にフォルダ分けをしています。

ところが日常業務をしていると、プロジェクトにも日程にも属さない、例えば社内稟議の方法に関するメールなど、区分けが出来ないメールや、どのプロジェクトにも属さないメールが結構あります。

それらのプロジェクトに属さないメールを、
社内業務
経理
などとフォルダわけしていたのですが、それも追いつかなくなってきてしまいました。

いっそのこと、
プロジェクトフォルダ
日程フォルダ
社内向け
の3つに簡略化しようとしたら、今度はメールが増えすぎてどこに何があるか分からなくなってしまい、現在ではフォルダ自体が増殖中で、フォルダにメールを仕分けするだけで時間がかかってしまっているのです。

haratさんがおっしゃるように、17個ぐらいのフォルダがよさそうですね。私はすでに、サブフォルダを含めると80フォルダくらいありそうです・・・。

回答No.2

mgkg

基本的にはカテゴリーをきちんと分けることだと思います。

個人的には、カテゴリーは大きすぎず、小さすぎずの中分類ぐらいでカテゴリーを決めています。

どこにも属さないタイプのものもカテゴリーを決めておきます。
ちなみにカテゴリー名は「終わったら削除」とか「一時保存」です。
逆に「重要」というのも作っておきます。

それとメールを見た時点で今後、必要ないと思ったらその場で削除するのが一番早いです。

お礼

その場で削除する、というのは確かに一番良い方法ですね、ありがとうございました。あと、「終わったら削除」「一時保存」というフォルダのアイデア、ありがとうございます！早速使わせていただきます。

回答No.1

violet430

何処にも属さないなら　OTHER　というフォルダに入れてます。

お礼

ありがとうございます。