Accessで、ある行を並び替えた後に採番したい。

質問

初心者です。よろしくお願いいたします。

ACCESSで顧客データがあります。
部署、名前、住所・・・・といったテーブルを元
にして作成した入力フォームがあります。

ところが、最近になってデータごとにIDを振る
ことになりました。しかも「まずは部署でソートを
かけてから採番する」ということになりました。
通常でしたら、テーブルにオートナンバー型のフィールドを作成すればいいと思うのですが、その前に「部署」フィールドでソートをかけないといけないのです。

(1)　データを追加する
(2)　部署でソートをかける
(3)　(2)の状態で採番

・・・・という流れにしたいのです。なので
データを追加するたびに必ず最後に最新の状態
で採番し直す！と言った感じです。

上記のような方法はありますでしょうか。
よろしくお願いたします。

回答No.1

maruru01 · ベストアンサー

こんにちは。maruru01です。

既存データへのIDの割り振り自体は何とでもなると思います。
問題は、IDの割り振り方だと思います。
現時点のデータを、部署順でソートして連番をすると、データを追加するたびに、既存データのIDも変更されてしまいます。
それでは、「ID」の意味がないと思います。
この手のIDは、
「部署を表すコード（3桁）＋部署内での連番（3桁）」
という形式にした方がいいと思います。
桁数は何桁でもいいですが、
部署が仮に増えても3桁になることはないだろうということなら、部署コードを2桁にする、
1部署内のデータ数はどんなに増えても3桁内（1000未満）だろうということなら、部署内連番を3桁にする、
という風に、桁数には余裕を持たせましょう。
また、部署コードは、
「1、2、3・・・10、11・・・」
とするのではなく、
「01、02、03・・・10、11・・・」
のように0を補った"文字列型"にした方がいいと思います。
（部署内連番も同様）
部署数にもよりますが、アルファベットを使用するのもいいと思います。
そして、部署コードと部署名の対応テーブルを作成しておけば、何かと便利でしょう。

お礼

なるほど！ありがとうございます！
確かにおっしゃる通りです。とても勉強になりました！