複雑な仕事を同時進行、ミスしない方法は。

質問

ややこしい仕事を同時進行している方に質問です。
ややこしい複雑な仕事を同時にするとき、私はミスをしてしまいます。
同時進行していても、ミスしないようにするにはどうしたらいいですか？
事務員が私一人なため、また事務だけに専念できる仕事でもないため、あれもこれもと同時にしなくてはならないときがあります。
仕事の内容上、あとでまとめてやるということが出来ないものがあり、同時進行しなくてはなりません。
ミスをすると社員に書類をびりびりに破られて大馬鹿扱いされてしまうので、なんとかしたいと思っています。

回答No.4

noname#211004 · ベストアンサー

複雑なもので、ミスが絶対許されないものは極力同時にやらなくてすむように工夫しますが、それができない場合は、複雑なものたちを一つ一つに分けて工程を書き出してチェックリストを作ります。
それぞれ一つの工程が終わるごとにリストにレ点チェックして漏れやミスがないようにする。

作業内容によりますが、可能であればこんな感じです。

お礼

そうします。皆様ありがとうございました。

回答No.6

noname#225485

進行中の仕事を付箋紙でも張り出しておいたら…終わったら剥がせばいいでしょう。
これならやり残しは無いでしょう。
後は優先度を考え何を先にするのが優先されるかを考える。

回答No.5

koufusetsu

私は以前は仕事でミスが多かったので、手順を矢印を使って、ノートに順番に書くようにしました。それを仕事しながら見ることで、ミスが防げるようになりました。書くことだけでも覚えれますし、見て確認しながらやるので、ミスがなくなりました。ご参考までに

回答No.3

hue2011

すてきな会社ですね。

>社員に書類をびりびりに破られて大馬鹿扱いされてしまう

ドリフのコントとか、日光猿軍団みたいです。
そんな状況を一度もみたことがないので、見物に行きたいくらいです。
おひねりを持って。

ま、冗談はさておき、この話は非常に簡単ですよ。
数えるのです。

同時進行、と言う以上は、仕事に区別はつくんですよね。
その区別のついた仕事はいくつあるのですか。
ここで数えられなければ数えてください。
あれとこれとに複数かかわっている作業があるかもしれないので言っているんです。
仕分けていくつになりましたか。

３つでも５つでも構いません。
５つなら５つにしましょうか。大学ノートに罫線を４本タテに引いて下さい。
これで５つのものが書けるカラムの列ができました。
そしたら、先頭に、自分なりに考えた業務のタイトルを書いてください。

今度は、その１列１列事に、何が来るのを待つのか、何を処理するのか、何を誰に提出するのか、をずらずら書きます。
このときは、その１業務だけの話ですから、同時進行しているものを考える必要はありません。
当然ですけど、時系列にします。やる順番が大切ですから。
終わったら、各行の始めの頭のほうに、いつの話か時期が決まっているならその日時を小さい赤い字で書きます。

これを、５列なら５列全部で書きます。
賢い書き方は、時期をヨコに合わせた書き方ですね。
２０日にやることが横に並んでいたら見やすいですからね。

次に、違う列に関連することを、マーカーで結びます。
同じ作業、ということもあるでしょう。また、この作業をするためにはあちらのあの作業が必要だと言うこともありますので。

ここでおしまいですが、縦横に書いたものの数を勘定してください。それが作業の数であり、確認の数です。
いいですか、一つ、と数えたものは、手を付けたら完了するまでその作業を止めないんですよ。これがルールです。

これを机に広げて日常の業務をしているとしたら、どこにミスが発生しますか。

複雑な業務でミス、なんていうのは、何かをかじりかけているのに別のものに手を出したりしているうちに手をつけなければならないものを忘れたりして起こすのです。

１個のものは１個としてきっちり片付けて次に進む、というルールにしたら、ミスなんてやりようがありません。

もっともそれをやられると、
>びりびりに破られて大馬鹿扱い
というコントが見られなくなって残念ですけど。

回答No.2

yoruaru-q

準備が大事なのかもしれません。
同じような作業はまとめて行うための準備
作業を中断しても作業に戻った場合にどこからはじめればいいかを思い出しやすくする準備
ミスを起こさないためのチェックリストを準備

回答No.1

mpascal

仕事を切り替える時に、なにかルーティーンを決めておけばどうでしょうかね。