Accessでメイン、サブフォームへの入力について

質問

accessほぼ初心者です。
取引先の会社情報を管理するために、access2007で顧客管理を作成しています。現在、取引先本社情報とその支店情報を登録するフォーム「会社登録フォーム」を作成していますが、次のようなことで困っています。

＜問題としていること＞：
「サブフォーム」をクリックした瞬間に、テーブルにレコードが追加されてしまう。

＜改善したいこと＞：
本社テーブルの会社名が未入力ならば、上記の操作でレコードを追加しない。（会社名に主キーは設定していません。）

＜会社登録フォームの環境＞：
会社の本社情報をメインフォーム、その会社の支店情報をサブフォームに、単票形式のタブコントロールで複数画面にして支社ごとに分けて入力できる登録フォームを作成しました。本社テーブルの会社IDを主キーに、支店テーブルの支店IDを主キーにしてリレーションシップを設定しています。

＜会社情報の入力に関して行っていること＞：
・メインフォームに「新規」「更新」「削除」ボタンを設置。
・新規ボタンでメインフォームの「会社ID」に自動採番。
・会社（本社）名がないと困るので、未入力の状態で「新規」「更新」及び「サブフォーム」をクリックされた際に「会社名が未入力です。」のメッセージを表示され「OK」で元の状態にもどります。
・会社（本社）名が入力済みならば、「更新」ボタンで、メッセージ「OK」「キャンセル」が表示され、「OK」ならば本社テーブルにレコードが追加され「キャンセル」ならばそのままの状態になります。

上記の＜問題としていること＞の補足ですが、新規ボタンで新規登録フォームに会社IDが自動採番（末番）されるのですが、「会社名」を入力せず、先にサブフォームの支店情報から（タブ名「支店(1)」）入力しようとした場合、「会社名が未入力です。」のメッセージを表示されますが、この時点で本社テーブルに、この採番でレコードが追加されてしまいます。入力者がそのまま会社名（本社）から入力するも、途中でキャンセルした場合、再度新規登録をする際、登録フォームの自動採番がキャンセルされた採番の次の番号になります。
キャンセルされた会社情報空白のレコードができるということになります。これを回避したいのです。

出来るだけ詳細をとおもい説明が長くなりましたが、よろしくお願いいたします。

回答No.2

hatena1989 · ベストアンサー

現状はマクロですか、VBAですか。

VBAならば、下記のようになります。
メインフォームのレコード移動の「イベントプロシージャ」に下記のように記述します。

Private Sub Form_Current()
If Me.NewRecord Then
Me.サブフォームコントロール名.Enabled = False
Else
Me.サブフォームコントロール名.Enabled = True
End If
End Sub

会社名の更新後処理で、

Private Sub 会社名_AfterUpdate()
If IsNull(Me.会社名) Then
Me.サブフォームコントロール名.Enabled = False
Else
Me.サブフォームコントロール名.Enabled = True
End If
End Sub

マクロも同じ考え方でできます。

お礼

hatena1989さんへ
早くのご対応ありがとうございます。

結果的に大変満足しています。

VBAでしたので、さっそくご教授いただいたコードを反映いたしました。
少し戸惑いましたが、何とかできました。

「会社名」が未入力では「支店情報」の入力ができなくなったことで、「会社名」が必須となり
情報入力者に、「本社情報」入力後「支店情報」の入力という流れに誘導出来たように感じます。
また、新規登録、更新、削除といった一連の動作性も良くなったように思います。

ご相談してから、こんなに早く解決するとは思いもよりませんでした。
大変ありがとうございました。

回答No.1

hatena1989

メイン/サブフォーム形式の場合、サブフォームへ移動する時点で、メインフォームのレコードは保存されるというのがAccessの仕様です。
メインのレコードが存在しないのに、サブのレコードから先に入力するというのは、リレーショナルデータベースの参照整合性に反するので当然の仕様です。

新規レコードへ移動した直後は、サブフォームの「使用可能」は「いいえ」にしておいて、「会社名」を入力したら、サブフォームの「使用可能」を「はい」にするような設計にしておけばどうでしょうか。

どうしてもサブフォームから入力する場合にも対応したいということなら、メインフォームは非連結、サブフォームはワークテーブルと連結、テーブルへの書き込み、読み込みはすべてVBAで制御するという設計にすれば可能ですが、上級レベルのスキルが必要です。

お礼

hatena1989さん
さっそくのご回答大変ありがとうございます。
"accessの仕様上"と理解させていただき、根本的に分かっていない初心者の私としましては、大変ありがたく、また肩の荷がおりた感じです。

ついては、大変ぶしつけで恐縮ですが、ご回答の中で

「新規レコードへ移動した直後は、サブフォームの「使用可能」は「いいえ」にしておいて、「会社名」を入力したら、サブフォームの「使用可能」を「はい」にするような設計にしておけばどうでしょうか。」

とありましたが、こちらの設計方法なども教えていただければありがたいのですが、よろしくお願いいたします。