[ユーザー設定]プロパティについて

質問

お世話になります。
Word等の「プロパティを設定する主たる目的は、検索に利用すること」と理解しています。
同じプロパティでも「ユーザー設定」があります。この利用の仕方はどうするのでしょうか。わかりやすい例で教えていただければ助かります。
よろしくお願いします。

回答No.2

enunokokoro

一般的に、ファイルの[プロパティ]情報は、検索に利用したり、
ファイルの整理に使ったりすることが多いのは確かです。

Wordの場合にも、一般のファイルと同じプロパティ情報があり、
それでファイルを検索したり整理したりすることに使われます。
[プロパティ]の[ユーザー設定]タブで指定するものは、これとは
違って何に利用するのかは、Wordに慣れていない一般ユーザーに
理解しにくいのも確かです。

[プロパティ]の[ユーザー設定]タブで登録するものは、文書への
利用が主なものだと私は思っています。
http://hetarena.com/archives/289
http://hetarena.com/archives/1299

ファイルを開かないで、アイコンを右クリックして[プロパティ]
を選択します。[カスタム]タブで登録したものを選択します。
[名前]と[種類]は変更しないで、[値]を別のものにします。
そのまま、右クリックから[印刷]を選択すると、そのファイルが
印刷のためだけにWord上で開き、変更した値に書き換えたものに
なってくれるので、そのまま閉じて印刷に移行します。
ファイルを開いて書き換える必要がないので、編集をする箇所を
探す必要もなく、間違えて書き換えることもありません。

印刷以外にも、ファイルを開いて複数個所だけ書き換える文書を
作っている場合に[ブックマーク]として登録をして、それを参照
する方法もありますが、ブックマークの範囲を書き換えるときに
ブックマークそのものを消してしまう可能性もあります。
このような場合、プロパティで登録したものを利用すれば、文書
の必要な個所に配置しておけば、書き換えるときにプロパティを
開いて変更するだけで、すべてを置き換えることができるので、
ブックマークのような書き換えで消える失敗がなくなります。

このように、一か所で複数の値を変更して文書に反映できたり、
書き換えの失敗がなかったり、文書を開かなくても文書内にある
顧客名などを確認できたりすることができたりします。

Wordのような、基本文書の一部だけ書き換える作業が多い場合、
とても便利な機能として利用ができるものですね。

お礼

enunokokoro さん、ありがとうございます。
Wordのバージョンも明示せず、失礼しました。
2003バージョン、2010バージョンで、説明をいただいたことを、いろいろ確認しましたが、私の実力が稚拙のため、実操作はできませんでした。ただ説明していただいた内容は、ある程度理解できました。また、高度な使い方ということもわかりました。再度復習をしてみたいと思います。
またよろしくお願いします。

回答No.1

keithin

プロパティは確かに多くの場合，検索のために使用します。（そもそもそんなの使ってない場合の方がほとんどですが）

ワード文章のプロパティは，ワード２００３以前ではファイルメニューのプロパティ，ワード２００７ではオフィスボタンから配付準備のプロパティ，ワード２０１０ではファイルタブから情報から，それぞれセットできます。
プロパティ（情報）ダイアログの組み込みのプロパティの内，「作成者」や「作成日時」「印刷日時」といった値は自動でセットされますが，キーワードのような値はユーザーが個別に手動またはマクロを使って登録します。

カスタムプロパティ（ユーザー設定のプロパティ）は，「プロパティ名」「種類」「値」の３つをセットにして新規作成し，それぞれ値を登録します。
もちろん実際にダイアログを開いて手動でも登録はできますが，多くの場合はテンプレートに埋め込んだマクロに記入した内容を自動収集，登録させて，検索に役立てる使い方が現実的です。
たとえば「カスタマーサービスの応答記録」というテンプレートで，「日時」「対応者」「問い合わせ内容のカテゴリ」「回答ステータス」などをプロパティとして自動登録させ，あとで結果の集計に役立てるような使い方ですね。

２００３までのオフィスでは「ファイルを開く」ダイアログのツール▼ボタンから検索を開始し，プロパティの検索を行う事ができました。
２００７以降のオフィスではこの機能は廃止され，ウィンドウズ自体のインデックスサービスに統合されました。

お礼

keishin さん、ありがとうございます。
Wordのバージョンを明示せず、失礼しました。
説明いただいた内容は、理解できたようには感じていますが、私の実力が伴わず、実際にその操作を実行できない状況です。もう少し復習をしてみたいと思います。
またよろしくお願いします。