条件によってwordファイルの内容を一部変更したい

質問

どうか皆さんのお知恵を貸してください。

仕事でwordファイルの文書を作成しているのですが、オプションによって一部変更となるだけで、大半は共通しているので、これを自動化できないか、と考えています。
（オプションの有無を選択するだけで文書が完成するようにしたい）

色々と調べて、[差し込み印刷]や[フィールドコード]という機能があることまでは分かったのですが、どうも上手くできません。

Wordでこのような操作が可能かどうか、可能ならばどのような機能をどのように使えばいいのか、ご教示願います。

理想としては「excelでオプションの有無を選択、必要となる情報のリストを作成→wordの該当箇所で、excel内の特定セルを参照」ということができれば嬉しいのですが。

回答No.2

enunokokoro · ベストアンサー

No.1の回答者です。

Linkフィールドについては、こちら↓が仕様です。
http://office.microsoft.com/ja-jp/word-help/HP010263667.aspx

LinkフィールドでリンクしたExcelファイルなどは、保存先が移動
などで変わってもリンクを維持してくれます。
Wordファイルを一度閉じ、再度開くときにリンクの更新をするかの
確認がされますので、[ OK ]で更新をすれば、すべてのリンク先が
変わります。

閉じないで移動をした場合は、[リンクの設定]でExcelファイルを
指定しなおさないとなりませんので、Wordファイルを閉じてから、
再度リンクの更新をしたほうが楽だと思います。
自動更新しないには、数式などになっている値を参照する場合に、
移動後だと正しく自動更新しない場合もあります。
この場合でもWordファイルを一度閉じて、再度リンクの更新を行う
ことで認識されて自動更新してくれると思います。

WordとExcel側のそれぞれのファイルを更新するためには、開いた
ままでのファイルの移動などをしないで、Excel側のデータの編集
をする作業するようにしてください。
どうしても移動してから作業する場合は、どちらのファイルも一度
閉じ、再度開きなおしてリンクを再設定するようにして下さい。

他のフィールドであるREFフィールドやIncludeTextフィールドの
ブックマーク参照ができないのかお礼の最後に問われていますが、
基本的にExcelファイルの内容を参照する場合、OLE機能を使うので
Linkフィールド以外の参照は無理です。

このLinkフィールド機能を使わないで自動参照したいなら、Excel
のデータではなく、Wordファイルとしてデータを用意して参照する
ようにするしかありません。簡単なものならWordでも条件分岐する
ものを用意することも不可能ではありませんので。
（Excelほど簡単に設定できるものではないですが）
今後、この質問にはお礼などをされても追加回答しないと思います。
Word側のデータの作り方などは、別に質問しなおしてください。

お礼

ご回答ありがとうございます。
遅くなりましたが、教えて頂いた事を元に書類を作ってみようと思います。

ありがとうございました。

回答No.1

enunokokoro

必要となる情報のリストというのが、どのようなものなのか
見当つかなかったのですが。

特定の項目（オプション？）の有無で条件分岐するだけならば
フィールドコードのIF文とリンク貼り付け機能を使ってみて、
それで有無を判定して、特定のセルを参照してはいかが。

Excelの特定のセルをコピーしWordにリンク貼り付けすると、
以下のようなフィールドコードになります。

{ LINK Excel.Sheet.8 "Book名" "Sheet名!セル番地" }
セル番地の後ろには、貼り付け形式によって特定のスイッチが
ついている場合があります。
このフィールドコードを囲むように、新規フィールドコードの
挿入をする[ Ctrl+F9 ]キーを押すと以下のようになります。

{ { LINK Excel.Sheet.8 "Book名" "Sheet名!セル番地" } }
これにIFで条件分岐をするだけなので簡単だと思います
{ IF { LINK Excel.Sheet.8 "Book名" "Sheet名!セル番地" }="有無" 特定のセル "" }
特定のセルもリンク貼り付けで参照したセル番地にします。

有無によって空白にもなれば、セル内容にもできます。
この組合わせを幾つも用意するだけなので、設定は面倒ですが
難しくはないと思います。

お礼

回答ありがとうございます。

Linkフィールドコードの仕様が見つからず、試行錯誤しているうちに返答が遅れてしまいました。
申し訳ありません。

Linkを使ってみましたが
・Book名のアドレスが、相対パスで指定できない(ファイルの位置を変更したら、その度ごとに修正しなければならない)。
・自動変更のオプション\aを付けても、値が自動で変わらない。
と、望む挙動ではありませんでした。

希望としては、以下のような事がしたいのです。
・分岐条件、挿入する文面はexcel上で準備する(条件式の作成、その後の変更がしやすい為)
・エクセル上で準備したセルを参照する。
例([]内の値が、条件によって変動する)
ポンプ　重量：[15]kg
　　　　容量：[60]kW

[ref]や[intertext]等、よい方法があればご教示願います。