電話応対、相手の身内の不幸に対する返答の仕方

質問

電話やメール応対の仕方がわかりません。
シチュエーションは
取引先（さほど親しくない）の担当者の身内に不幸があったため、書類の提出期限が守れない（３日遅れる）との連絡をメールや電話受けました。

電話、メールそれぞれどのような対応をすればよいでしょうか？
『御愁傷様です。』もなにか違和感がありますし、『そういうことでしたら結構です』というのもなにかひっかかります。

何かよい回答方法はないでしょうか

回答No.1

katelyn · ベストアンサー

元オペレーターです。
「ご連絡頂きありがとうございます。種類の提出期限の事ですが、承知致しました。担当者様にはお身内に不幸がおありになったということで心中お察し致します。大変ご愁傷様でした。何卒よろしくお伝え下さいませ。」
というのはいかがでしょうか？
メールの場合は同様の内容で結構でございます。

お礼

助かりました。
早速回答します。
年に一回くらいこういうケースがあっていつも困っていました。
ありがとうございます。

回答No.2

katelyn

いいえ、どういたしまして^^
私は大手企業のオペレーターをしていましたので、秘書の方から言葉遣い、礼儀作法など、１年に渡り研修で勉強してきました。
これが１００パーセント正しいとは断言できませんが、少なくとも相手方には気持ちが伝わると思います。
なお、メールの場合はこういう場合は貴社ますますのご繁栄うんぬんの挨拶は省くのが良いと思います。文頭に拝啓○○、改行→この度は担当者様のご身内のご不幸、大変にご愁傷様でしたと、書き、今回はこのような不幸のおりですので、挨拶は省略させて頂きました、と書くのが良いと思います。