大手の電話応対&仕事でメール使用経験がない；_；

質問

大手企業に派遣され半月が経とうとしてます。大手も全てをPCでという仕事の仕方も初めてで恐怖感を抱いてます。

1.当然フロアは静かで、電話応対や聞きたい事を聞くにも目立って、どうしても声が小さくなってしまいます。
この雰囲気やシステムに慣れるにはどうしたら良いのでしょうか？

2.業務でメールを使用した事がなく、送受信の仕方やマナーに不安を覚えてます。
社員の方はお遊びメールもしてるようですが、派遣の私は…
返信が必須なのかや文面も気を使いそうです。(手紙の様に堅苦しく書く必要はないと何かで見た記憶はありますが)
受信チェックも常にしないと業務に差し障りがあるだろうし、でもこういう事に慣れていないので、要領よくできるか不安です。
メールで陰口とかもあるのでしょうね…怖い
メールの設定はしてくれたみたいですが、何も説明を聞いていません。

３.大手企業が初めてで、各部署の業務内容はおろか誰が何をしてる(担当)等把握できず、部署宛以外の電話がかかってきた時の対応ができず困ってます。
取引先なのかもわからない時があり、セールス電話を近くの方に助けてもらってしまい''電話応対すらできない派遣スタッフ''との印象を与えてしまいました。
基本的な事(名前や用件)は聞くようにしていますが、部署外の事や部署内の事でも何を担当されているのかわからず、
どこまで自分で聞いていいものか、誰に回していいものか分からないという情けない状態です。

不在となれば、伝言の有無や折り返し電話の要不要は聞きますが、これで良いのか自信をなくしてます。
不在でなくても細かい話の場合分からず取次ぎしかしてない状況で、聞くべきなのか迷う事もあります。

PCを使用しての仕事や電話応対なんて、今では常識的な質問で情けないですが、コツや暗黙のルールというか何でも結構です。教えて頂けませんか。

回答No.1

salmiyanousagi · ベストアンサー

慣れない職場で、とても気を遣っていらっしゃる様子が伝わってきました。

さて、１．ですが、これは、２や３の内容が改善され、周りの方とのコミュニケーションがもっと取れるようになったら、自然に解消すると思います。

２．ですが、まず、お遊びメール（私用のメールということ？）は、周りがしていても、やめましょうね。会社のパソコン、メール、電話は、仕事のためにあるものです。
想像するに、あなたが、社外の取引先などに、直接メールをすることは、基本的にないのでは？社内のメールなら、身内なので、堅苦しく考える必要は、ありません。簡潔に、分かりやすく、用件が伝われば良いのです。簡単な挨拶（お忙しいところ、恐縮です。お世話になっています。などなど）を一言述べてから、「早速ですが・・・」といきなり、用件を述べ、「よろしくお願い致します」で、閉めれば大体の用は済むと思います。
もっと複雑な用件や、社外へのメールで、不安や疑問があるなら、周りの方に、教えてもらいましょう。

３．は、私の経験ですが・・・まず、「よく電話がかかってくる取引先の名前と担当者の名前」を周りの人に教えてもらい一覧表を作りました。更に、自分の会社の部署や社員の名前や担当している仕事がわかる「あんちょこ」を自分で作りました。座席表とか、電話帳とか、ありますよね？そういうのを利用すると、整理しやすいと思います。
誰かが教えてくれるのを待っていても、ダメですヨ。是非、こちらから、攻めていってほしいなぁ、なんて思います。

それと・・・電話の取次ぎで、よく分からない話を、聞くのは、かえって相手に失礼です。結局、相手は、担当者相手に、また、同じ話をしなくてはなりませんよね？
どのような仕事の任され方をしているのかにもよりますが、今は、的確に迅速に取り次ぐことに専念されてはいかがでしょう？

こうして、悩みを相談されているということは、立派に向上心がある証拠。
自分で工夫できそうなことは、できるだけ、してみて、更に、周りの人にもどんどん助けてもらいましょう。（ただし、質問などは、できるだけ、簡潔にまとめてから、タイミングを見計らってね。）

徐々に、業務に慣れてくれば、今の悩みも、きっと、解消されることと思います。頑張って下さいね！

お礼

１.私もそう願っています。人見知りで慣れるのに人の何倍もかかるのでやはり不安は不安ですが。
部署には40代以上の男性社員ばかりで、30半ばの独身の私は''結婚''に対する嫌な言葉をいつ言われるかも実は気になっていて。
気にしないようにはしてるのですが、社員でない以上先入観で見られるのは避けられないですし…

２.具体的な書き方を教えて頂いて助かりました。
社外とのメールも発生しそうなのですが、その度に確認してもらっても「使えない」「面倒臭い」と思われないでしょうか？思われても仕方ないですが、１人で何もできないスタッフになってはダメですね。
勉強しながら質問もしていければと思います。

３.「あんちょこ」を作成する事を早速実践すべきだと焦りを感じました。
ただ座席表が古いままだったり、指導者も他部署の事等知らない部分もあるようで…せめて部署内の事と社内の大まかな事だけでも一覧にしてみます。

電話は分からないと感じたら、話を途中で止めてでもかわってもらう方が良いのですね。
今はかわってくれるかもしれませんが、席をはずされていたり全て任されたらと思うと不安で。取り合えず取次ぎに専念してみます。

１つだけお願いします。
打ち合わせ中の場合は「分かりませんので折り返し電話する」という切り方(?)でも構わないでしょうか？聞いてそのメモを残しかけ直す方が良いでしょうか？

やっとこの休みに頭の中が少し整理でき、足りない部分や反省点も見えてきました。
派遣先の方が、この半月間年齢の割に使い者にならないと思っていたかも知れず、明日から再度チャンスを下さればいいのですが…。

社風や仕事や女性社員(200名中２名)との休憩、派遣元との関係(指導者が派遣元に出向していた事があり実は誰を味方と思って良いか分からずやりにくい)等、沢山悩みがあって、やっとの思いで１日過ごしてますが、
周囲では仕事上色々進んで私だけついていけてなくて、産休代用の期間限定なのにやっていけるか自信がなくなって、気の休まる瞬間がなかったのですが、
丁寧に助言頂けて本当に本当に明日から出勤する勇気というか、気の重さが少し解消されました。

ありがとうございました。お時間があれば又相談にのって下さいませんか。厚かましいですね。ありがとうございました。

回答No.2

salmiyanousagi

乗りかかった船なので・・・
No.1のお礼に対するコメントを。

１．今時、30代の独身女性めずらしいでしょうか？もし、何か失礼な事を言われたら、「そんなレベルの人間」と、逆に見下してやりましょう。

２．同じ質問をしない。まず、自分の頭で考える。その上でなら、質問すること自体、問題ないと思いますよ。

３．もしも、余裕があるならば、「私が、新しい座席表を作ります！」なんて言えると、カッコいいですが・・・ま、無理せず、地道に行きましょう。

電話についてですが・・・逆（電話をしてくる人）の立場に立ったら、どうするのが一番、親切で適切か、分かると思いますが。
こちらの伝えたいことを、散々話したあとで、相手が、実は、その件は、分からないので・・・なんて、言ってきたら、カチンと来ませんか？
間違いなく答えられる用件以外は、相手が話し出したところで、すぐに、「○○の件でのお問い合わせですね？」などと大まかに確認し、「担当の者より、追って、ご連絡させて頂きます」、「お調べし、折り返し、ご連絡させて頂きますが、よろしいでしょうか？」などと、対応するのが良いかと。
もちろん、先方が、「担当の○○さんに伝えて」と伝言をしてきたら、それを受けて差し上げれば良いわけです。
「分かりませんので・・・」という表現は、学校ではないので、しません！ご注意を。（あえて言うなら、「申し訳ございませんが、私には、分かりかねます」です。プラス、何かフォローをお忘れなく。）

今の悩みの何割かは、気持ちの持ちようで、解消しそうな気がします。ちょっと、心配性過ぎるかな？まじめな方ですよね。それに、自意識過剰かも。
私にも、似たところがあるので、分かります。
自分で、少し、そのヘンのところを自覚すると、もっと、こうしたほうがいいかなぁ、とか、色々思えてくるかもしれません。前向きにね！

お礼

ありがとうございます。
「分かりませんので」は言ってはいけないのかと自分の無知さが恥ずかしくなりましたが、言葉使いの問題なのですね。でも、''分からない''と伝えてしまう事はいけない事なのかと、考えすぎる私は又悪い癖がでてしまいそうです。

確かに心配性です。自意識過剰な部分もあるかも。自分でも気にしないように人はそんなに他人の事なんか気にとめてない、と頭では言いきかせているのですが。
今の職場に勤務してやっと3週間で、何でも器用にこなす方ではない私はまだまだ業務や周囲の方と良い関係を築く事にも余裕がない感じです。どこか緊張というか気を張って、自分を抑えて…。
気楽にやってと言ってはくれましたが、派遣の身の私はやはり気楽になんてできなくて。

期間限定という点も将来に対して不安材料ですが、とにかく早速頂いた貴重なアドバイスを明日から実行していきたいと思います。

本当にありがとうございました。