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ISO-900の文書について
ISO-9001の事務局をしております、せいと申します。 先日、審査を受けました。その際に文書管理で指摘を受けましたが疑問な点がありますのでどなたかお教えください １、文書扱いにする物が漏れているとの指摘がありま した。 例：顧客から来た作業教育用の資料とか 工程をチェックするチェックシートとかです これらも文書として扱う必要があるのでしょうか ２、文書をレビューする、また必要に応じて更新し、 再承認すると要求事項の4.2.3の（ｂ）にありま すが、この要求事項の対応は顧客から支給された 図面を文書扱いにした場合はどんな方法があるで しょうか。 現在は、受付時に確認して登録台帳に登録してい ますが、古い図面も期間を決めてレビューする必 要があるのでしょうか。使用していない図面まで レビューした場合は膨大な工数がかかります。 宜しくお願いします
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せいさん prinskyです。 > 受付したままでバージョンアップしていない > 図面はやはりある時期を決めてレビューをす > る必要ばあると思います、なにか簡単にでき > る方法はないでしょうか この部分だけレスポンスです。 それほど難しく考える必要はないです。 使用するときに最新版の識別を使用する のが最もよいでしょう。 作業が多いとか、やれないのはやる意味が わからないからです。 逆に使用しなければならなくなったら 否が応でも最新版の確認をしなければ 使用するのは怖いですよね。 意味なく更新するのでなく、意味がある 更新、レビューをするように考えてはい かがでしょうか？
- 参考URL：
- http://www.isosoken.com
はじめまして １．の質問について具体的に述べます。 顧客または外部発行の文書は外部文書として管理する必要がありますが、ＩＳＯで要求されているからという理由で管理をするのではなく、あくまで、必要又は管理した方がメリットがあるという意識で実施された方が良いです。 たとえば顧客から発行された文書の中で、チェックシート等、都度顧客へ提出する必要がある文書を旧版を使用して提出した場合、最新版で再提出という例もあります。 よって、そのようなケースは外部文書の最新版管理等（方法は自由）が必要となってくると思います。 また、工具を販売する商社等が都度発行するカタログも必要性によっては外部文書登録し管理した方が良い物もあるかもしれません。 その他、設備の取扱説明書等、 いずれにしても要求はあるのですが、その前に管理する必要があるかどうかでまず検討された方が良いと思います。 必要性の低い物は管理の程度を下げる、まとめて管理する等とし、必要がある物は社内文書と同等の管理を実施すれば良いと思います。 ２．のレビューについては当社は実施していません。 実施する必要が無い事を確認し、規定に実施しない事を明記しています。 最後にＩＳＯの取得及び維持が目標となるのではなく会社の継続的改善が目標なので管理が必要、又はメリットのある方法を模索して実施していく事が、ＩＳＯをツールとしてうまく使いこなすコツではないかと思います。 長くなってすいません。
お礼
PDCAさんアドバイスありがとうございます たいへん参考になりました。アドバイスを基に管理方法を構築したいと思います
こんにちは 弊社では、改訂する必要のない図面を定期的にレビューをすることはしてません。 逆に必要性がでれば改訂してますので。。 的が外れていましたらすみませんが弊社の取り組みを参考までに。 弊社でも過去の膨大な旧図面が未整理のままです。過去に残された訳の分からない図面 だけど重要だと思われる図面もたくさんあります。それらの図面に対してメリハリを付ける 為、今は品質方針展開の活動項目に「図面の５Ｓ」を乗せて目標管理で展開しています。 最初はいるのかいらないのか、必要なら必要な時に取り出せて、要らないのなら捨てるのか いつまで保管するのかなど、メリハリを付けながら今は１枚１枚を整理している段階です。 特に急ぐ話ではないので、ムリのない計画を立てたつもりです。続けて行けばいつか終わると肩の力を抜いて取り組んでいます。少しずつレビューしながら継続的改善をして行き、最終的には簡単な方法で管理して行ければと思っています。
お礼
風さんアドバイスありがとうございました どこでも悩みますね、アドバイスを参考して効率的な 管理方法を構築したいです。
せいさん、こんにちは！ 1に関して しっかりお聞きできていませんので、一概に言 えませんが、基本的には文書管理する必要がな さそうなものでしょう。 ２、基本的にせいさんが現状やっているやり方 であっています。 文書の捉え方として、古い文書の改訂のも のであればそれは一つの文書でバージョン が異なるという捉え方です。 ですので、古い顧客図面はレビューしなく ても良いです。 文書扱いにする基準をまず考えてください。 文書とは、改訂があるもの。改訂を管理しな ければならないものです。 逆に海底を管理せず、証拠として残していく のが記録になります。
- 参考URL：
- http://www.isosoken.com
お礼
prinskyさんありがとうございます 旧バージョンはレビューしないで良いと思いますが 受付したままでバージョンアップしていない図面は やはりある時期を決めてレビューをする必要ばあると 思います、なにか簡単にできる方法はないでしょうか
1.必要あり。 理由）品質に影響を与えるため。 2.顧客から支給された図面は品質文書。 理由）品質に影響を与えるため。 再承認が必要か否かは、御社が決めることです。 方法は、受領印で承認するとかが簡単です。 （顧客支給なら通常は再承認は不要ですよね？）
お礼
ｋ１さんありがとうございます やはり教育資料等は文書として管理しなければならないですね。要求事項に再承認がありますが当社で決めていいのでしょうか
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お礼
prinskyさんアドバイスありがとうございます まったくその通りです、使用時は最新版の確認をしないと使用できません。アドバイスを基にあまり手間がかからない方法を考えたいです。