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言いたい事を上手く伝えれず、上司が理解に苦しむ
今、入社して5年目で、自分がプロジェクトリーダーとなって進める仕事も増えてきました。途中報告を事業部長に報告する機会があります。私も一生懸命伝えようと思い伝え、上長も一生懸命聞いて理解をしてくれようとしているのですが、「つまり、伝えたいことは・・？」という風になってしまうことがあります。。。 ロジカルシンキングや情報伝達力を鍛えたい、もしくは、どんな伝え方をすれば、きちんと伝わりやすくなるのか、おすすめの方法があれば教えて欲しいです。
- konnitiwanwan
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- eroero4649
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昔の軍人さんの話ですが。 お偉いさんに提出するための10ページの報告書を提出したら、上司が「こんな長いのをお偉いさんに読めといえるか。半分にしろ」と突き返されました。半分にしたら「まだ長い。3ページにしろ」とまた突き返されました。苦心して3ページにしたら、「1枚にまとめろ」といわれました。どうにかこうにか1ページにしたら、「これでよい」といわれたそうです。 その上司の上手いところは、いきなり「1ページにまとめろ」といわなかったことです。もし10ページを1ページにしろといわれたら途方に暮れます。でも、10ページを5ページに、5ページを3ページに、3ページを1ページにすることはできます。そしてその1ページには10ページ分の情報が詰まっていますので、もしお偉いさんから「これはどういうことだ？」と聞かれてもスムースに説明することができます。 ですから、言いたいことが10あったらまず5にしてみて、3にしてみて、そして結論としての1を出して、上司にはその1となった結論を報告するのです。もちろん上司からは「なぜそうなんだ？」とか質問が来るでしょうから、そのときにその理由を説明するのです。 仕事の報告は、演繹法ではなく、帰納法です。「まず結論ありき」です。
お礼
アドバイスありがとうございます！ 言われてみれば、全てを伝えようとしてしまっていました。細かい話も言ってしまっているので、10⇒5⇒3⇒1にして、話すことを心がけます。
- athlonxp1800
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最初に結論を話してその後に状況を説明する。 状況の説明が上手く出来ないのであれば、言葉のボキャブリティが少ないのが原因かもしれません。 小説を読むと普段使いする言葉（ビジネス言語を含む）が広がり話術と文書作成能力が上がります。 東野圭吾とかの読みやすいのでお勧めします。
お礼
アドバイスありがとうございます。 おっしゃる通りです。。日本語おかしいよ！って言われることもあるので、ボキャブラリーを増やせるように小説を読むようにします。
- 山田 太郎（@f_a_007）
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Q、おすすめの方法があれば教えて欲しいです。 A、下向法＋上向法。 「下向法＋上向法」ってのが、最も一般的なやり方かと思います。 【下向法】 プロジェクトの現況ってのは、色んな要素・部品の集合体です。まず行うことは、プロジェクトの現況を出来るだけ細かくバラした上で、その要素・部品一つひとつを吟味することです。成功に導く上で重要な要素に赤いタグを付け、大して重要ではなくて無視できるそれには白。少し変化させれば重要になりそうな要素には黄色。こういう吟味をしつつ赤と黄色とが指し示すプロジェクト成功の鍵となる抽象的概念の一言に向けてひたすら下向していきます。 プロジェクトの現況を報告する上で大事なことは、かかる下向の末にプロジェクト成功の鍵となる抽象的概念の獲得に成功することです。 【上向法】 さて、下向の結果に手にした抽象的概念をもって、現況は「こうだ！」と報告することほどに愚かなことはありません。報告に当たっては、下向の過程で切り捨てた白タグに変わる新たな要素・部品を当然に発見していることが求められます。また、黄色タグを赤タグに変化させる術も見つけていることが必要です。そのための下向なんですから・・・。そういう新たな部品と幾つかの部品の改良を通じて下向の結果手にした抽象的概念に生き生きとした現実の姿を与えること。これが、抽象から現実への上向過程です。 このように、プロジェクトの現況のバラシと再組立てってのを常に行う立場にあるのがプロジェクトリーダー。頑張ってください。 ＞どんな伝え方をすれば、 ＞きちんと伝わりやすくなるのか、 ＞おすすめの方法があれば教えて欲しいです。 報告の技術的な工夫よりも＜プロジェクトの現況のバラシと再組立て＞の質の確保を！ ＞糸は一度や二度撚り合わせても、糸は糸である。 ＞しかし、それを幾度となく繰り返せば、糸は糸でなく紐となり綱となる。 ＞いわゆる「量から質への転化の法則」の発現である。 そして、＜プロジェクトの現況のバラシと再組立て＞の質を確保するには、いかにプロジェクトの分析と演繹とを行う回数を蓄積したか？その経験量をいかに蓄積するか？ 頑張ってください。
お礼
アドバイスありがとうございます！ また、凄く詳しく書いてくださってわかりやすかったです。 「下向法＋上向法」初めて聞きました。話し方だけでなく、プロジェクトの動かし方のアドバイスまでありがとうございました。
- umaibouumai
- ベストアンサー率24% (36/150)
方法、手段ばかりを伝えようとしていませんか？ まずは結論からブレイクダウンし、最後に結論でまとめれば良いと思います。 PREP法という方法があるのでご参考になれば幸いです。 http://www.foster1.com/article/13577413.html
お礼
アドバイスありがとうございます！ 最初にきちんと結論を伝えることをしていなかったので、上長も何を汲み取ればいいのかわからなかったのですね。PREP法を身につけれるように意識して心がけます。
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