製品安全データシートはどうしてますか

質問

当社は、ファイリングして、顧客から要望があれば、
製品安全データシートの有無を調べ、日にちを調べ、納入先に必要なら、最新の製品安全データシートを再提出してもらったり。

顧客から、使用化学物質の調査依頼がきたら、その項目と製品安全データシートを見比べるといったことをしています。

製品安全データシートを受け取った時点で、
日付、製品名、組成成分、CAS-NOを、エクセル等に入力して製品安全データシートとは別に管理した方が良いと思うのですけど、どのようにしていますか？

専用ソフトで管理しているのでしょうか？
エクセルなどで管理しているのでしょうか？
それとも、当社のようにファイリングだけでしょうか？

回答No.3

takuranke · ベストアンサー

＞製品安全データシートを受け取った時点で、日付、製品名、組成成分、CAS-NOを、エクセル等に入力して製品安全データシートとは別に管理した方が良いと思うのですけど

その労力が見合うほど頻繁に確認する必要があるなら、データ化したほうがいいと思いますが、
それでも、いちいちエクセルに転記は面倒だと思いますね（転記間違いがあるかもしれないし）。

やるなら電子文書化してインデックスつけて、検索を容易にしたほうが早いと思いますけど、PDFだと重いので、それ以外の電子文書にしたほうがいいかと思います。

インデックスはカテ別と五十音で検索できるようにするなど。

私の勤め先は富士ゼロックスのドキュワークスを使用しています（製品安全データシートは扱っていませんけど）

エクセルに転記する手間よりかはスキャンしてインデックスつけたほうが楽だとは思います。

お礼

回答ありがとうございます。

回答No.2

dada4533

全製品ＪＡＮコードで管理しています。
(1)製品に表示必要項目
品番・主素材・成分1～5必要とされる項目・生産国・製造工場・外装包装・連絡先などは表示します。

(2)問屋・小売業などには(1)以外に製品の成分（材質1.2.3.など）・耐久試験（試験日付と検査企業）・付帯説明。
「特に新発売の時に製品データーの詳細が必要の為に提出用ホームで」
などデーターベースで管理しています。（提出先が多数ある為に）

エクセルでもデーター管理できますが、ＪＡＮコードー発行も兼ねて専用のソフトを作りました（業者に自社オリジナルソフト依頼）。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

独自製品ではなく、顧客がほとんどの必要部材を支給してくれますが、それ以外の製品をストックするケース、床のペンキ、製品に記入するマジックのインク、製品の洗浄に使う溶剤等は当方で購入して生産にあたっていて、それらの調査依頼が来ます。

ですので、エクセル位でも良いかなって思ったしだいです。

回答No.1

CC_T

御社でのルーティンに合った使い方をすればいいのですが、問合せ数が多いなら別として、項目数が多いといちいち成分など入力していくのは手間すぎます。

ExcelでもAccessでもいいですが、製品仕様毎に品番を定めて各品番＆品名をリスト化し、そこに品番をつけて特定のフォルダに保存したファイルへのリンクを貼っておくのも一つの方法です。紙ファイルはスキャナかけてPDF化。最近の多機能コピー機でもPDFデータも作れたりしますね。

薬品などデータシート要求が予想される物は、初回の品番登録時にデータシートを要求してリンク貼っておく。
品番末尾に改定記号を付けておけば、途中で仕様が変わったものも判別しやすいでしょう。

お礼

回答ありがとうございます。

補足

顧客の２社は、毎月、前月生産した製品に対する問い合わせがあります。
他の顧客では、その顧客のまた顧客から、製品を海外向け(EU)に出す製品を受け、
急遽必要になるというのもあります。

平均すれば、月に３回位の問い合わせがあります。
製品安全データシートを保管している部署より、顧客からこういった調査依頼が
来ているので調べて欲しいとのことで、都度、ファイリングを渡され、エクセルとにらめっこです。