業務量オーバーなのを上司に理解させるには？

質問

自分の部署は、今、上司(トップ)から残業をなくせと言われています。
上司の目的は「残業をなくす」「今の時代は幅広く業務をこなす、この職種はこれしかやらないというのは時代遅れ、そして他の会社の同職と比べてNo.1」とかです。
私達職員も「残業をなくす」というのは一致しています。
今までに、業務の見える化、マニュアル化、システム化など、あらゆる工夫をしましたが
残業発生します。
業務量が多いんだと思います。
加えて、浅く幅広い業務内容の為、知識はあれこれ要求され、質は高まらず、知識も深まらないのです。
今までの改善の取り組みを報告しても「やり方が悪い」としか言われません。
第三者の業務こーディネーターなどの専門職が言わない限り難しいかもしれません。
私達は、他部署の仕事も移行されます。その、他部署がやる気が無いとか、上司にとってはご機嫌取りたい部署などの理由で。
なので、残業するか、あるいは残業しないには、増員しかないと思ってます。
が、会社として減収になってるので容易に増員とはいかないでしょう。
そこで、1・どうしたら業務改善したが残業発生することを理解してもらえるでしょうか?
2・業務改善方法で、マニュアル化、システム化、業務の廃止、など以外の画期的な方法は何かありますか？
※適材適所がうまくできていません。しかしそこは女性が多い職場、人間関係があり、理想的にはいかないのです。
3・減収を補うべく新たな戦略を提案する。今の業務プラス、これとこれも引き受けます。
そしてそれは増収に繋がります 代わりに増員希望というのはいい案でしょうか？
色々なアイデアや意見が欲しいです。
このままだとみんな心身ともに疲れ果ててしまいます。

回答No.5

Ice-Trucker · ベストアンサー

下記に回答した者です。

＞残業は、やはり、他社へ送る請求書作成など、
＞相手方に迷惑かかる作業もあるので、
＞残業せずに帰ってしまうことは出来ず…。
＞何と言われようが、残業してやれ！と 開き直ってしていたところ、
＞リーダーが強く叱られ、このままではリーダーのメンタルが
＞おかしくなるのでは？？と思いまして。
＞パートさんは帰してますが、社員は隠れ残業しています。

そうやって社員ががんばるから、だからなおさら状況が改善しないんでしょう。
そういうところは、よくも悪くも日本人ですよね。

私は米国企業で働いていて、部下がアメリカ、インドと中国にいるので、もし「残業ゼロ」とか言った場合は、彼らは本当に残業はしないでしょうね（私たちは残業と言う概念がなく、年収ベースですけど）。

残業しないで、取引先の相手に迷惑をかけたり、業務に支障が出てこそ、「残業ゼロは無理なのか？」と上層部は気づきますよ。あるいは、「残業ゼロにすると、本当に効率化が必要なんだな」と気づくはずです。今の状態は、「残業ゼロを達成しそうだな」で終わりです。

上司からの提案は、失敗するのを見せてこそ修正されるもの。ムリにがんばって達成しても、負担は社員に残るだけです。

お礼

再度コメントありがとうございます。
お礼が遅くなってすみません。

日中に全て仕事終われない。 あれもこれもと詰め込みすぎてミスも出るし、範囲が広くて覚えきれないし質も高まらない と言うことを今まで伝えても、お前等の考え方が悪い、外の会社に見学に行って良いもの盗め もっと視野を広くしろなどと行って聞き入れて貰えません。
宗教の洗脳ではないですが、本当に自分達のやり方が悪いのか、もっと頭のいい人がやれば素早い手順で出来るのだろうか？ とどうしても疑問が残るんですよね。自分達が悪いのか？と。
その結果、何か試みようとしている
すると上司はどうした？出来たか？ なぜ出来ないんだ？の繰り返しで。
これだと職員のモチベーションも下がる一方で、指導も出来ないですよね。
残業をする事をすれば業務は終えても体に負担もくるし私生活も犠牲になる。
部署全員で、断固 出来ません！を訴えないと答えは出ませんよね。
そうしてみます。

回答No.4

key00001

1・どうしたら業務改善したが残業発生することを理解してもらえるでしょうか?

算数レベルの問題です。
残業が発生する部署で、業務を効率化すれば、残業を無くすことは出来ますよ。
しかし、そこに「幅広く業務をこなす」を足し算すれば、また残業が発生します。

即ち上司の要求は、「箱を小さくした上、もっと大量に詰め込め！」と言う矛盾です。
従い、質問者さんは、「両立は不能です。どちらを優先するか、指示して下さい」と言えば良いのです。

「その両方をやれ！」は、上司が出してはいけない指示であり、もしその様な指示があった場合、部下は絶対に受けてはいけない部類の指示です。

更に言えば、専門業務などであれば効率化がしやすいですが、「浅く幅広い業務内容」では、マニュアル化等は困難です。
医師に「法律事務所と建築事務所と会計士業務もやれ！」などと要求しても、無茶なんです。

まあ中小企業の社長さんなら、「営業のトップで優れた技術者でもあり、おまけに経理や法律にも明るい」なんてのはゴロゴロしてます。
但し、せいぜい２～３期務めて終わりのサラリーマン社長と違い、２０～３０年は社長をやるのが当たり前の中小企業では、「社長のプロ」「その会社の圧倒的Ｎｏ．１」で当たり前です。

サラリーマンでも２～３を兼ね備えた優秀な人材はいますけど、しかしそれを一般化・マニュアル化するなど不可能です。
そんなコトが可能なら、どんな会社でも発展するし、誰もがビル・ゲイツになれるってコトです。

違う言い方をしますと、そんな無茶な要求をする上司も、上司自身が出来ないコトを要求してるんです。
もし出来るなら、既にやってるハズだし、やってりゃ異例の大抜擢で、今頃は社長になってても不思議じゃありません。

でも実際は、上司の同期などと、同じくらいのポジションなんでしょ？
すなわち、上司自身が「他の会社の同職と比べてNo.1」なんて言うカッコ良い存在でもないワケです。

上司が「他の会社の同職と比べてNo.1」なら、上司に従えば、ソコソコ間違いないとは思います。
しかし、自分がそういう存在じゃない人物が、よほどの逸材じゃない限り、業界Ｎｏ．１を育てられるワケもないのですよ・・。

自分や出来なかったコト・やらなかったコトや、自分の理想論を、部下である質問者さんらに押し付けてるだけです。
質問者さん達は、「これ以上、どうやって良いか判りません！具体的に指示して下さい！」と言えば良いですよ。

上司にも答えられません。
「自分に出来ないことを、部下に要求しないで下さい！」と言えば良いでしょう。

無能な上司は「自分で考えろ！」なんて言いますが、「考えても判らないから聞いてるんです。教えてくれるまで、引き下がれません！」と、譲らないで下さい。
法律上も、会社や上司は、部下に指示した内容に関しては、必要な指導や教育を施す義務があるのですよ。

新たな戦略の提案なども、上司にやらせりゃ良いでしょう。
さもなきゃ質問者さんの仕事が増えるだけで、更に、残業が増えますよ。

お礼

回答ありがとうございます。

上司は現場の状態など分かってないくせに、何か情報をキャッチすると、何でもかんでも、よし！うちでもやろう！と新規の仕事を請け負って我が部署へ指示します。
よそでもやってると、うちもできる！と負けず嫌いでもある？？けど、世間体を気にするというか… うちも！うちも！と いう人で。キャパオーバーだと言ってても いや、やり方を工夫しないから出来ないんだ としか言いません。
おっしゃるとおり、医師に、法律事務所もやれと言ってるようなもんなんですよね。

何度も状況報告に行っても、出来ないと言っても、激怒され、どこかに研修言ってこいと言います

これはこちらも同様に諦めず、出来ないと言うことと、どうしたらいいか方法を教えて下さい とねばり強く言うしかないですね。
もう少し言い続けてみます。

回答No.3

marinke

mensorieさんの質問を拝見しましたが，もう少し踏み込んで考えたらよかった(^・^)
先ずＲＭＳを徹底してください。「他の意味もあるが一応下記のように実行する」
Ｒ＝(1)書類(2)記録(3)録音と判断してください。
Ｍ＝(1)処理(2)管理(3)経営（あれこれと準備をする）と判断してください
Ｓ＝(1)仕組(2)系統(3)組織と判断してください。
例えば給与担当者が突然辞めました。その後に後任者がきました。そうして引き継ぎ書を見せました。すると殆ど聞かずに給与支払いまで行いました。この事で応援する人も，当人も残業なしです。これは残業は無し，しかも残業代と云う変動費の削減になりました。よく考えたら無駄がないでしょう？

次に，創意工夫・改善提案・無駄を省く・整理整頓・経費節減。頭にざっとこれだけ浮かびました。
(1)創意工夫・・・・新しい物事を考えだす。新しい思い付き。独創的な考え。これらを意識させる。
(2)改善提案・・・・悪いところを改めてよくする。例えば電算機の連帳を一階の倉庫においてあった。これを二階の電算室のそばにお置くことで無駄な時間が省けた。
(3)無駄を省く・・・・今まで必要書類ロッカー迄２０歩であった。これを２歩つまり机のそばに移動した。この事で時間が削減された。
(4)整理整頓・・・・書類の整理が悪く，いろいろな処に置いていると探している時間が多かった。これを１ヶ所に纏め同類の書類をまとめた。これによって探している時間が削減された。
(5)経費節減・・・・今までボールペンの芯を自由に上げていた。それを２本にした。また，鉛筆は長さ３ｃｍのものと交換で上げた。社内便箋を１冊上げていた。それを必要枚数にした。(5)の実行で事務用品の節減になった。

私は思います。何かを実行するにしても，まとまりのない言葉使いが多い。何時・何を・どうする。この言葉も実行もしないから，何をしても中途半端で終わっているように思います。

例えばこのような例がありました。私の会社は大会社であり，ある商品の販売部門だけ，他社と当番制で発表会がありました。その準備で会場の天幕・垂れ幕・机から垂れる名前・成果発表で賞状を渡します。これとてプロへ依頼すると１枚で８，０００円大で１２，０００円このセットを２０枚くらいお願いするのです。だから全ての毛筆揮毫料金が２００，０００円になるのです。この無駄をなくしようと私が習字の先生を名乗り出たのですが，残業にしなければ，嫌だと云うのです。

私は思いました。将来定年退職になった時先生をして月謝が入ると云うと。３０年も先の話は夢物語と誰も参加しませんでした。会社も３０年後には元を取るのだから残業１時間でもつけさせたらいいのに結局は，偉い人も従業員も今現在の事しか考えていないのです。

最後に毎月投票箱に入っている物を検討して優秀な者には賞状と記念品をあげ誉め称えるのです。そのことで皆さんが意欲をもつのです。

これからの時代は頭で考え体で実践するのです。それが会社に貢献した形となって大きくなるのです。終り。

お礼

回答ありがとうございます。

ＲＭＳ ですか。
初めて聞きました。 その他、様々なキーワードと、具体例をあげていただきありがとうございます。
自分では、様々な業務の手順など見直して、これ以上詰める余地はないと思い、さらに、新たなアイデアが湧いてこないし、頭がフリーズ状態で困ってました。 再度、再度、お返事に書かれてた事を一つ一つ見直してみます。

回答No.2

Ice-Trucker

あなたの上司の言っている事は、安い人件費で幅広く業務を広げ、No.1になれって事ですね。

残業なしが前提なら、いかなる理由でも業務が遅れようが残業なしにしたらどうですか。そして、業務の遅れを見せて、どうしても残業か増員が必要だと認識させる。簡単に言えば、言われた通りにやって失敗してみせて、相手に納得してもらう。

業務の効率と言えば、日本企業(私は日本企業、外資で働き、現在は米国で米国企業で管理職)はどうでもいい事、本質ではない事にこだわりますね。例えば、書類の、ですますの文章体とか。メールでのお疲れ様ですとか。パワポをきれいに制作し過ぎとか。そういうものすごく小さい事が積もってムダになっています。

仕事に本質ではない事は、スバつとやめて、本質だけに集中する事。

お礼

回答ありがとうございます。

残業は、やはり、他社へ送る請求書作成など、相手方に迷惑かかる作業もあるので、残業せずに帰ってしまうことは出来ず…。
何と言われようが、残業してやれ！と 開き直ってしていたところ、リーダーが強く叱られ、このままではリーダーのメンタルがおかしくなるのでは？？と思いまして。
パートさんは帰してますが、社員は隠れ残業しています。

本質 という視点で業務見直して見ますね。

回答No.1

z2man55

１＆２は、文面でのみの従業環境下では不可能でしょぅ・・・。
３は経営ステージ＆レベルでしか為せないと思います、ボトムアップが機能していると信じて。
徒労を前提で、無駄でも提案してみますかぁ !?

４として、ドラッカーの著書でも上司とやらに１０冊進呈するとか・・・。

お礼

回答ありがとうございます。

そうです。
確かに、増収に繋がるような提案は、自分達の業務を増やす危険性が高いのです。 これは賭け
でも賭けなんてしてる場合ではないんですよね。
一応 同僚と詰めてみますが。