ファイルの背表紙番号について

質問

事務をされている方にお聞きします。
会社のファイルで背表紙に
１　○○部　○○課
２　○○部　△△課
３　○○部　○△課
４　△△部　○○課
５　△△部　△△課
６　△△部　××課
・・・・・・
という課別に作られた資料のファイルがあります。
(１～１００位まで揃っている）
(1)この度、組織変更で○○部××課が新規に設立されたとすると、本来なら３と４の間に入れたいのですが、４以降の番号をずらして作り直すのも大変な場合、あなたの会社ではどのようにしていますか？
(2)また１の○○部　○○課が５の△△部　△△課と統合された(課名は△△部　△△課)場合１のファイルはどうしていますか？
(3)６の△△部　××課が、名称変更で○○部　××課になった場合(業務内容、人員等の変更は一切なく)どのように対処しますか？
初歩的でわかりにくいかもしれませんが以上(1)～(3)の回答を宜しくお願いします。

回答No.1

chie65536 · ベストアンサー

番号を
１１　○○部　○○課
１２　○○部　△△課
１３　○○部　○△課
２１　△△部　○○課
２２　△△部　△△課
２３　△△部　××課
３１　××部　△○課
３２　××部　□□課
（以下略）
にしています。

なお、１つの部に課が１０以上になる可能性があるなら
１０１　○○部　○○課
１０２　○○部　△△課
１０３　○○部　○△課
２０１　△△部　○○課
２０２　△△部　△△課
２０３　△△部　××課
３０１　××部　△○課
３０２　××部　□□課
にします。

(1)
「１４　○○部　××課」のファイルを増やします。

(2)
ファイルはそのまま。
「○○部　○○課」を縦線１本で消し、横に「平成○年○月まで。平成○年○月から△△部　△△課に組織統合」と書いておきます。

(3)
これは名称変更だけでは済まないですね。所属する部が△△部から○○部に変わったので、担当部長も変わるし、△△部も、○○部も、組織が変更されている状態です。

まず「△△部　××課」のファイルはそのまま残し「△△部　××課」を縦線１本で消し、横に「平成○年○月まで。平成○年○月から○○部　××課に組織異動」と書いておきます。

そして、新たに「１４　○○部に××課」のファイルを増やし、横に「平成○年○月から。平成○年○月以前は△△部　××課」と書いておきます。

－－－－－

時間が経って古い人が減ったり、新人が増えると「過去、○○部××課は△△部××課だった」と言う情報は徐々に失われていきます。

そんな状況で、契約書に「△△部××課」（△△部××課は今は存在してない）と書かれた、５年契約の古い契約を更新しなければならなくなったとしたら？

ファイル棚の「△△部××課」と書かれた（「△△部××課」の部分は１本線で消されてるけど）ファイルを見れば、当時の資料は、その中の５年前の年度のファイルにあるだろうし、横に「○○部　××課に組織異動」と書いてあるので、現在の「○○部　××課」に行けば、当時の担当者か、引き継ぎを受けた人物が居る筈。

原則は「当時の物は当時のまま残し、異動、変更を容易に追跡出来るように、履歴を追記しておく」と言う事。

「部課が統合されたから、ファイルも統合」は「後から訳が判らなくなるから、やっちゃダメ」です。

回答No.3

ojisan-man

ご質問の趣旨から外れる回答で恐縮なんですが・・・

そもそもそのファイルって普段使ってます？
１００にも細分化されたセクションごとのファイルって、何に使うのかそちらに興味があります。
（少なくとも１００近い数の「課」があるような大組織ということですよね）

「課」ごとに記録を紙ベースで綴じこんでいるということでしょうが、それを何十年も同じファイルの中に残していくやり方が不思議です。
法定帳票であったり、法務リスクの観点から長期間残す必要がある資料なら、一定期間ごとにまとめて、一括して別途保存（この場合金庫の奥で永久に眠ることが多いですが）した方が良いように思います。

あえて紙ベースで残すわけですから、後から組織が新設・統合されるとこういった問題は発生します。
しかし多少順番や通番が前後しても、目で識別できるところが紙の資料の利点でもあります。

大変差し出がましいようですが、まずはファイルの数を減らすところから検討されてはどうでしょうか。

回答No.2

chie65536

追記。

基本の基本ですが「部課ごとの番号」は
・一旦決めたら変更しない
・中間に増える可能性があるなら、増やせるようにする
・無くなった部課はそのままにして欠番にする
が重要です。

なので「通し番号で１から連番にしちゃった時点で失敗」です。

被害(手直しする作業量)が大きくなる前に、何とかした方が良いでしょう。