ファイルの背表紙番号について

質問

事務をされている方にお聞きします。
会社のファイルで背表紙に
１　○○部　○○課
２　○○部　△△課
３　○○部　○△課
４　△△部　○○課
５　△△部　△△課
６　△△部　××課
・・・・・・
という課別に作られた資料のファイルがあります。
(１～１００位まで揃っている）
(1)この度、組織変更で○○部××課が新規に設立されたとすると、本来なら３と４の間に入れたいのですが、４以降の番号をずらして作り直すのも大変な場合、あなたの会社ではどのようにしていますか？
(2)また１の○○部　○○課が５の△△部　△△課と統合された(課名は△△部　△△課)場合１のファイルはどうしていますか？
(3)６の△△部　××課が、名称変更で○○部　××課になった場合(業務内容、人員等の変更は一切なく)どのように対処しますか？
初歩的でわかりにくいかもしれませんが以上(1)～(3)の回答を宜しくお願いします。

回答No.1

chie65536 · ベストアンサー

番号を
１１　○○部　○○課
１２　○○部　△△課
１３　○○部　○△課
２１　△△部　○○課
２２　△△部　△△課
２３　△△部　××課
３１　××部　△○課
３２　××部　□□課
（以下略）
にしています。

なお、１つの部に課が１０以上になる可能性があるなら
１０１　○○部　○○課
１０２　○○部　△△課
１０３　○○部　○△課
２０１　△△部　○○課
２０２　△△部　△△課
２０３　△△部　××課
３０１　××部　△○課
３０２　××部　□□課
にします。

(1)
「１４　○○部　××課」のファイルを増やします。

(2)
ファイルはそのまま。
「○○部　○○課」を縦線１本で消し、横に「平成○年○月まで。平成○年○月から△△部　△△課に組織統合」と書いておきます。

(3)
これは名称変更だけでは済まないですね。所属する部が△△部から○○部に変わったので、担当部長も変わるし、△△部も、○○部も、組織が変更されている状態です。

まず「△△部　××課」のファイルはそのまま残し「△△部　××課」を縦線１本で消し、横に「平成○年○月まで。平成○年○月から○○部　××課に組織異動」と書いておきます。

そして、新たに「１４　○○部に××課」のファイルを増やし、横に「平成○年○月から。平成○年○月以前は△△部　××課」と書いておきます。

－－－－－

時間が経って古い人が減ったり、新人が増えると「過去、○○部××課は△△部××課だった」と言う情報は徐々に失われていきます。

そんな状況で、契約書に「△△部××課」（△△部××課は今は存在してない）と書かれた、５年契約の古い契約を更新しなければならなくなったとしたら？

ファイル棚の「△△部××課」と書かれた（「△△部××課」の部分は１本線で消されてるけど）ファイルを見れば、当時の資料は、その中の５年前の年度のファイルにあるだろうし、横に「○○部　××課に組織異動」と書いてあるので、現在の「○○部　××課」に行けば、当時の担当者か、引き継ぎを受けた人物が居る筈。

原則は「当時の物は当時のまま残し、異動、変更を容易に追跡出来るように、履歴を追記しておく」と言う事。

「部課が統合されたから、ファイルも統合」は「後から訳が判らなくなるから、やっちゃダメ」です。