仕事の資料作成後、担当者へ保管、管理？

質問

以前、知り合いの作業者の話を聞いて次のことを

仕事の作業上、作業手順書では製品の部分を調整個所がわからないので、資料（会社のパソコンで作成した）を（調整個所用）作成して残した場合、作業担当主任者に連絡し、仕事の資料として整理してもらうほうがよいでしょうか。仕事の資料用保管専用に管理するパソコンへ移行してもらうようにすれば、
以後、同じ得意先のお客の仕事の作業が依頼されたとき、スムーズに作業でき、幾分は効率よく準備される

と考えられます。

たとえば、派遣会社の営業は派遣先が一流会社で作業手順書やその他の必要な文書・資料などが整備されていると思うから、安心して作業できると言われて、実際、派遣されてから作業手順書はあるけれど、その他の調整用図面（調整個所、調整レベルなど）が各作業者の作成した（手書きのノートなど）がある場合とない場合があり、実際に現場で仕事をしないとわからない。　

　皆さんは、仕事の作業をするとき、図面・資料などは会社用に管理するものと、
個人が作成したものは自分で管理し、それを他の作業者にも理解し、作業できる資料を再編集・作成し、会社用に提出していますか？
　（同じ仕事の作業が依頼されたとき、スムーズに作業でき、幾分は効率よく準備され、作業できる）

回答No.2

noname#94337

ANo.1の続きです。

すいません。書き忘れたので追記します。

(1)仕事上で作成した文書の管理について
　考え方なのですが、大原則として「個人用のパソコンには保存しない」があります。理由として以下のようなものです。
　・バックアップをしないためパソコン故障時に「復元」「データ修復」に多大な費用と時間が掛かります。（文章の再作成含む）
　・セキュリティの問題

(2)文章データの一元管理
　一元管理のメリットは「文章の管理のしやすさ」以外に「誰でも閲覧できる」というものがあります。また、「引継ぎ」「効率」はよくなると思います。ただ、以下のようなデメリットも存在します。
　・セキュリティ（誰でも参照できる状態が本当に良いのか？）
　・初期導入費や運用費の増大（現行機を使用しても運用費は上がるはずです）

お礼

実際に組み立て後の調整作業および検査作業についての資料文書で下記のとおり

１）派遣先が一流会社で作業手順書がありますが、その他、調整するために必要な資料が会社用の資料図面・文書（ワープロで作成して会社用発行スタンプが捺印された文書）には不足していた。（細かい調整個所などが会社用資料がない、大まかな部分の調整が記載されていた。
２）個人が作業内容（調整個所など）をノートに手書きで書いたもの。

　＊＊新人の作業員は、１）の資料文書で作業してもわからいとき、先輩の手書きの調整作業ノートを借りて作業できればよいが、その先輩が転職して、新人は新たに調整作業を行う。

　　調整個所の資料を会社側で残したい場合　担当者主任がその調整作業者に　ワープロで清書して資料化をお願いするか。または、資料作成担当者を設けて会社側で作成する。

＊＊
　　会社側では担当主任者などワープロで作成して、会社用発行スタンプが捺印された文書の作業用手順書、ｘｘｘｘ図面はありますが、細かい調整個所の文書・図面がない。
　現状の調整作業に必要な文書は、会社用文書にない。あるのは、その現場の作業者が　手書きのメモ帳に記入するものです。会社用発行スタンプが捺印された文書はない。

＞＞　考え方なのですが、大原則として「個人用のパソコンには保存しない」があります。理由として以下のようなものです。

　会社には、会社用のパソコン（ディスクトップ、ノートパソコン）は何台かあり、それを使用しています。

　　回答、ありがとうございました。

回答No.1

noname#94337

はじめまして　jcg02524です。

最初に・・・
なかなか難しい文章で読むの大変でした（笑）
※このサイトで仕事上の「手順」「主観」「改善」説明しても、ちょっとつらいかもしれませんね。

基本前提として「就業時間内に作成したものは、如何なるものも会社の資産と管理となります」。
※例外もありますが、ここでは触れません。

質問者であるVENU672さんは「手順書の必要性」「個人作成資料」「業務改善」について聞きたいと解釈して回答しますね。（質問の趣旨が違ったら申し訳ありません）
また、質問中の改善内容についてはわかりませんので省略します。（すいません）

(1)手順書の必要性
　これは絶対に必要です。
　理由として事前に手順書が標準として整備されている会社は「引継ぎ時間の短縮」「誰が来てもできる」となることからメリットは非常に高いからです。

(2)個人作成の資料について
　就業時間内に作成したものは会社に提出し、活用してもらっています。（給料をもらっていますので業務外ボランティア精神のようなものです）

(3)業務改善
　業務改善は常に必要です。（ルールは決まった日から古くなります）
　ただ、業務改善をするときには以下のことに気をつけるといいかもしれません。
　・業務改善内容を現場の方と管理者との話の場で「必要」「不必要」の判断を第三者的評価をしてもらう。
　　※必要ないのに業務改善しても「迷惑」「何やってんだ」と言われ業務（就業もしくは契約）違反のレッテルを貼られる可能性があります。
　・改善内容が「会社全体」「現場のみ」なのか判断し、会社の文章管理規定を調べる。
　　※「書式」「文章番号の付与」「文章作成ツール」など細かく規定されている場合があります。
　・文章を作成する場合に「どのくらいの時間が必要なのか」を管理者に事前に連絡しておくと良いと思います。

【おまけ】
自分の会社で「作成された文章」がどういった環境になっているか簡単に書きますね。

(1)文章管理する部署が存在します。（品質管理部など）
(2)文章作成ツールは自由です。
(3)作成された文章は社内ネットで閲覧が自由にできます。（ただ、例外もあります）
　※今の文章データは基本的にWeb(HTML)形式に変換後、Webサーバ（共有サーバ）上で閲覧可能
(4)文章改定は文章作成をした部署で管理します。

※本当に的が外れていたら申し訳ございません。