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メールで連絡していいこと、悪いこと。
衣料関係の商社に勤務しております。 私は、企画職の専門職なのですが、新卒入社２年目の営業のことで相談です。 彼は、何でもかんでもメールで客先に連絡します。先日、２件の客先から「担当になった新人、納期遅れをメールで連絡って失礼じゃないか？」ってお叱りを受けました。私は、営業と一緒に客先に行ったりするので、向こうの担当とも顔見知りのため、私に言ってきたんだと思います。 この業界は、まだ１人に１台パソコンがある客先は少ないですし、客先の言う事はごもっともだと思います。 近々、注意しようと思うのですが、みなさんは、メール連絡と電話連絡をどのように使い分けていますか？ 参考にしたいので、よろしくお願いします。
- mr-115
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こんにちは。 以前営業補助の事務職をしていました。 納期の遅れなど客先に迷惑のかかる事由については 電話連絡が基本中の基本だと思います。 それも出来れば代理のものではなく、営業の直接の 担当者が連絡すべきだと考えます。 場合によっては営業担当が直接客先に出向いて 状況を説明する必要もあるのが『納期遅れ』という事に 対する信頼を損なわない対応ではないかと思います。 メールというものは、しょっちゅうパソコンを立ち上げている部署ならともかく 大抵は必要に応じてチェックしますから ある程度のタイムラグが生じると考えるべきです。 だから緊急性を要するような用件の場合は電話が適切かと。 メールによる連絡は#1さんがおっしゃっているように、 納期を回答する場合、あるいはFAXではかさばるような データが必要な場合、時間に余裕のある連絡事項、 形として残しておく必要がある予定のやりとりなどが 中心になると思います。
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- skoncho
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初めまして。元人事部のスコンチョといいます。(^_^) 若い人ほど、種類分けというよりも、なぜメールでだめ なのかを理詰めで説明した方が覚えてもらえるのではないか と思います。 納期遅れは、まず先方のお客様に対して約束したことを 守れないというご迷惑をかけることなのですが、さらに 納品が遅れることによりその先のご迷惑をかける場合が あるのです。だからこそ、大至急でお知らせする必要が あります。（情報が早く届くことにより、ある程度先方の 被害・損害を抑えることが出来るかもしれない） メールの場合、相手がいつチェックするか分かりません。 遅い時間(こちらの就業時間後)であれば、納期がいつに なるか・代替品が必要か否か等の質問をお客様は聞くこ とすらできません。だから、電話にて最も早くお客様の 耳に入れることが重要なのです。 ただ、業界によって習慣は違うのかもしれませんが、電話 で全て終わりではないと思います。普通なら、納期遅れ は先方に直接伺って頭を下げるレベルのミスだと思います。 もし直接伺えないような会社さんであれば、手紙でご挨拶 するのが丁寧かと思います。もちろん、これらのことを するかしないかは、各社のモラールによって違います。
お礼
回答ありがとうございます。そうですね、理由から説明してみます。
- fallen_angel
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・悪い話、お詫びは、メールで詳細を簡潔に 更に即効で電話や口答でフォローでしょうね。 ・他言無用の機密や未確定情報は、電話や口答ですね。 ・特に急ぎでない仕事の報告や相談はメール。 【電話・口答】悪い話、お侘び、急務 【メール】上記の補足、通常の報告、急がない相談
お礼
悪い話、お詫びは、電話＋メールで補足ですね。 簡潔でわかり易いです。ありがとうございました。
- rebmevon
- ベストアンサー率21% (37/172)
#1さんや#2さんのように急ぎや重要事項の場合、電話するのも当然ですが、電話と同時にメールしておくのも大事だと思います。 後で言った言わないとの問題にならないように、文書で残しておくためです。保険みたいなものですね。 ＞新卒入社２年目の営業 若い人は、メールは常に受信して当然と思ってるのかもしれませんね。 業界によりメール使用の浸透度に差があるのも問題なんでしょうね。
お礼
＞急ぎや重要事項の場合、電話するのも当然ですが、電話と同時にメールしておくのも大事だと思います。 そうですね。これもアドバイスします。 彼は、非常に冷静で、感情みたいのが感じられないんです。「納期遅れ＝どうしよう、、！」みたいな。温度差は感じます。若いからしょうがないんですよね。 ありがとうございました。
- kake003
- ベストアンサー率7% (3/39)
納期回答はメールでもかまわないとは思いますが（至急の場合除く） 納期遅れ等の場合、最低でも電話ですね。 重要度の低いもの、および緊急時や、客先がメールで連絡ほしいと言った場合のみメールです。 あとは、データ付きの場合くらいです。
お礼
＞納期遅れ等の場合、最低でも電話ですね。 そうですね、やはりメールは論外ですね。参考になりました。ありがとうございました。
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