荷物と一緒に送付する送り状（発送案内所？）

質問

他のカテゴリで１度質問させて頂きましたが、参考となる回答が得られなかったので、再度こちらで質問させて頂きますm(__)m
解かりづらい所などあれば補足しますのでよろしくお願いしますm(__)m

Ａ社（私）→Ｂ社→Ｃ社

伝票のやり取りは上記のようにＢと言う商社を通して取引しているのですが、商品はＡ社からＣ社に直送しています。今までは商品のみ送っていたのですが、Ｂ社より、商品をＣ社がちゃんと受け取ったか確認の為、発送案内所を同封して、受領書にサインなどを頂いてほしいと言われました。
そういった複写用の伝票があるのかと思い、会社にある事務用品の通販雑誌を見てみましたが、それらしき物はありませんでしたが・・・。そういった書類を知っている方居ましたら教えて頂けないでしょうか。
もし無かった場合は、複写用の納品書（控えと受領書の３枚複写）の物に金額を入れないで使うか、もしくは複写ではないですが、そう言った書類をWordで作成するのかなぁと思っています。その場合も、納品書で良いのか、Wordで作成する場合の書き方のアドバイスなど頂けると嬉しいです。
よろしくお願いしますm(__)m

回答No.4

Buchikun · ベストアンサー

こちらも、返答が遅くなって申し訳ありません。
>Ｃ社に受領書に印を押してもらった書類を郵送でなく、
>ＦＡＸしてもらうと言うのはやはり失礼でしょうか？

これは、失礼に当たらないと思います。
(良くあります)
ただ、B社が原本でなくFaxの提出で良いかどうかは、ご確認くださいね。
いずれにしても、受領書を用意して欲しいと言い出したのがB社ですから、書類郵送代はA社でもC社でもなく、B社が負担すべきだと思いますけどね。(商品代を+\100にする等)

また、
>商品が届いたか調べようと思えば、
>インターネットで確認できます。
ということなので、このページを印刷又はメールでURLを転送でB社は納得しませんか？
そうであれば、もっと簡単ですね。

別のアイデアとして、宅急便は彼らのフォームで受領印を取ってますよね。使っている宅急便屋に、そのコピーをもらえるように頼んでみたら如何でしょうか。
B社がFaxで納得するのでしたら、それが一番質問者さんに手間がかからない方法かと思いました。

最後に、B社が原本にこだわった場合は、商品発送の際、切手つき封筒(B社住所記載済み)に受領書を入れて、受領印捺印後、B社へ直接送ってもらうようにC社にお願いするのが楽だと思います。

お礼

再度アドバイスありがとうございますm(__)mまたまたお礼が遅くなりすみません。
受領書を郵送でなくFAXで、と言うのは良くある事なんですね！勉強になりました(^-^)

悩んでこちらで質問させて頂いている間に、取引がありまして、ひとまず市販の伝票で・・・と思い、Ｂ社にお話しした所、Ｂ社とＣ社で話しが出来ていたみたいで、家からは伝票を付けるだけで返信等は無く、Ｂ社とＣ社でやり取りしている様で、いらない心配だった様ですＡ^_^；
でも、勉強になりました。ありがとうございましたm(__)m

回答No.3

mameko3

通販雑誌ってアスクルやカウネットですよね。
控え（←これは外せないけど切ればいいし）・納品書・受領書の３枚複写を見たことがあります。

控えは切り取らずＡ社で保管。
C社へ納品書と受領書を同封。
C社からＡ社へ受領書を返送（B社へ送ってもらうのは避けるべき）。

受領書返送の郵送料はＡ社かB社が負担ですね。
だから返信用封筒も切手を貼って同封し、返送期日も指定し、C社の担当者に「必ず返送」するよう納得してもらってください。

私の会社へも、商品と一緒に納品書と受領書が届くことがあるけど、何も言われてないので受領書は捨てています。

自社のロゴマークとか入れられるからWordかエクセルで作るのもよいですね。エクセルのほうが後々、入力が誰でも気軽にできるし、データを活用しやすいので、エクセルをおすすめします。
紙の大きさは小さいほうが省資源だけど、ちゃんと返送してほしいならB５やＡ４で大きく存在感をアピールしてもいいですね。
忙しい時、Ａ４を半分にカットとかしたくないですし。

納品書と受領書は全くおなじフォームで良いです。
相手のサインを書く場所も、
納品書→Ａ社担当印
受領書→C社担当が押印

受け取った日も知りたいなら（データ印をあちらが持ってるとは限らないし）、受取日、など日付欄も横や上に付け足しておくのもいいです。

最後に、C社からＡ社へ受領書が戻ってきたら、Ａ社の控えと照合し、
Ａ社控え→済み印を押してC社の担当者と受取日を書き写し、
C社受領書→Ａ社が確認したというデータ印などを押印し、B社へ渡す。

こうすると、受領書がC社から返送されたかされてないかが分かりやすいと思います。

お礼

アドバイスありがとうございますm(__)mお礼が遅くなってすみません。
参考にした通販雑誌＆市販品で代用するなら・・・と考えていた物もおっしゃる通りの物ですＡ^。^；)納品書で代用しても良いんですね。

私の会社でも普段は受領書は返さないですね(^_^；封筒だったり、ちゃんと返信用の用意がされていれば別ですが。

私（Ａ社）としては発送に宅急便を使っているので、商品が届いたか調べようと思えば、インターネットで確認できます。（受領書を貰って欲しい言ったのはＢ社なので）受領書の郵送代を家で負担してまで送ってもらうのはちょっと考えてしまう（Ｂ社にも頼みづらい）のですが、Ｃ社に受領書に印を押してもらった書類を郵送でなく、ＦＡＸしてもらうと言うのはやはり失礼でしょうか？
もしＦＡＸありなら、貨物送り状兼受領書として１枚で作っても良いかなって考えが浮かんできたのですが。

再度質問で申し訳ないですが、アドバイス頂けると嬉しいですm(__)m

回答No.2

Buchikun

通常、上記の流れだと、B社さんが貴社宛てに3枚綴りの書類を出しますよね。
3枚とは、出荷依頼書/貨物送り状/受領書の綴りになっているもので、注文をC社より受けているB社が、貴社(A社)へ出荷依頼をするのが順序だと思うんですけど。まぁ、そこはそれぞれ事情もあるのでしょう。
いずれにしても、作成は、WordよりもExcelの方が作り易いのでは？理由は、セルをリンクさせれば、日付、品名、数量等を何度も入力する必要がなくなりますし、また、送り状と受領書で内容が違う、と言うような事が防げるからです。(もちろん、ワードでもリンクは可能なんでしょうけど)
内容は、出荷元名(貴社)、配送先名(C社)、元請外社名(B社)に数量、出荷日、オーダー番号、品名等を入力できるような書式を宅急便の伝票などを参考に作成すればよいと思います。
そして、貴社が作成すると言う事は、貨物送り状と受領書の2枚あれば十分ですね。(もし、倉庫などに発送依頼をするのであれば、折角ですから出荷依頼書を追加して3枚)
運送会社であれば大抵持っている書式ですから、お付き合いのある会社に訪ねてみるのも良いかもしれません。

お礼

アドバイスありがとうございますm(__)mお礼が遅くなってすみません。
Ｂ社から家（Ａ社）へはＦＡＸで注文書が入るだけです。

私（Ａ社）としては商品が届いたかは宅急便を使っているので、調べようと思えばインターネットで確認できます。（受領書を貰って欲しい言ったのはＢ社なので）受領書の郵送代を家で負担してまで送ってもらうのはちょっと考えてしまうのですが、Ｃ社に受領書に印を押してもらった書類を郵送でなく、ＦＡＸしてもらうと言うのはやはり失礼でしょうか？
再度質問で申し訳ないですが、アドバイス頂けると嬉しいですm(__)m

回答No.1

natuko_

物品受領書、というフォーマットはご自身で作るとして、
1.本片をＡ社で作成し、担当者の印を押してコピー。
2.そのコピーをＣ社宛の荷物に同封し、
　受領サインなどしてもらってＡ社（私）へ返送する。
3.返送してもらった受領書をＢ社へ送る
　その際、受領印（もしくはサイン）済みの書類は
　Ａ社控えとしてコピーをとっておく。
というのはいかがでしょうか？

受領書の流れは以下の通りです。
Ａ社（作成、コピー、同梱して送付）
↓
Ｃ社（サイン、もしくは押印し返送）
↓
Ａ社（念のため自社用控えをコピーし送付）
↓
Ｂ社

お礼

アドバイスありがとうございますm(__)mお礼が遅くなってすみません。

私（Ａ社）としては商品が届いたかは宅急便を使っているので、調べようと思えばインターネットで確認できます。（受領書を貰って欲しい言ったのはＢ社なので）受領書の郵送代を家で負担してまで送ってもらうのはちょっと考えてしまうのですが、Ｃ社に受領書に印を押してもらった書類を郵送でなく、ＦＡＸしてもらうと言うのはやはり失礼でしょうか？
再度質問で申し訳ないですが、アドバイス頂けると嬉しいですm(__)m