社内共有フォルダについて

質問

社内共有フォルダの容量とバックアップについて教えてください。

弊社は中小企業です。バックオフィスのスタッフ7名で社内共有フォルダを利用しています。
現在起業して2か月ですがドロップボックス（無料版）で共有ファイルを保存しています。
このままドロップボックスの運用を続けてよいか、バックアップ等をとる機能がないのでつけようと思っていますがどのようなものが良いのかよくわかりません。

弊社は、企画業務をメインとした業種です。システム部門も無いため、システム関連ど素人の人間の集団なので、どなたかご教示頂けますでしょうか。

回答No.1

uams

企画業務といえば、そのデータは事業の根幹に関わるものと思われます。データの漏洩や喪失が、事業の停滞や停止などの影響を及ぼす可能性があります。

データの保存（通常利用）・保全（バックアップ）方法はいくつかありますが、重要な観点は「リスクにどのように対処するか」という点です。

事務所内で保存・保全をすべて完結させた場合、見た目にはわかりやすい反面、盗難や火災といったリスクが高まります。また、Dropboxなどのクラウドサービス（インターネット上で提供されるサービス）ですべて完結させた場合、通信障害などで仕事ができなくなったり、データ漏洩などのリスクが高まります。そのため、一般的には利便性とリスクのバランスを取った構成で運用することになります。

そこで、現状のDropbox運用で困らない（漏洩してもあまり問題ない、どこからでもアクセスできてむしろ便利・・・）ということであれば、バックアップだけなんとかすればよいと思います。お金をかけたくないのであれば、定期的に手動でDropbox上のデータをUSBメモリーなどにコピーして耐火金庫や銀行の貸金庫に入れておけば、火災や盗難といったリスクにも対処できます。

ただし、現状の運用でセキュリティ上の問題を感じているのであれば、事務所内にNASを置いて保存・保全するのがお勧めですが、このあたりは質問者様の細かいニーズ（初期・運用コストの程度、社員の利便性、情報の秘匿性の高さなど）を汲み取らなければ最適なプランを提示することはできず、私のような一般的な“意見”止まりで、具体的な“回答”は得られないと思います。

そのため、気が重いかもしれませんが、一度IT専門の会社に相談してみることをお勧めします。見積は無料のはずですし、質問者様のニーズを説明してきちんとした提案ができない会社はどんどん外していけばよいのです。そのやりとりの中で、リスクの中身やその対処方法なども、提案の過程でいろいろと知ることができるというメリットもあります。
昨今はシステムに関係ない会社であっても、どうしてもその仕組みをある程度知っておかなければいけない場面が多いので、まったく無駄にはならないと思います。

明確な回答ではないので、ご笑納ください。