企業での受付経験者の方教えてっ！

質問

受付を経験者の方にアドバイスいただきたいです。

私は先週から企業での受付のお仕事についているのですが
まだ慣れません。

質問なのですが、お客様の会社名を一度ではなかなか聞き取れません。

短目とか分り易いお名前なら大丈夫なのですが…。
長くても予め○○会社の△△様がいらっしゃいます。と教えていただければ問題ないのですが、
そうでないお客様だと必ず一度は‘もう一度お名前宜しいですか？’って感じでお聞きしてしまいます。
それでも聞き取れないと２回聞いてしまった事もあります（＞＜）
先日年配のお客様に嫌な顔をされてしまいました。
どうすれば一度で頭に入るでしょうか？
ペンと紙を用意しているのですが、担当者の名前を聞いて必死に書いているうちに
会社名を聞き取れていても忘れてしまうのです…。
まだ緊張しているせいなのでしょうか…。
慣れれば聞き取れますか？今はまた聞き取れなかったらどうしよう…。とお客様の来るたびに不安になってしまいます。

もう一つ質問があるのですが雑貨やら化粧品やら会社には関係ないセールスの方が来た場合はどのように
お断りしていますか？
先輩は‘そうゆうものはお断りしています。でいいと。’
そうゆうものって言い方って失礼かなぁ？と思っています。失礼にはあたらないのですか？

あと、これは企業によって違うと思うのですが、比較的暇な受付の場合何をして時間を過ごしていますか？

回答No.1

saganoin · ベストアンサー

どれぐらいの規模の企業か分からないので参考になるか分かりませんが・・・

企業の受付の他にも来社電話対応事務全般にいえることなのですが、
勤務してすぐの慣れないうちは
ほとんど全てが初めて聞く会社名でしょうし、
職場自体に慣れていないというのもあって
聞き取れない＆覚えにくいのかもしれません。
ある程度勤務をこなすと「頻繁に来社来電される方（常連さん？）」等
雰囲気で判るようになるし、自分の耳も日々鍛えられていくので
そのうち楽に聞き取れるようになると思いますよ～。

またすぐに聞き取れない社名の場合は、
相手の方も再度聞かれるのに慣れていることも多いので
聞き方さえ失礼でなければ心配しなくていいのではないでしょうか。
間違った名前で取次ぎしてしまう方が失礼ですしね。
一度で頭に入らないときは笑顔とコミュニケーションでカバーです！

会社に関係のない勧誘セールスには
「申し訳御座いませんが当社では（勧誘等の類は）
全てお断りさせて頂いておりますので（ご了承願います）」
という感じはどうでしょうか。
「そうゆうもの」って言葉は確かに引っかかりますよね。
先輩の言葉をあえて使うとすれば
「そのようなもの」でしょうか・・・。（自信ナシ）

さて暇な時間についてですが・・・
ほんとこればかりは企業（と受付社員の伝統）によると思います、
部署の名簿（もしあれば配置図）やマナーの本、
自社で取り扱っている商品のカタログ等を見て過ごす
というのが無難な時間潰しではないでしょうか。
ではお仕事頑張ってください！

お礼

アドバイスありがとうございますっ！

＞「申し訳御座いませんが当社では（勧誘等の類は）
全てお断りさせて頂いておりますので（ご了承願います）」
という感じはどうでしょうか。

素晴らしいです！（＾－＾）

とても参考になりました。ありがとうございました。

回答No.2

noname#5093

こんにちは～♪

まずは、就職おめでとうございます!!
以前、受付志望・・・で回答させてもらったものです。
自分ことのように嬉しいですよ☆今日はyuri__さんの歓迎会にしたいくらいですよ～(^_^)v

さて、受付の先輩（少しですが）としてアドバイスを少々しますね。
私は以前も書きましたが某放送局の受付嬢（笑）です。

＞私は先週から企業での受付のお仕事についているのですがまだ慣れません。

一週間で慣れる人なんていませんので、安心して下さいね。目安として一ヶ月くらいでしょうか？大体の忙しさの雰囲気が分かってきます。

＞お客様の会社名を一度ではなかなか聞き取れません

お気持ち察します。
自分の知らない企業の名前はたくさんありますからね～。しかも長い企業名（笑）正直、参ります。
そう言った際は「名詞はお持ちでいらっしゃいますか？」とまず聞いてみましょう。
大抵は名詞を受け取る事ができます。
それが無理そうなら頑張ってメモを取りましょう。
漢字で急いで書かなくてもカタカナでもいいので。
自分が分かる程度のメモ書きです。

＞慣れれば聞き取れますか？今はまた聞き取れなかったらどうしよう…。とお客様の来るたびに不安になってしまいます

大丈夫ですよ～♪
気楽に考えましょう。
お客様の、新人となると優しっく接してくれますよ。
なんてったって「新人オーラ☆」が出ているんですから。
名前を覚えれなくても、服装や車で覚えれば大体、覚えるものです。素敵な人が現れるかも(*^_^*)
でも、私の場合はいまだに現れませんが・・・（泣）

最後に暇の潰しかた・・・
まずは、仕事の段取りを覚えましょう！
次に私は、本を読んだり（会社のテキスト本・料理や趣味・園芸）、テレビを見たり（これも仕事です・笑）、人間ウォッチングしてます。

一人で受付に座っているのでしょうか？
危険人物（言葉が悪くてすみません）、少しでも怪しいなぁ～と感じる方がいましたら、すぐに上司に連絡して下さいね！
これは重要なことです。私の受付席は常に防犯カメラが作動しています。防犯ベル（事務所に直通）もあり、さらに防犯スプレーがあります。でも、一人で受け付け業務をしていると不安で怖い時があります。
何かあってからは遅いですので、自分の身を一番に考えて下さいね。

最後は質問とは回答になりましたが、同じ業種として頑張りましょうね～新人さん♪

追伸：セールスの方が来た場合はどのようにお断りしていますか？

私の会社では総務課に通すので、私はお断りをしてません。上司に相談してお断りできるのでしたら、＃１さんのようにお断りする事をお勧めします。

お礼

happpy-panndaさん、こんにちはっ！
アドバイス頂けるかなぁ？と実はちょっと期待していました。頂けてとても嬉しいです♪

＞一週間で慣れる人なんていませんので、安心して下さいね。
ありがとうございますm(__)m
一名体制の受付で今は引き継ぎ期間で先輩がいるのですがなんだかこれからが心配で心配で私成長が遅い？なんて不安になっていました。

＞そう言った際は「名詞はお持ちでいらっしゃいますか？」とまず聞いてみましょう。
大抵は名詞を受け取る事ができます。

はい。そうしてみます。
上司に会社名は一度で聞きとって。２度聞くのは失礼だ。といわれました。
無理なら間違えた社名でも言って訂正してもらう方が良い。
後は名刺貰って。との事でした。
聞き直す事は失礼なのですか？
私は研修で間違った社名を言う方が失礼だと教わったのでちょっと考えてしまいました。

＞大丈夫ですよ～♪ 気楽に考えましょう。
お客様の、新人となると優しっく接してくれますよ。
なんてったって「新人オーラ☆」が出ているんですから。

そうですか？だといいのですが～…。
わかってくださる方だと嬉しいですね～。

暇な時間TVを見る事も可能なんですか？
いいですね（*＾＾*）
私のいる会社は雑誌くらいなら良いらしいのですが、
それを良く思っていない人もいるようなのでちょっと難しいです…。
比較的暇な会社の受付なので困っちゃうなー。

＞一人で受付に座っているのでしょうか？
今後はそうなります。
でも警備員さんも一応いるので多分危険な人はどうにかしてくれると思っています。
してくれなかったら恐いですね（＾－＾；

ありがとうございます。また色々悩みが多く増えてくると思いますのでその時はまた教えてくださいm(__)m