社内の書類の廃棄時期についてお伺いします。

質問

社内の書類の廃棄時期についてお伺いします。
車両使用届や残業申請、日報などですが、実際確認や給与計算が終わってしまえば、必要ないものです。
こういったものを使用されている企業様では、どのくらいの期間保管され、どのような形で廃棄されていますか？
「自社が不要なら、破棄したら？」ということは、重々承知しております。

回答No.2

pepe-4ever · ベストアンサー

税務署とトラブらない為にも、konata508さんもおっしゃっている通りの法定保存期間の７年間は保存した方が良いですよ。
申告日より７年間の意味は、
【例】
『平成21年4月1日から平成22年3月31日分の領収証等』については、その申告日平成22年5月31日から７年後の『平成29年5月31日迄』です。

基本的には税務調査を終えた分については破棄しても問題ないと思います。

また、「保管場所的に…」の問題については、税務署への申請後の「スキャナ保存」(スキャナで読み込みPCへ保存)が認められています。

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回答No.1

konata508

うちの会社の総務部が管理していたのは10年分でした。理由は税務調査が入ったときや労働基準監督署が調査に来た時のような監査時の証拠として残されたようです。

でも、サイトを確認した限りでは
「これは通説ですが、税務署がチェックしていくのは3年分が普通と言われています。もし、税務署に怪しまれるような材料があれば5年分、最大で7年分のデータが調べられるようです。
なぜ、最大7年なのか。それにはちゃんと理由があります。それは、帳簿の法定保存期間が申告後7年間だから。つまりそれより前は調べたくても調べられない、ということになっています。
その前の5年分という区切りについては、所得税法での最高刑が懲役5年で、公訴時効が5年だから、と言われています。とにかく、問題が無ければ通常は3年分と思っていていいと思います。」
ということのようです(「税務調査について」より）

それ以上の書類がたまってきたので総務からの指示を受けて私は廃棄したことがあります。

お礼

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