技術文書

質問

技術文書を書いています。
そのQ＆Aの書き方について教えてください。

「～しましたか」という意味のQがいくつもあるのですが、「～しましたか」よりもう少し丁寧な感じにしたいと思っています。
「～しましたでしょうか」「～しておりますでしょうか」「～されましたでしょうか」「～したのでしょうか」・・・いろいろ考えられるのですが、技術文書一般ではどのような書き方がされているのでしょうか。

「～されましたでしょうか」のように受身と混同してしまう表現はなるべく使いたくないです。
「～しておりますでしょうか」は、今扱っている原稿の内容にはちょっと丁寧すぎる感じがします。
「～しましたでしょうか」にしようと思うのですが、「使用しましたでしょうか」というときに、「し」が続いてしまい響きが悪いのではないかと、ちょっとひっかかっています。

また、「～を教えてください」をもう少し丁寧に言う場合、「～をお教えください」でいいでしょうか。もう少しよい表現がありますでしょうか。

内容を詳しく書けないので、技術文書一般ということでアドバイスいただけないでしょうか。
よろしくお願いいたします。

回答No.3

goo-par1732 · ベストアンサー

客先にそのQ＆Aの回答を記入してもらう場合の話のようですね。

客先に納入した製品が不具合を起こして、その原因を究明して客先に報告せねばならない場合で、その原因が客先の取り扱い不注意によるおそれもあると考えた場合に、客先に尋ねることも必要になります。
そうであれば、その旨、依頼する文章を丁寧に書いておけば、Q&A自体の文章は、ことさら丁寧にする必要はないのではないでしょうか。
例えば、「ご多用中恐れ入りますが、（原因究明のため）～について回答してくださるよう、謹んでお願い申し上げます」

「～しましたでしょうか」よりは、「～されましたか」の方が良いと思います。
「されましたか」は受身形と混同されるから使用したくないという方針も理解できますが、文面で丁寧な表現であるとはっきり分かれば、「～しましたでしょうか」よりは、すっきりすると思います。
「～を使用されましたか」と書いてあれば、前後の文から「受身形」ではないことが判断できると思いますが。

しかし、主語がヒトでない場合は「～されましたか」は使用できませんね。
「作業中、電源が遮断されましたか」という表現はまずいので、「作業中、電源が遮断されたことはないでしょうか」とするべきですね。

「～を教えてください」は、依頼する文ですから「ご教授願います」または「教えてくださるようお願い申し上げます」と“されたら”いかがですか。

お礼

ありがとうございます。

確かに「～されましたか」の方がすっきりしていていいですね。

主語がモノの場合はむずかしいですね。例えば、
「エラーが発生した時を特定する場合」に、「～したときにエラーが発生したことはないでしょうか」・・・とすると「したことがこれまでにあるのか、ないのか」を質問しているみたいです。「～したときにエラーが発生したということはないでしょうか」とするとちょっと冗長ですよね？
「～したときにエラーが発生しましたでしょうか」ぐらいしか自分には思い浮かびません。。。。何かいいアイデアがありましたらお願いします。

回答No.6

Ishiwara

文書の種類が不明なので、十分な回答ができません。

一般論でいえば、マニュアル類の使用者は、敬語で説明されることを期待していません。回りくどい丁寧語を使われると、腹が立ちます。

敬語は不要、と思ってください。決して「このたびは弊社の××をお買い上げくださりありがとうございました。」なんて書かないでください。それよりも、内容・構成・書き順などをどのようにすれば読み手にとって「親切」か、それだけを考えてください。

また、技術文書は頭から読んでそれを完全暗記するものではなく、必要に応じて「欲しい説明」に早く到達できることをもって最上とします。

お礼

ありがとうございます。

回答No.5

boko10cho

No.3の方へのお礼にある例ですと、「～した（された）ときにエラーが発生するのでしょうか」などではいかがでしょうか。
あるいは「エラーが発生するのは～した（された）ときでしょうか」などと、エラーが発生した時をはっきり特定しようとする
言い方にする方法もあるかと思います。

お礼

ありがとうございます。
「エラーが発生するのは～した（された）ときでしょうか」というのはいいですね。参考になります。

エラーが発生したかどうかを聞く場合は、「～したとき、エラーが発生したでしょうか」「～したとき、エラーが発生しましたでしょうか」「～したとき、エラーが発生しましたか」・・・・端的でスマートな表現があればいいのですが。

回答No.4

boko10cho

「～しましたでしょうか」をQ&Aの文章でお使いになるのはいかがなものでしょうか。
これは「相手（文書の読み手）側が～をしたか」ではなく、「文書の書き手側が～をしたか」ということを
相手に尋ねるときに使うような書き方だと思います。

受身と混同してしまう表現はなるべく使いたくないということでしたら、「ご（または『お』）～になる」
という尊敬表現がありますが、いかがでしょうか。
「使用されましたでしょうか」　→　「ご使用になりましたでしょうか」「お使いになりましたでしょうか」等

「～を教えてください」をもう少し丁寧に言う場合には「～をお教えください（ご教示ください）」で十分です。
余程丁寧に言わなくてはいけない場合ならともかく、個人的にはこのくらいの簡潔な言い方のほうが、
聞いていて耳障りに感じません。

補足

ありがとうございます。
「～しましたでしょうか」にはそういったニュアンスもあるんですね。なるほど。

「ご使用になりましたでしょうか」はいい表現ですね。すっきりしています。ただ、「ご～になる」もモノが主語だと使えないですね。

回答No.2

starshira

技術文書にもいろいろあるのですが，
Ｑ＆Ａということは，トラブルシューティングのようなものでしょうか？
取扱説明書の「困ったときには」の章のようなものでしょうか。
技術者同士で技術情報を伝達する場合なら，丁寧語にすらする必要がありませんが。

いずれにしても，わかりやすいこと，シンプルであること，誤解無きこと，が重要です。
書いていて悩んでしまうような表現をすべきではありません。

こちらはパソコンのトラブルシューティングですが，
http://support.apple.com/kb/HT2173?viewlocale=ja_JP&locale=ja_JP
「～します」「～してください」程度の丁寧さです。
これで十分です。
丁寧すぎると，文章自体が長くなりますし，読みにくく，くどい感じになります。

それとも，こうしたトラブルシューティングとは違い，
何か丁寧に書かなければならない理由があるのでしょうか？

補足

ありがとうございます。
今回の件では丁寧さが必要になります。
やはり一般的な技術文書だと丁寧語は省きますよね・・・。

回答No.1

jess8255

会社経営者です。

営業畑出身なので、技術文書というのがどんなものなのか分かりませんが、相手に礼を尽くさなければならないような文書、例えば、礼状、依頼状、謝罪文などでなければ、余計な丁寧語や敬語、謙譲語は使うべきではないと思います。あなたも指摘していますが、「される」などは受身形でも、敬語表現でも使われますがどちらのいみになるのか受け取り手次第になってしまいます。

あなたのお書きになった書き換え案は、丁寧を通り越して過剰な表現だと思います。文に締まりやケジメがありません（辛口でスミマセン）。

私が経験しているのは社内での業務マニュアル、あるいはPCなどの機器、それらのソフトをはじめとする取扱マニュアル程度ですが、これらの文書も簡潔かつ明瞭にするために、敬語や謙譲語、丁寧語などは使われないのが一般的ですよ。

お仕事の成功を祈ります。

お礼

ありがとうございます。
マニュアルとはちょっと違い、一般の方や社内の人間のためのものではないので、やはり丁寧さが必要になります。
技術文書といったら簡潔が一番ですよね。技術文書とはいわないほうがいいかもしれません・・・・