事務仕事について助けてください。

質問

今の勤めている会社の意向により、ある課から事務系の仕事に移動になりました。
理由はその課の長が辞めるので後釜です。
（私自身、事務の経験はないです。エクセル3級あるかないかみたいな、この課にきてエクセルなんて久々に使いました。今は、ファイルメーカーでインポート・エクスポート・ルックアプ・全置換・レコードの削除・レイアウトでチェック表の項目を作れるようにエクセルではIFISERROR・VLOOKUPで表作成程度です。入ったときはまったくの素人でした。）
その課を受け持つのは私ひとりです。管理系の事務です。
仕事量的には1人分でまだ2ヶ月くらいしかたってないこともあり少ないと周りから言われてますし、入って最初のころは少なく感じてました。

でも、その長が辞めてから、残業の日が続きます。
理由は前の長のときからもめてた書類の処理です。
大手になりますので、手続きがめんどくさいし時間がかかります。
メールの処理に追われる毎日です。
アドバイスや助けてくれる人もいますが、今日、自分でミスを犯してしまいました。
提出の書類（今月にはいって1週間もまだ処理の進まない書類）に気をとられて自分の本来通常する業務の申請の期限が間に合わず、周りに金銭的に迷惑をかけそうなんです。

もちろん、現状を今の兼任の長には話しています。

毎日、会社を出るのは10：30-11：30どです。
10：30に帰れればラッキーです。お昼にでる時間もおしいです。
でも、仕事はどう考えても一人分です。
行き詰る書類とメールの処理と毎日行う最低条件の事務処理で手一杯です。せめて、行き詰る書類がなければ時間はスムーズなのにと思うと
私は、この先の仕事をちゃんと切り抜けられるか心配ですし、
今の仕事は1人分の仕事なのか？できない私は社員としてだめなんじゃないのか？
と考えてしまいます。（ちなみに行き詰っている書類の原因は反省書を誰が書くかになり、前の長からもめてて提出期限の切れた書類の申請です。前の長は仕事のできる方だったので、事務側に問題はないのですが。）

管理事務をうまくやりこなす、コツやポイントを教えてください。
今のところ、この仕事を続けてはいきたいのですし、周りの人も事情はわかってくれている方がいるので、ある程度多めにはみてくれますが
もっとしっかりしないといけないと思っています。

1人分の仕事って何が基準なんでしょうか。
私は、私の能力が少ないのもあるんでしょうが、仕事の量というより
質的な部分で前に進んでない気がします。
事務の仕事をうまくやっていくコツがあればアドバイスお願いします。

回答No.2

earohatanosiiyo

＞いつも忙しいって行ってる人って本人が不器用なのもありますが、助けられる人がいなかったり、社内でいびられてる人がおおいですよね。

正直、不器用なだけだと思います。
私は技術職をやっておりますが、新しい分野をまかされることが多く、他の人に専門知識を教えてもらうことはあまりできません。
その分、やはり思うように進まなかったり、調べ物に時間を多くとられていますが、
ちょっとしたことで多くの人に助けてもらい、仕事量を減らしていますよ。
雑務が多いのであれば派遣さんを雇ってもらえないか相談しますし、
管理する部下が多くて大変なのであれば、チームリーダーを育てます。

忙しいといっている人は、人に任せることが下手な人、
助けてくれと言えないプライドの高い人、
相談の仕方（話の持って行き方）の下手な人だと思います。

とはいっても、やったことのない仕事のやり始めのときなんて、
私も普通に１１時くらいになりますが・・。
やはりもう一人雇ってもらえば良いのではないでしょうか。
大手ならば管理事務を一人でやってらっしゃること自体がおかしいのでは？
どのように上司にご相談されているのでしょうか。

補足

＞忙しいといっている人は、人に任せることが下手な人、
助けてくれと言えないプライドの高い人、

単純に偏見じゃない？
頼れるならとっくに頼ってるし技術職と事務は違うよ。
確かに頼む事も大切です。(頼むことに関しての否定はしてません）
でも、仕事量が決まってる職だからこそ、助け合いが難しいんですよ。

＞相談の仕方（話の持って行き方）の下手な人だと思います。
だれもが知ってることを聞くのと、分野の違う人しか回りにいなくて自主性の高い仕事は違うと思う。私も聞いてみないわけじゃないし、ただ人として
何も調べないで聞くのはどうかと思いますよ。ってのがいいたかっただけです。