事務仕事について助けてください。

質問

今の勤めている会社の意向により、ある課から事務系の仕事に移動になりました。
理由はその課の長が辞めるので後釜です。
（私自身、事務の経験はないです。エクセル3級あるかないかみたいな、この課にきてエクセルなんて久々に使いました。今は、ファイルメーカーでインポート・エクスポート・ルックアプ・全置換・レコードの削除・レイアウトでチェック表の項目を作れるようにエクセルではIFISERROR・VLOOKUPで表作成程度です。入ったときはまったくの素人でした。）
その課を受け持つのは私ひとりです。管理系の事務です。
仕事量的には1人分でまだ2ヶ月くらいしかたってないこともあり少ないと周りから言われてますし、入って最初のころは少なく感じてました。

でも、その長が辞めてから、残業の日が続きます。
理由は前の長のときからもめてた書類の処理です。
大手になりますので、手続きがめんどくさいし時間がかかります。
メールの処理に追われる毎日です。
アドバイスや助けてくれる人もいますが、今日、自分でミスを犯してしまいました。
提出の書類（今月にはいって1週間もまだ処理の進まない書類）に気をとられて自分の本来通常する業務の申請の期限が間に合わず、周りに金銭的に迷惑をかけそうなんです。

もちろん、現状を今の兼任の長には話しています。

毎日、会社を出るのは10：30-11：30どです。
10：30に帰れればラッキーです。お昼にでる時間もおしいです。
でも、仕事はどう考えても一人分です。
行き詰る書類とメールの処理と毎日行う最低条件の事務処理で手一杯です。せめて、行き詰る書類がなければ時間はスムーズなのにと思うと
私は、この先の仕事をちゃんと切り抜けられるか心配ですし、
今の仕事は1人分の仕事なのか？できない私は社員としてだめなんじゃないのか？
と考えてしまいます。（ちなみに行き詰っている書類の原因は反省書を誰が書くかになり、前の長からもめてて提出期限の切れた書類の申請です。前の長は仕事のできる方だったので、事務側に問題はないのですが。）

管理事務をうまくやりこなす、コツやポイントを教えてください。
今のところ、この仕事を続けてはいきたいのですし、周りの人も事情はわかってくれている方がいるので、ある程度多めにはみてくれますが
もっとしっかりしないといけないと思っています。

1人分の仕事って何が基準なんでしょうか。
私は、私の能力が少ないのもあるんでしょうが、仕事の量というより
質的な部分で前に進んでない気がします。
事務の仕事をうまくやっていくコツがあればアドバイスお願いします。

回答No.4

Mogugen

ANo.1です。

ANo.3さんまでの補足等もみましたが、何が問題なのでしょうか？？？
「人が１日でできる仕事を自分が１日でできない。」という事実を元に、「効率が悪いのでは？」と皆さんがアドバイスしていると思いますが、効率ではないとお考えのようですね。本当そうでないなら、あなたの姿勢に問題があるかもしれません。職場の人と良い関係を築けていますか？自分の説明不足を棚に上げて相手に対して喧嘩腰になっていないでしょうか？それでは、良いアドバイスなど受けられません。

経験により各人の得意分野/不得意分野はありますが、できる人はどんな仕事でもできる事って多いと思いませんか？自分はできる人と何が違うのか良く考えることです、「できるアノ人だったらどう行動するだろう？」って。

仕事の責任についてですが、最初はみんな同じレベルの仕事を与えられても、仕事ができる人はどんどん責任ある仕事を任されるようになります。大事なことは今任されている事をしっかりやることです。

仕事量については、「１人分の仕事」が固定だと言うのであれば、８Ｈ以内にできないあなたの能力不足、経験不足は明らかです。あなたは残業代は貰ってないのですか？貰っているのであれば１人分以上の予算が掛かっているわけです。経験不足によるものであれば一過性のものであり問題ないと思います。

お礼

追伸
あなたの考えを押し付けないで下さい。間違ってるので。

＞仕事の責任についてですが、最初はみんな同じレベルの仕事を与えられても、仕事ができる人はどんどん責任ある仕事を任されるようになります。大事なことは今任されている事をしっかりやることです。

とくにこの意見がまちがってると思います。
利益をさせる人に仕事(責任）を任せているんです。
仕事の量ではありません。質です。成果です。今の仕事ができなくても他のところで評価されれば、報酬も上がります。
今の仕事の内容に執着して苦手な分野で踏みとどまらないのも大切です。

それと「何が問題なのか」といわれても、意味がわかりません。
質問している意味どおりです。
自分の答え方がまずかったと思わない時点も問題でしょうね。

補足

人が１日でできる仕事を自分が１日でできない。」という事実を元に、「効率が悪いのでは？」と皆さんがアドバイスしていると思いますが、効率ではないとお考えのようですね。＞
＞効率だと思いますが・・そんなこと言ってませんが・・・。
人の真似で効率よくできる管轄の仕事ではないだけです。
どちらかというと、PC教室に通った方がはやいみたいな・・。

自分の説明不足を棚に上げて相手に対して喧嘩腰になっていないでしょうか？それでは、良いアドバイスなど受けられません

＞あなたも十分喧嘩ごしだし、不愉快です。あなたが悪いの一点張りでまず。素直に聞き入れる人はいないし、役にたつアドバイスをもらったなんて思ってないです。
それに、役に立つアドバイスの方にはお礼はしてますし。

問題あるかないかは私が考えることで、私の仕事を見たことの無い人に決め付けられる覚えはありません。

アドバイスはいいけど、人を審判してはいけないと思いますよ。

いくら仕事ができるにせよ、管轄の違う人の真似はできないし、スキル面を盗むのって結構大変ですよ。
雑務や簡易事務とは作業が違うんです。

残業は最近では少なくなってきたので、最近はあまり気にしてないですし
何が自分に必要か以前もここで話たとおり見えてきたので、とくに気に病んでないので。

ちなみに残業代はもらってないです。

回答No.3

fm_mf

前任者が８H以内でできていたのなら、質問者様自身も８H以内でできるかもしれません。
今はまだ、スタートしたばかりなので時間がかかるとういう部分は多々あるものと思います。

＞メールの処理に追われる毎日です

ここがキーポイントだと思います。

部下の業務の進捗状況であったり、自部門の日々の採算であったりと定期的に配信するメールってあると思うのですが、署名とかは使ってますか？
採算の報告であればメール本文を作成する時は、毎日数字は変化してもそれ以外の部分は変わらないですよね。一文字ずつ入力する人もいるようですが、フォーマットを作っておいて署名などを使って、日々変化する部分のみ個別に手入力するだけでも、時間は短縮されますし、他の人が見た時も書式が統一されているから見やすいと思います。

あとはメールのやりとりに関してかと思います。
重要なメール、緊急度の高いメール、などは優先的に、それ以外は優先順位を考慮してやりとりすることがまずは重要だと思います。
俺の場合、メールは１日平均で70通ぐらい、多い時はその倍ですね。
優先順位の高いものから、丁寧な内容で返答したりしてます。
最初から内容を細かく噛み砕いて説明しておくと相手が理解するのにはその１通で十分です。
ですが、内容を噛み砕かないで聞かれたことのみに返答したりすると、更に「それはなぜですか？」などとやりとりが増えるからです。結果５通ぐらいやりとりをするパターンがあります。
相手が理解するまで説明する時間がムダにかかるように思います。
まぁ時と場合で内容も濃くするか薄くするかは考えたほうが良いですが。

＞権限なくして書類の進み具合は違います。

そうですね。違いますね。でも「いつまでに」というのはきちんと伝えられていますか？
客先へ提出する書類などがあった場合、金曜日に客先へ提出が期日だった場合、木曜日には提出できるようにします。その為には水曜日には社長の承認が必要なので、遅くても水曜日には上長の承認が欲しいとと月曜日に伝える。
かならずしもオンタイムで書類が進行するわけでも無いので期日に対して余裕のある行動が必要と思います。俺は本当の期日の前の日を「期日」って伝えているので遅れることは滅多にないですね。

＞ちなみに行き詰っている書類の原因は反省書を誰が書くかになり

そんなところでもめる意味がわかりません。誰でもいいからサクっと書いて終了です。
もめるだけ時間のムダ。誰が書くかもめるぐらいなら自分で書いて問題を早期終了させます。
というか、反省書ってことは何かのミスに対してとかなわけでしょ？
お客様に対してなら会社として提示する書類であり、社内的なものなら自部門として提示する書類であり、誰が書くのかもめる意味が理解できない。

お礼

ありがとうございます。
下記のアドバイスを参考にします。

補足

＞ちなみに行き詰っている書類の原因は反省書を誰が書くかになり

そんなところでもめる意味がわかりません。誰でもいいからサクっと書いて終了です。
もめるだけ時間のムダ。誰が書くかもめるぐらいなら自分で書いて問題を早期終了させます。
というか、反省書ってことは何かのミスに対してとかなわけでしょ？
お客様に対してなら会社として提示する書類であり、社内的なものなら自部門として提示する書類であり、誰が書くのかもめる意味が理解できない。

＞場合によっては社内の書類でも不正行為になったりします。会社の評価にもなりますしね。それとメールの署名くらいは使えますよ。

回答No.2

earohatanosiiyo

＞いつも忙しいって行ってる人って本人が不器用なのもありますが、助けられる人がいなかったり、社内でいびられてる人がおおいですよね。

正直、不器用なだけだと思います。
私は技術職をやっておりますが、新しい分野をまかされることが多く、他の人に専門知識を教えてもらうことはあまりできません。
その分、やはり思うように進まなかったり、調べ物に時間を多くとられていますが、
ちょっとしたことで多くの人に助けてもらい、仕事量を減らしていますよ。
雑務が多いのであれば派遣さんを雇ってもらえないか相談しますし、
管理する部下が多くて大変なのであれば、チームリーダーを育てます。

忙しいといっている人は、人に任せることが下手な人、
助けてくれと言えないプライドの高い人、
相談の仕方（話の持って行き方）の下手な人だと思います。

とはいっても、やったことのない仕事のやり始めのときなんて、
私も普通に１１時くらいになりますが・・。
やはりもう一人雇ってもらえば良いのではないでしょうか。
大手ならば管理事務を一人でやってらっしゃること自体がおかしいのでは？
どのように上司にご相談されているのでしょうか。

補足

＞忙しいといっている人は、人に任せることが下手な人、
助けてくれと言えないプライドの高い人、

単純に偏見じゃない？
頼れるならとっくに頼ってるし技術職と事務は違うよ。
確かに頼む事も大切です。(頼むことに関しての否定はしてません）
でも、仕事量が決まってる職だからこそ、助け合いが難しいんですよ。

＞相談の仕方（話の持って行き方）の下手な人だと思います。
だれもが知ってることを聞くのと、分野の違う人しか回りにいなくて自主性の高い仕事は違うと思う。私も聞いてみないわけじゃないし、ただ人として
何も調べないで聞くのはどうかと思いますよ。ってのがいいたかっただけです。

回答No.1

Mogugen

あなたが管理職でなく裁量労働でないのであれば、一人分の仕事はあなたが一日（８Ｈ）で処理できる量が、一人分の仕事です。だから、人より多くの仕事が出来る人は出世するのです。まず、上司にきちんと相談すべきと思いますよ。このままいくと大きな問題（あなたの心身の健康、ミスの多発による会社への損害等）が発生する予兆が出てきてると思います。

さて、事務仕事をうまくやるコツですが、私は事務職ではないので専門的アドバイスはできませんが、何でも自分でやらない事が重要と思います。
いつも忙しい人って、同じ結果を得るのに人より労力を使ってしまってるんですよね。隣の人に聞けば５秒で終わることをずっと調べてたり。。動き出す前にどうすればこの仕事が早く片付くか１分考えると、結果として仕事は早く終わることが多いと思います。

もし、同じ仕事を周りの人が自分より早くできるのであれば、あなたの進め方と彼らの進め方で何か違いがあるはずです。デキる人に少し聞いてみては如何でしょうか？ヒントくらいなら掴めるでしょう。

補足

確かに自分で何でも間でもしないのも大切です。
上司にも報告はしてます。
周りにも周りの仕事がある中アドバイスは求めてますし、何でもかんでも人に聞けばいい仕事ではありません。特に私は1人でしていますので。知らないといわれることも多々あります。

人より仕事ができる人は量ではなく責任の重さです。
この人になら任せられる、利益をだせる人です。
決して量ではありません。周りを使おうが自分でやろうが利益を出す人に仕事を回します。今は不慣れだけど、仕事を誰かにもっていかれては困る時期です。

だから葛藤があるんです。事務の仕事は時間ややることが決まってます。営業や接客みたいに助け合いというより、周りに迷惑をかけないのが大切です。

労力のかかる人をただ見てるだけの人が会社では一番危ない気がしますけど。
1分考えればわかること・・うん、その業務の知識・技術・会社のシステムを知ってる人はわかるでしょう。でも、1からやる人と１０を知る人では違うでしょ？早く片付く方法を考えても分からないのに、それさえ調べるに時間がとれないなら？大企業ならなおのことさらですよ。
大手ほど、個人の自主性をみられますしね。ある程度「答え」を用意して聞かないと何にも考えない子・自分では何もしない子として見られるのがおちですよ。

労力を出す人と回りに聞いたり。無責任な答えだしてる人が同じ結果の仕事をだしてるとは思えません。
たとえ出世するのが遅くても、自分の力を着実につけてるでしょうね。
いつも忙しいって行ってる人って本人が不器用なのもありますが、助けられる人がいなかったり、社内でいびられてる人がおおいですよね。

本人の要領だけの問題ではない気がします。
なんだか、これを書いていて、自分の境遇は予測できる当たり前の状況なんだなと思えました。
助けられる人がいない分周りの面倒を見ないといけない大手の管理事務作業ですから、忙しくて当然なんだと思えました。

できる人と進め方が違うとういのがありましたが同じ仕事をしている人なんていませんし、それは少し違うと思います。
上長の後釜にですから、通常の上長であればスムーズにできる仕事も私には時間がかかります。
なぜなら、権限がいるから。
権限なくして書類の進み具合は違います。できる人の真似をすればいいというのではなく、仕事の役割を理解していくべきだと思います。
真似をするのは　雑務での手さばきPCのスキルアップだと思います。
管理は専門知識、社内のネットワーク、各社員の管理、上長へ数字の申請、会社のマクロな部分を集計して形にしていく仕事なんです。

接客業や営業とはまた違う苦労はありますよ。