秘書としてアポイントを断るには？

質問

役員付きの新米秘書です。
三ヶ月が経過し、ようやく役員との信頼関係も築かれ始めてきた雰囲気です。

そして今日、難題が起こりました・・・
取引先からブッキングのご依頼をいただきました。
役員に意向を伺ったところ、「今回は丁寧に断って欲しい。
　将来的には、再度採用を検討することになるかもしれない」とのこと。
つまり、次回へのつながりを断ち切らないように、上手に断れ、ということですが、良い返事が思いつきません。
実はこれまで社内会議のアレンジが主で、あまり外部とアポイントを調整したことがなく
ましてやお断りするのは本当に都合が付かなかった場合しかないのです。
なんとご連絡したらよいものか、思い悩んでおります。
支店勤務のため周囲に相談できるベテラン秘書がいらっしゃるわけでもなく
こちらにおすがりしてみました。
どうかご経験者の皆様、こんな場合はなんとお断りすればよいのでしょうか？

回答No.1

BFP · ベストアンサー

こういうのは、素直に正直にが鉄則です。
「今回、○○な事情で採用できませんでした。しかし、将来、ぜひ検討したいと考えている。」
とそのまま伝えればＯＫです。
変な小細工や、物言いはかえって相手に対して失礼ですよね。誠意をもってほんとの事をお伝えすればよいのです。

ただ、そんな事を指示する上司の感覚は少々疑問です。誠意をみせるなら、本人がその事を伝えるべきでしょう。そこでちょっと工夫しましょう。

上記の文意で書面を作って、それに上司のサインをいれさせてファックスを送る。

そんな感じがよいかと思います。

お礼

>しかし、将来、ぜひ検討したいと考えている。
なるほど！この一言で、突き放す感じが消えますね。
こういう前向きな言葉を加えつつ、ストレートにお返事したいと思います。

>変な小細工や、物言いはかえって相手に対して失礼ですよね。誠意をもってほんとの事をお伝えすればよいのです。
そうなんですよ・・・どんなに一生懸命言葉を選んでも、なんだか慇懃無礼な感じになってしまったり、意味が伝わりにくくなったりで。

秘書の仕事って、どこまで関わって良いのか線引きも曖昧なところがある上、上司の意向を汲んで動くため、会社の顔にもなりうるのでとても難しいですね。でも最近ようやく、やりがいを感じてきたところです。これからも精進してＢＦＰさんのような鋭い判断力を持つ秘書になりたいと思います。どうもありがとうございました。