秘書の悩み

質問

私は5年兼務秘書をやっています。
具体的には通常の一般的な事務（業務）をやりながら
役員秘書の仕事を兼務しています。

兼務秘書を始めた時、秘書としての実績も知識もなく
とりあえずスケジュール管理だけ指示されました。
現在も身の回りのこまごまとした庶務の他スケジュール
管理のみで多くは求められていません。

そのスケジュール管理に関し、最近悩んでいます。
役員とスケジュールの確認をしあうのですが、その後
追加されたスケジュールに対し、私には連絡が何もないのです。
（スケジュール確認は月中の内容を毎週月曜確認
　翌週には「追加ありませんか？」と確認・追加変更）

急な追加スケジュールや外出、会議、来客などしょっちゅうで
いちいち言うのが面倒なのかもしれません、、、
本人は一応「言うことを心がけている」というスタンスですが
私に伝えていないことを「言った」と思い込んでいたり、
応接の予約がなされぬままの急な来客等とてもこまって
しまっています。

急な会議で離席することもしばしば。
役員が席を立つたびに「会議ですか？？」と聞くと
たんに「トイレ」だったり・・・
役員に用事のある社員が毎日たくさんいて、（決裁印や確認印等）
「どこへ行ったの？いつ帰るの？？今日の予定は？？」
「少し離席しているだけだと思ったのですが、所在不明で・・・」
「○○時にお戻りになる予定だったのですが、まだ連絡がなく・・」
毎日毎日こんな会話の繰り返しです。。。
タイミング？感の悪い私も悪いのですが、この状況は
ストレスがたまって仕方ありません。
なんとか打開策を模索しています。

行き先など役員が自ら告げぬ場合は、無理に聞かない事を
原則としてきましたが、それもよくなかったのでしょうか？

今とても役員とは息が合わない状態で、なんとか改善
したいのです。。

何かいいお知恵があればご教授お願いいたします。

回答No.2

yopi_421 · ベストアンサー

こんにちは。参考になればと思い投稿させて頂きました。
結婚して異動になりましたが以前役員付秘書を経験したことがある者です。役員と秘書の関係って本当に会社其々ですよね。秘書の情報交換会で他社の秘書の方と交流した時によく感じていました。
私が考えるには、秘書業務は特殊で、担当する役員さんと意気があってこそこなせる業務だと思っています。出来る限りその方を知る努力が必要だと思います。役員さんは自分のことをよく知ってる秘書にはとても親近感を沸かれるようです。よって、その方を知る上で日常会話はとっても大切です。私はよく自分から『休日はどう過ごされてたんですか？』などと声を掛けていました。また、挨拶も大切です。社内ですれ違う時、『お疲れさまでございます』などと大きすぎてはいけませんが必ず声が届くようにする習慣をつけてください。勿論笑顔は忘れずに。
私の会社の秘書は本当に笑顔が素敵でそれだけで会社でいい意味で浮いている存在です。要するに役員さんと仲良くなれば、自然と行き先等聞きやすくなるんです。そうゆう環境を作っていってください。私は行き先が気になったときは、別の用事があるように見せかけて後をついていったこともあります（笑）
参考になったかは分かりませんが秘書のお仕事、私は好きでした。頑張って続けてくださいね！応援しています♪
ちなみに会社は大手企業の部類になります。参考になればいいのですが。。。

お礼

yopi_421様
アドバイスありがとうございます。
とても具体的で参考になりました。
最近自分で思っている以上にこの現状に
苛立ちを覚え、役員にも歩み寄る気持ちが
薄れていたように思いました。
悩みながら笑顔も作れていなかったと思います。
そんな状況で意思疎通が図れるわけがありませんよね。。。

暖かい言葉で励まされました。
もう一度原点に戻りがんばってみます。
ありがとうございました。

回答No.1

noname#245802

スケジュールの確認はその日の朝、行うのがいいと思います。
「本日は、午後から会議の予定ですが、その他ご予定はありますか？」
「昨日、○○部長が決裁印をいただきたいとおっしゃっていました。
何時ごろにお越しいただきますか？」
あるいは、前日の夕方。
「明日は、午前中から○○へ外出と伺っています。お戻りは１６時頃でよろしいですか？」

また、役員の方も確認できるようなスケジュール表を用意し（社内秘）、
鉛筆で（←訂正できるように）スケジュールを入れていきます。
スケジュール帳と言ってもノートタイプではなく、
Ａ４サイズ、日曜や月曜はじまりのカレンダータイプでいいかもしれません。
あるいは、時間の記入もできるタイムテーブルのあるスケジュール表も使いやすいです。

役員さんが席を立たれる時も、「お戻りは？」と尋ねれば、
「トイレ」だったら「すぐ戻る」だろうし、「１～２時間」と答えれば、
「会議ですか？お出かけですか？」と尋ねられます。

あなたが「言ってくれない」と思っていらっしゃることは、
役員さんには「聞いてくれない」ことかもしれませんから、
あなたの方で、歩み寄ってあげてください。
多分、役員の方も秘書の扱い方に戸惑っていらっしゃるのかもしれません。

お礼

kokolo1202さん
アドバイスありがとうございます。

担当役員は朝から会議に入ってしまったり、
「用のある人」（案件の相談、押印のお願い、数字の相談等）が
ひっきりなしに役員の席を訪れ、「毎朝」スケジュール確認を
するのが困難な状況なのです・・・
毎朝の定番のように出来れば、確認漏れもなくいいと思うのですが・・・
朝が難しければ夕方、日中と毎日確認するのもひとつの手と
思うのですが、確認するごとに「別に追加はない・・・」と
言われてしまうのです。
そのときは実際にはないのだと思いますが、その後１時間とたたない
うちに電話でアポをとって外出したり、まったく予定をつかめません。

タイムスケジュール表も利用していたのですが、とても忙しい
仕事柄、書き込む余裕もなく、そのうちに書類に埋もれてしまって
結局直接聞くようになったのです。

役員と席も若干離れているので（見える範囲にいる）
私のそばを通らずに離席することも多く（近いルートで歩く）
下を向いて書き物をしている間にいなくなってしまうことも
しばしばです・・・
このような点は席順を変更してもらえれば解決できるかも
しれませんが、私の一存ではなかなか難しいのです。

でも、最近役員に「歩み寄っていなかった」のは確かです。
うまくスケジュール管理が出来ず、自分のことばかり考え
都合のいいように行動してくれない役員のことを若干憎憎しく
思っていたのかもしれません。
また心を入れ替えてゆっくり歩み寄りたいと思います。

ありがとうございました。