秘書をしてます。アポイントの件で質問があります。

質問

役員秘書をしてます。アポイントの件で、質問があります。先日、取引先から、役員が交代したので私の上司へ挨拶に伺いたいとの電話があったのでお受けした後、上司から「○○部長と△△部長も、もし都合がよければ同席するように伝えて」といわれました。この場合、もし部長たちが同席する場合、先方にその旨連絡したほうがよいのでしょうか？それともわざわざ連絡するまでもないことでしょうか？周りに気軽に相談できる方がおらず、困っています・・・ご回答よろしくお願いします。

回答No.4

ofuton_

秘書をしています。
ご参考になれば。

今回は先方に来社頂く場合ですので、
わざわざご連絡は必要無いかなと私も思います。

ただもし気になるのでしたら確認の意味も兼ねて、
前日に先方の秘書にお電話し、
「明日の○時にお待ちしております、ちなみに○○と○○も同席させて頂きますので宜しくお伝えください」
と一言お伝えするのが丁寧かもしれませんね。

先方の役員に秘書がいない場合には、
（先方にお時間とらせてしまうので）
ご連絡しなくても問題無いと思います。

ご参考までに♪

回答No.3

ymmasayan

No.1さんの通り、必要ないですね。
そんなことは起きないでしょうが、もしもっと上の人も出るというなら一瞬考えますけどね。

お礼

そうですね、社長クラスが同席ということになったら、連絡したほうがよさそうですね。
ご回答、ありがとうございました。

回答No.2

negitoro07

私は海外の政治を研究しています。
研究対象国の大学や政府、政治関係者に会うこともあります。
同じようなケースはよくありますが、事前に分かっている時は「この人も同席します」と言われます。「もしかしたら、ほかの人も来るかもしれない」とう連絡が来ることもあります。
もちろん、当日伺うと思ったより人が多くて、用意したお土産が足りない。。。ということもあります。

とはいえ、お土産のやりとりはないかもしれませんが、事前に分かっている場合は、日時を返答する際に先方に知らせればいいと思います。

お礼

私もお土産のことをちょっと考えました。。。　先方としては、あらかじめ誰が応対するかはっきり分かっていたほうがいいのでしょうね。今回も、返答する前に分かっていればよかったのですが、すでに返答をした後のことでしたので、わざわざ連絡すべきかどうか、迷いました。ご回答、ありがとうございました。

回答No.1

celtJapan

連絡する必要はありません。

言うまでもありませんが、訪問の場合は別です。

お礼

早速の回答、ありがとうございます。
すっきりしました。　
そうですね、訪問の場合は連絡する必要がありますね。