要領良く、的確に仕事をこなしたい

質問

４月から小さな事務所で受付と事務のパートを始めました（４月は週２でしたが５月からは週３です）。基本パート3名で回す職場で、補佐に本社から社員の人が常にやって来てくれます。
　そこでの私の仕事は他の２人の補佐のようなもので、指示がないと動いてはいけない立場です。
　ですが、なかなか完璧に、いえ、それよりも、要領よく仕事を終わらせられません。

　以前お客様からの問い合わせに（良かれと思い）勝手にfaxしたことに注意を受け、
・支持があれば動く
・終わったら報告
・勝手に動かない
などなどを肝に銘じやってきたつもりでしたが、今朝、ラックに入ってないチラシの種類をメールで教えて欲しいといわれ、すぐに調べて送信しました。ですが、昼休憩に入ったときにラックが別の場所にもう１つあるのを思い出し（出勤や退社時に全然見ないため、忘れていた）再度調べてメールを送りました。
　そこで、「最初の報告に”途中経過”の記載がないためあれでは完全報告です」「もう１つのラックを思い出し、調べる前になぜ一言相談がないのか」「報告・連絡・相談がまだ足りない」といった返信があり、またやってしまったと結構落ち込みました。

　私はずっとピアノを続けており、今でもパートの他に演奏で収入を得ています。しかしやはり収入が少ないために今年から、初めて『会社』という場所で働き始めました。
　今の音楽の仕事にせよ、演奏グループでの事務的な仕事にせよ、自分一人で考えて結論を出してこなしてきたため、「ほうれんそう」が身についていないのだと自分でも思います。
　しかしそういう訳にはいきませんよね。
　寝る前や出勤前に色々シュミレーションして頭を整理しているのですが・・・

　仕事って、どういうものなんでしょう？要領良く仕事をこなすコツなどありますか？
　アドバイスお願いします。

回答No.2

yuriyurisan · ベストアンサー

＞・支持があれば動く・終わったら報告・勝手に動かない、肝に銘じていたつもりが～　なぜまた
＞すぐに調べて送信しました。
になったのでしょうか？
そばには誰もいなかったのでしょうか？

もし、相手は大変急ぐと言う、でも、判断を仰ぐ人がいない場合、「今わかるものがいないので、確認でき次第すぐにご連絡致します。」等と言って、返事を待ってもらうのがよいです。

勝手にやってはいけないと言われているのなら、逆に楽だと思った方がいいですよ。
こんなことまで？と思うことでも、すべて誰かに聞いてから行動して下さい。

仕事を長くやっていると、こんなことぐらい自分で判断しろ、と言われるのが世の常。
教えて貰わなければわからないことさえ、自分でやれと言われ、失敗すれば自分だけの責任で、上司は責任をとらない、なんて事ザラにありますから。

しかも、質問者さんはパート。責任の所在は上司（社員）と割り切ったらいいです。
とにかく何でもかんでもすべて、人に聞くようにして下さい。

＞寝る前や出勤前に色々シュミレーションして頭を整理しているのですが・・・
そんな必要はないです。何も考えず聞けばいいだけ。
その内、慣れてきたら「これはこのようにすればいいのでしょうか？」とか
「こうしようと思いますが、いかがでしょうか？」
など、自分なりの考えも交えつつ、判断を仰ぐような聞き方をするといいと思います。

そして、その作業が終わったら必ず報告。
この報告というのは、たとえば、「この封筒を帰りに投函しておいて」と頼まれた場合、次の日に依頼した人に一言「投函しました」と言う。それだけでいいのです。

そうすれば、次第に質問者さんに対する信頼感が生まれます。
そうなると段々と大事な仕事を任せられるようになります。
初めから要領よく仕事をなすコツなどありません。
仕事に慣れること、すると次第に自分なりのやり方がわかってきます。
あせらずに一歩一歩進んで下さい。

＞「最初の報告に”途中経過”の記載がないためあれでは完全報告です」
ただ、この返信は、少しおかしいです。
最初に途中経過を書けるわけありません。
質問者さんは、その時点でラックはそれだけと思ったわけで、後になって他にもあったことを思い出したのですからね。

初めに調べた結果を報告したが、後で気がついた事があり、調べなおして、すぐに報告しなおした。
それは正しい行為です。
一人だけで考え、やってしまったのは確かにまずかったかもしれませんが、落ち込まないで下さい。
仕事は失敗しても後のホロー、対処法が大切なのです。
それをきちんとできる人が仕事のできる人となります。
けして、失敗しない事だけが優れているという訳ではないし、それに全く失敗しない人なんて、世の中いませんから。

メールの難しさは、感情がないことですね。
どのようなニュアンスなのかがわからない。
このメールの人も、「間違えるくらいなら、他の人に聞いてからやってよ。」という気持ちだけだと思います。

私も常日頃、「ほうれんそう」心がけています。
仕事に慣れても、どうしょうかな？と思ったら聞く、報告してしまう。
特に報告は、された側が重要か、不必要かを判断しますから、兎に角、伝えてしまいます。
そうすれば、自分の役目から離れるし、何かあっても「なぜ報告しなかった」と言われずに済みますからね。

長々と失礼しました。

お礼

とても丁寧な回答をありがとうございます。

昨日その社員の人に刻々と注意・・いや、本当に叱られました。もう１つラックがあるのがわかった時点で、電話の一本でもあれば話は変わってくるし、（他の事ですが）あなたは先走ってる、と。そしてまさに回答者様のおっしゃるような事を言われました。自分が仕事をしている裏で、他の人がそのことに関して動こうとしている事も、私は深く考えることもありませんでした。

社員の人が本当に怒ってしまったので、昨日は何にも仕事もらえず、今までの仕事の確認みたいなことをしましたが、今後また仕事を頼まれるのかはわかりません。
ですが、アドバイスを真摯に受け止め、改善するよう努力します。

ありがとうございました。

回答No.1

ioaaaoa

パートという身分や立場に問題があるだけですよ。要領良く仕事をしているようでも、アルバイト君達と同じように会社に対してや仕事に対する主体性を持つことは難しいと思います。基本的に上からの指示で動くだけです。学生と違い大人ですから時間が経てば能力が認められることもありますよ。落ち込まずに前向きに。

お礼

ありがとうございます。
　他の２人は最初から週５で、私は週２。でもそれでも全然構わないと思ってるんです。ioaaaoaさんの仰るように、今の生活でパートの仕事がそれほど中心にあるわけではないんです。それがいけないのかな・・と思ったりもするのですが、このように言って下さり少し気が楽になりました。