手紙の書き方

質問

手紙の書き方で質問があります。大学院入試で質問があり大学の教授にメールを送りたいのですが、迷惑があってはいけないと思います。どのような文面にすればいいでしょうか。下書きを書いてみたので、添削をしていただきたいのです。以下が下書きです。
「初めまして。私はＡ大学農学部で天然物化学を専攻している学部３年の××と申します。面識のない私がご多忙な◇◇先生にメールを送ることはご迷惑に当たると思いますが、大学院入試についてお伺いしたい事があるのでメール致しました。
今回お聞きしたい事は、私が現在農学部に所属しているので、化学専攻の◇◇先生の研究室に受け入れていただけるかという事なのです。私は、以前は工学系の学科に在籍し研究を行っていましたが、もう少し生物学に近い分野の研究を行いたいと思い、現在のＡ大学農学部に編入学しました。しかし、農学部に入って学習する内に私の思っていた研究とは少し違うことが分かり、もう一度工学系の研究をしたいと考えるようになりました。ですが、農学部に入って学んだことが全く無かった訳ではなく、勉強になった点もあったので、今後大学院に進学する時には工学と農学の両方の知識を活用できる場を選びたいと考えています。Ｃ大学の研究組織は大きな学部に分かれることがなく、学群としての大きなまとまりで学際的な分野の研究が広く行われており、私の理想に当てはまると思い、入学を希望しています。このように工学から農学へ専攻を変更してしまった私ですが、Ｃ大学の化学専攻に入学することは可能でしょうか。また、◇◇先生の研究室で受け入れて戴けますでしょうか。来年度の入試まであまり期間がない時期にこのような質問をすること自体が間違っているのかもしれませんが、返答をいただけるとありがたく思います。
最後に、ご多忙な先生に突然このようなメールをお送りした失礼をお詫び致します。どうかよろしくお願いします。」

回答No.3

h-seria · ベストアンサー

添削をとの事ですが、それ以前にご指摘の様な文面をMailにて送付する事はあまり推奨されるべき事ではないと考えます。
目上の人に私的な質疑と要望を伝える場合、Mailでは相手に対する基本的な礼節が問われる事にはならないでしょうか。
可能であれは書面にて相手の立場を考慮した送付を行う事が相応しいと考えられます。

その上にて添削と言えるかどうかは難しいですが…

拝啓

◇◇先生におかれましては平素より私淑致しております。
私は、大学農学部で天然物化学を専攻している学部３年の××と申します。
面識のない私が唐突にご多忙な◇◇先生に書面を送付させて頂く事は甚だご迷惑に当たるとは存じますが、大学院における入学試験につきましてお伺いしたき事柄が御座いまして不躾ながらお手紙を差し出した次第です。
今回是非お伺いしたき事柄に付きましては以下の通りです。
私は現在農学部に所属致しておりますが、化学専攻の◇◇先生の研究室に受け入れて頂けるかどうかに付きましてご意見を賜れましたら幸に存じます。
私は、以前工学系の学科に在籍し研究を行っておりましたが、今少し生物学に近い分野の研究を行いたいと思い、現在のＡ大学農学部に編入学致しました。
しかしながら、農学部にて学習する内に私の理想とする研究における工学的知識の必要性を実感し今一度工学系の研究をしたいと考えるに至りました。
農学部に入って学んだ事が工学の重要性を再認識させる結果となり農学的な知識におきましても勉強になった点が多くありました。
今後大学院に進学する時には工学と農学の両知識を活用できる場を選択できればと考えており、現在C大学の研究組織に進みたいと考えております。
Ｃ大学における研究組織は大きな学部に分かれる事なく、学群として大きなまとまりで学際的な分野の研究が広く行われており、私の理想に当てはまると思い、入学を希望致しております。
現在、工学から農学へ専攻を変更致しておりますが、Ｃ大学の化学専攻に入学することは可能でしょうか。
また、◇◇先生の研究室に受け入れて頂く事は現在私の置かれている条件として可能な事でしょうか。
来年度の入試まであまり期間がないこの様な時期に不躾な質問をさせて頂き誠に申し訳御座いませんが、ご返答を賜れましたら幸に存じます。
最後に、ご多忙なる事情を察するに際し、ご無礼の段平にご容赦下さいませ。

上記、乱文ご容赦頂けましたら幸に存じます。

終筆
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全く持って自信はありませんが、この様な形であれば失礼は無いのではないかと考えました。
参照する程度に留めおき下さい。
それでは。

お礼

詳しい添削をしていただき本当にありがとうございます。
確かに目上の人にMailで質問する時点で失礼なことだとは思ったのですが、先生のＨＰでは「院試についての質問はMailで受け付けています」との事だったのでこのような形を取りました。
この場合でも、郵送で文章を送った方がいいのでしょうか。
文面の内容については非常に参考になりました。やはり言葉がおかしいことが多かったようです。
添削していただいたものを見ながらもう一度文面を書き直してみます。
どうもありがとうございました。

回答No.4

miisima

「送る」→「送らせていただく」
「あたると思いますが」→「あたると存じますが」
「メールいたしました」→「メールさせていただきました」
「お聞きしたい」→「お伺いしたい」
「質問をすること」→「質問をさせていただくこと」
「返答を」→「御返答」
あたりでしょうか。
それと、中盤の「私は、以前は～入学を希望しています」までが、文章がムダが多いです。説明ですから、もっと簡潔に読みやすくしなければ、ダメです。
あと、行変えは適度に行ってください。
たとえば、この、質問文では読みにくく、それだけで、失礼ですよ。
まぁ、他の人も添削してくれるでしょうから、総合して、頑張ってください。

お礼

ご意見ありがとうございます。
言葉がおかしい部分が多すぎました。もう一度見直します。
確かに多忙な方にこんな長々しいメールを送ったらその時点で迷惑ですよね。
もう一度推敲し適切な長さになるように頑張ります。
どうもありがとうございました。

回答No.2

choro1900

もし私が受け手だったら、少々間延びした印象を受け、読むのがかったるくなってしまうように思います。（教授でもないのにすみません・・）
No.1の方のおっしゃるように、目的や、理由、希望をもう少し順序だてて完結に書かれるといいのではないでしょうか？
ご当人の事情も感情もわからないため、具体的に添削することはできません。

お礼

ご意見ありがとうございます。
実際には経緯の部分にもう少しあったのですが、文字制限のためにすべてを書ききれませんでした。
事情が多少複雑でして、質問の文面では少し言葉足らずだったかもしれません。お手数おかけしました。
もう一度推敲しなおします。ありがとうございました。

回答No.1

noname#118466

忙しい教授に出す手紙は目的を先ず明確に述べ、次に
事情を説明する順番にすべきです。文案を下記のように整理（順番を変え簡潔にする）することをお奨めします。

１．挨拶と自己紹介
２．メールの目的（用件）
３．経緯・事情（簡単に箇条書きにまとめる）
４．結びの挨拶。結語

忙しい相手には目的を先に明確に述べることが大切です。過度の遠慮や個人の都合、感情などは出来るだけ整理すべきです。

お礼

ご意見ありがとうございます。
なるほど。確かに順番立てたほうが相手方に分かりやすいですね。
受け取った側に立って考えてませんでした。
参考にしてもう一度文面を考えて見ます。
ありがとうございました。