Ａｃｃｅｓｓレポートの印刷

質問

Accessで、請求書等の伝票を作っています。
Ａ４の普通用紙に印字出力しようと思っていますが、伝票毎に改ページを入れると、データが少ない伝票は用紙をだいぶ無駄にします。
そこで、Ａ４用紙内にうまく収まるように範囲を指定してレポートを出力する方法はないでしょうか？

改ページ区切りを入れずに出力すると、ページ毎に中途半端な形でデータが出力されてしまいます。

回答No.1

gosuke32 · ベストアンサー

テーブルの構造がいまいち分かんないのですが、多分、注文のレコードがあってそれを顧客毎にグループ化してると予想して回答させていただきます。
　とりあえず、顧客毎の改ページは外しといて、レポートのページヘッダーとフッダーにある表題等を顧客のグループヘッダーとフッダーに引越します。
　そして、グループ、並び替えのプロパティで顧客の所の同一ページ印刷が「いいえ」になっていると思いますのでそこを「はい」にすると、縦の短い伝票が複数同一用紙で印刷できると思います。
　あとはレコードソースにクエリーを使ってるのであれば、Dcount関数を使って、注文のレコード毎に並べ替えると、もっと用紙の節約になると思います。
　ちょっとややこしいですけど、お分かりになりましたか？

お礼

早速の回答ありがとうございます。
Accessについては、超初心者で未だに基本構造が理解出来ていません。

エクセルで請求書等の帳票を作っていたのですが、毎月の処理データが膨大になってゆくので、やはりこういう作業はデータベースソフトだろうと思いとっかかりましたが、以外にハードルが高く苦戦しています。

表計算ソフトは、マルチプランあたりを独学で制覇したのですが、Accessは機能が多過ぎて却って面倒です。

これからも御教示の方よろしくお願いします。

回答No.2

palmmy

例えば、テーブルが次のような構造なら
[伝票NO][請求先][品名][単価][個数]

レポートを単票形式で作成し、次のようにデザインを変更します。

■並び替え/グループ化
[伝票NO]：グループヘッダーあり、グループフッターあり
　　　　：同一ページ印刷：グループ全体
[請求先]：

■デザイン
レポートヘッダー：使用しない。高さ０
ページヘッダー　：使用しない。高さ０
[伝票NO]ヘッダー：[伝票NO][請求先]を配置。
詳細　　　　　　：[品名][単価][個数][金額(単価ｘ個数)]
[伝票NO]フッター：[消費税]、[合計金額]を配置
ページフッター　：使用しない。高さ０
レポートフッター：使用しない。高さ０

これで、[伝票NO]が同一ページに印刷され、空欄がつまった状態の印刷が可能です。

ただし、少ない件数の伝票のあとに多い件数の伝票が繰り返されると、多い件数の伝票が次のページになってしまう関係で空欄が出来ます。
(１ページ１０件印刷可能で、出票が、３件/９件/４件/７件/５件/９件だと結局６ページになります。)

本当に空欄を最小にするためには、１ページに収まる件数を計算し、最適な伝票番号順を作り出すロジックが必要になります。
(上の例では、[３件/７件][４件/５件][９件][９件]で４ページが最小枚数になります。)

お礼

ありがとうございます。
レポートをエクセルのように範囲指定して印刷する方法はないのかと考えています。

反面、Yahoo!BB等の請求明細を見ると、Ａ４サイズの用紙に明細は、７～８ポイントくらいのフォントサイズで印字してあるので、１レコード１用紙でも仕方がないのかとも思います。

基本を勉強してもいないものが、わけのわからない質問をして、お手数をおかけして失礼しました。