マンション管理会社への情報開示請求について

質問

当方の居住するマンションでは、年に1度定期総会が開かれ、当該期の事業報告・収支決算報告などが行われます。（修繕工事は、事後報告も多いです。）

●先日行われた総会における議案「前期（27年度）の修繕工事報告」に疑義を抱いたので、当該工事に関する書類（見積もり・請求書・工事施工前後の写真・領収書等）の閲覧を請求したいのですが、可能でしょうか？

（総会に参加できなかったので、総会前に、当該修繕工事に関する質問・情報開示請求等を送付しておきましたが、その件に関してのみは一切無視した議事録が送付されてきました。その他の質問には一応の回答がありました。また、当該修繕工事を含む事業報告及び収支決算報告は賛成多数で承認されました。）

また、各戸に配布されている重要事項説明書には、

　法第79条に規定する書類の閲覧方法
　　当社において、営業時間中、当社に関する業務状況調書、貸借対照表及び損益計算書を
　閲覧できます。

と記載されています。

●「当社に関する業務状況調書」とはどのようなものでしょうか？
（修繕工事等に関する書類等も含まれるのでしょうか？）

（なお、当該修繕工事は共用部分に関するものなので、当該書類を閲覧することによって、マンション入居者の個人情報が漏洩することは一切ないと考えられます。）

ご教示願います。

回答No.5

t_ohta

＞　初めの質問時にも書きましたが、修繕工事のほとんどが年度分まとめての事後報告で、しかも、工事名、施工日、工事代金しか報告されません。今回の件に関しても然りです。

これって理事会にも事前に話が行ってないと言う事でしょうか？
一般的には理事長印などは管理会社に預けず理事の誰かが持っていて、月例等で行う理事会で工事の承認を得て契約書や発注書に押印するものですから、お話を読んでいると理事会に問題があるように思えます。
長年同じ人が理事を務めていると管理組合を私物化して、工事などは親族の企業に高額で発注するなどと言った不正が行われていたなんて事は時々週刊誌ネタになる問題です。
管理会社を追求することも大事ですが、理事会で不正な事が行われていないか監視するのも管理組合員の務めです。

お礼

何度もありがとうございます。
年に一度の総会の他、3回程度は理事会が行われています。
ただ、マンション管理会社は、マンションの建設主・売主でもありますので、修繕事業のほとんどを自らで企画（業者の選定も含む）し、理事会の承認だけは得て、形式的には問題がないようにしていると思われます。
確かにt_ohtaさんの仰るとおりです。
管理会社、理事会にも問題はありそうですが、それとともに、組合員の多くが無関心で、組合員としての務めを果たしていないことが大きな問題であると強く感じます。（しかし、ゴミ出しのルール・マナーも守らないような入居者も多くいますので、結局はどうしようもないのかもしれませんね…。）

回答No.4

t_ohta

＞　書類の閲覧ではなく、当該修繕工事に関する質問への口頭回答だけならば、理事会を通さず、マンション管理会社に直接要求してもよいのでしょうか？

厳密に言えば管理会社に回答する権限は無く、管理会社は理事会に対して回答していいかお伺いを立てて、理事会で承認されたら回答する事になってしまいます。
このあたりは、理事会がどの程度しっかりしているかで管理会社の仕事っぷりが変わってきますね。
理事会が弱腰で管理会社の言いなりに成っていると適当に逃げられる可能性もあるでしょうし、逆に理事会側になにか不都合な事があると管理会社に口外しないよう言う可能性もあるでしょう。。

本来管理会社は管理組合からの委託で管理業務の代行をしているだけですから、理事会を巻き込んで管理組合として管理会社に問うて行くのが筋じゃないかと思います。

お礼

再度回答いただき、ありがとうございます。
やはり、とにかくまずは理事会に対して働きかけるのが筋なのですね。
今回疑義を抱いているのは、「当該修繕工事の代金が異常に高額なこと」なのです。ただ、工事内容（工事箇所や使用材料、工法など）の詳細を確認しないことには、それが本当に高額であるのか判断できないので、とにかくまずは情報を得たいのです。
（たとえその結果、異常な価格であることが判明しても、おそらく当方一人ではどうしようもないのでしょうが、ちゃんとチェックしているものがいることを知らしめたいのです。）
初めの質問時にも書きましたが、修繕工事のほとんどが年度分まとめての事後報告で、しかも、工事名、施工日、工事代金しか報告されません。今回の件に関しても然りです。
個人的な感覚としては、不正が行われていないならば、「入居者の個人情報には一切関わらず、単に、既に行われた共用部の修繕工事についての詳細を知りたいと言う一入居者の要求には応じるのが当然」なのですが…。
一度無視されているので、非常に疑わしく、腹立たしくもありますが、少し冷静になり、いきなり「開示請求！」ではなく、もう一度、まずはソフトに攻めてみたいと思います。
ありがとうございました。

回答No.3

chie65535

追記。

『「修繕工事等に関する書類」は「管理組合（理事会）が雇った工事会社や工務店」に請求して下さい。 』と書きましたが、工事請け負い業者は、クライアント（工事依頼主）でもない無関係の第三者である貴方には、書類は開示しません。門前払いされます。

無関係な第三者が書類の開示を行なわせるには「裁判所の開示命令」が必要になります。そして、裁判所は「正当な理由がなければ開示命令は出さない」ので、貴方が独自に開示請求をするのは「事実上不可能」です（「法律上は可能」ですが、成功しません。「疑問があるから」は正当な理由とは認められません）

お礼

追記、ありがとうございます。
了承いたしました。

回答No.2

chie65535

「管理組合」と「管理会社」を混同していませんか？

混同したままでは、質問そのものが成り立ちません。

管理組合：マンションにおける「町内会」のようなもの。「理事会」や「自治会」や「自治組合」と称する事もある。マンションの区分所有者から「理事長（会長）」や「理事（役員）」を選出し、マンション内の諸問題は総会などで決議します。

管理会社：マンションの営繕、施設の管理などを請け負う会社。共有部分の清掃をしたり、管理人室に管理人を派遣したり、共有部分の廊下の電灯を交換したり、管理業務を請け負う。管理組合（自治会）から業務委託を請けているだけの下請け業者。区分所有者はこの会社に「管理費」を払っている筈。

＞また、各戸に配布されている重要事項説明書には、
＞（略）
＞と記載されています。

区分所有者（入居者）は、建物や施設の管理業務を行なってもらうために、管理会社に「管理費」を支払っている「お客」な訳ですから、それなりの書類を閲覧できます。

なお、管理会社は「施設の営繕と維持管理しかしない」ので「管理組合（理事会）とは無関係」です。総会の話を管理会社に持って行っても「当社は無関係です」って門前払いされるだけです。

＞「当社に関する業務状況調書」とはどのようなものでしょうか？

「清掃会社に共有部分の清掃を依頼して、清掃を月に○回行なって、費用が○円でした」とか「共有部分の廊下の蛍光灯を○本取り替えて、蛍光灯代が○円でした」とかって言う、管理業務の状況を明記した書類です。下請けの清掃会社や、雇った管理人から、状況を聞き取りしたり、書類を提出して貰って、それを「調書」としてまとめます。

＞（修繕工事等に関する書類等も含まれるのでしょうか？）

修繕工事は「管理組合（理事会）」が総会で決めた「工事会社」や「工務店」に委託して、雇われた工事会社や工務店が工事を実施します。管理会社は一切無関係です。

なので「修繕工事等に関する書類」は「管理会社が出す書類」には一切含まれません。開示請求する先が間違っています。

「修繕工事等に関する書類」は「管理組合（理事会）が雇った工事会社や工務店」に請求して下さい。

お礼

回答いただきありがとうございます。
なぜ、管理組合（理事会）ではなく、管理会社に開示請求しようと思ったかと言えば、修繕工事を請け負っているのはおそらく関連会社で、業者の選定等を含めすべての事業において、管理組合は管理会社のほぼ言いなりと思われるからです。
総会資料の作成、議決権行使書・質問書の受領、総会における事業報告及び収支決算報告の内容説明、議事録の作成等、すべて管理会社が行っています。
（それでも、開示請求は理事会にしなければならないことは了承しました。）
管理組合の理事や役員は数年毎の持ち回りで、大半の組合員は事業内容に無関心で、総会議案内容に誤記があったり曖昧な内容であっても、ほとんどが質問をすることもなく「承認」との返答を提出します。
当方一人が疑義を唱えたところで何も変わらないのでしょうが、管理会社に見ているものがいる事を認識させ、不正をさせないようにしたいのです。
でもまず、要求は理事会に！ですね。

補足

開示請求先が管理会社ではなく、管理組合（理事会）であることは了承いたしました。
では、修繕工事施工前後の現場確認を行っているのは管理会社なのですが、（理事会を通さずに）管理会社に対し、工事内容（工事箇所や使用材料など）について口頭で質問することは構わないでしょうか？

回答No.1

t_ohta

見積書や請求書、工事報告などは本来管理組合の所有物ですので、まずは理事会に対して開示請求するべきかと思います。
管理会社はあくまでも管理組合からの委託で預かっているだけです。

「当社に関する業務状況調書」は、管理会社内の業務報告書など（管理人さんの業務日誌等）で、管理組合が所有する書類のことではありません。

お礼

早々に回答していただき、ありがとうございます。
総会に向けて、事前に送付したいくつかの質問にはおおむね回答があったのですが、当該修繕工事に関する質問・情報開示請求のみが一切無視されたので、書類を保管している（と思われる）管理会社へ、直接、書類を閲覧しに行こうと思っていました。
本来は組合の所有物で、理事会に開示請求すべきなのですね。
そうであれば、当方が当該修繕工事に関して疑義を抱き、情報開示を申し入れたことは一度無視されているので、改めて請求したとしても閲覧できる可能性は低いのかもしれませんね…。
（総会前に送付した質問書は、まずは管理会社が受領しているので、当方の疑念・質問・請求が管理会社によって握りつぶされた可能性もありますが…。）
書類の閲覧ではなく、当該修繕工事に関する質問への口頭回答だけならば、理事会を通さず、マンション管理会社に直接要求してもよいのでしょうか？