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効率的な書類の作成について教えて下さい
うちの会社では、 毎週、その週の初めに、 週間売り上げ予測を、社長に提出しなければいけません。 提出するのは、 日本に４人いる営業部長です。 関東地区の営業部長 関西地区の営業部長 東北地区の営業部長 九州地区の営業部長 今までは、 社長の秘書が、それぞれメールで送られてくる４つの地域別の予測を、 １つのファイルにして、 社長に提出していました。 メールでこのように情報を集めるのではなく、 他にもっと効率的な方法を探しています。 皆さんの知恵をおかし頂けないでしょうか？
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毎回の報告様式が同じで、４地区の各営業部長が書き込む部分が決まっていれば、 どこかに全営業所からアクセスできるファイル置き場（ファイルサーバー）を準備して、 そこで共通で作業するフォルダに、「第○○週 売り上げ予測」とかいうファイルを１つ置いておき、４営業部長が空いている時間に書き込んでもらえばいいかと思います。 ４部署で各部署の項目を追記していきながら、添付ファイルとして４人同報メールを送って、４人とも書き込んだ最終版を、メールで社長秘書さんに転送するだけで終わり、という「メールサーバー」を「文書共同作成作業サーバー」にする手もあります。
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こんにちは、まず私はコンサルタントの職種ではない事と 貴社の業務内容を私は理解をしていませんので失礼が ありましたらお許しください。 まず関東・関西・東北・九州に営業所をお持ちのようですので 貴社は日本全国にお客様をお持ちの大企業様であることと思います。 私であれば、社長秘書様と各エリアの部長様の貴重な時間を省く事 も考慮に入れシステムの中に情報セキュリティーも考慮に入れた上 で新たに売上予測の構築を案件として提出します。 業種にもよると思いますが業界全体のシェアと今後のシェアの 広がりを考え、前年度又は前月の売上などを基に今週の売上の 予測をシステムから直接各部長様ならびに社長様へデータとし て表示できれば今後どのような部分を改善をするかを「考える時間」 を作ることができるかと思います。お忙しい中、大変な事 とは思いますが少しずつ改善をしてゆくのが私の考えです。 たとえば私が書店に勤務している場合であれば販売数の多い 雑誌・書籍などを社員に見てもらい、その中に「関連性」をいくつか 探してもらいます。関連をまた特設として提案するなど 実際に本の記事の中に別の出版社の書籍の紹介などありますので。 ありきたりかもしれませんがいかがでしょうか。
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