仕事をルール化する人についての悩みとは？
- 仕事をルール化したい人にとって、上司からの理解や支持が得られず悩んでいるケースがあります。
- ルール化を提案しても、上司が自分の負担を減らすためではなく、自分をコントロールするために拒否する場合もあります。
- 業務量が多く、他の人からのフォローに長くつかされる中、ルール化を許してもらえれば業務の効率化につながると感じています。
- ベストアンサー
仕事をルール化したがる人
ある部署の末端で働く者です。 表題の人は、私です。 直属の上司からは、このように私は見えているのだと、思います。 ひとつひとつの業務について、毎回判断を仰ぐことは、時間が正直惜しいのと、上司にとってもわずらわしいだろうと思い、時々、（主に事務処理について）ルールを提案しています。 （他の社員にはかかわらない事柄についてです） 先に提案していたあるルールについて、本日、「どんな業務にも言えるが、完全なルール化は難しい」という言葉がありました。 私が上司にとって、ルールに基づいて判断することをしてほしくない人間であることを知り、また、自分がルール化したがる傾向を持つ人間なのだと気づきました。 業務をルール化したがる部下は、上司の立場から見ると、好ましくないのでしょうか？ 私は、業務量（こなす処理量）が多いため、ルール化を許してもらえるとありがたいのですが・・・ また、無断欠勤がちな定年再雇用の契約社員の事務処理のフォローを（こっそり）させられているのですが、欠勤がちでも仕事が回るようなやりかたを提案しましたが、３か月位スルーされたままです。 その提案が通れば、私のフォローもだいぶ減ると思われるのですが、上司は、私の負担を増やすことで、乗り切りたいようです。 自分の抱えている業務量だけでもかなり多いので、正直他の人のフォローに長くつかされたままだとつらく、だんだん嫌になってきてしまっています。 なお私の前任者は、報告し指示を仰いだ方がよいことまで自己判断してしまっており、後任の私が、２年間溜められていた未処理のものの対応に当たりました。それは前任者の落ち度と言えますが、上司に逐一判断を仰いでいると、仕事が終わらないポジションなのです。 よろしくお願いいたします。
- lovemomonga
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業務内容にもよるんでしょうね。 これが例えばマーケティングとか商品企画だったりすると、 アイデアを出す段階でルール化すると自由な議論が 阻害され企画自体つまらないものになる可能性はあります。 その後の処理業務では、ルール化はあって良いとは思いますよ。 で、質問者さんの場合は「上司に訊かずとも処理出来る内容」は ルール化した方が、時短にもなるし効率も上がるってことですよね。 もちろん上司の言う、完全なルール化は難しいのも正論ですけど これなんて「木を見て森を見ず」な人の考え方だと思うんです。 上司である以上、業務の効率アップは職責の一つでもあるわけで ルール化で可能ならば、否定せずやってみるのが本来の姿です。 やってみて、問題出る（業務の流れ的にはOKでも、内容がおかしいとか） ならそのやり方を考え直せばいいだけなんです。 なんとなく、その上司はルール化することで、自分に頼ってこられる 場面が少なくなり、つまり不要な存在になってしまう懸念（つまり保身）を 感じているのか？ ルール化することで自由度が制限され結果が出ない恐れを懸念（これは業務内容に よる）して否定的なのか？だと思います。文面を見る限り、前者だと私は感じます。 ルール化にして画一的に判断することに危険ももちろんありますが、 危険のない範囲でなら大いにアリだと私は思いますよ。
その他の回答 (10)
この文章を読んだだけでの感想ですが、あなたが自分の仕事をよく分かっていないのではないかなあと思いました。 上司に判断を仰がなくてはいけないことはルール化（たぶんマニュアル化）できないでしょうし、判断がいらないことはそもそもそんなことしなくても上司をわずらせる必要はないでしょうし。 「業務をルール化したがる部下は、上司の立場から見ると、好ましくない」というより、上司はあなたが提示するルールを見て、仕事を任せられないなあと思っているような気がします。 あくまでこの文章を読んだだけの感想ですが、あなたが提案したルールというものが信用できるものかなあという気がしてきます。
お礼
ご回答ありがとうございました ルール化というのは上司の表現ですが、おっしゃるとおり「マニュアル化」等という表現の方が合っているようです。 ＞上司はあなたが提示するルールを見て、仕事を任せられないなあと思っているような気がします。 とても参考になりました。
- yoruaru-q
- ベストアンサー率17% (476/2703)
一定期間ごとに仕事のたな卸しの機会を設け「もらっている時間内にこれだけの仕事が片付けられない」と上限を話し、「もっとたくさん仕事をするためにはここをこう工夫するといいと思う」ということを１つづつ伝えて認識してもらうといいのかもしれません。
お礼
ご回答ありがとうございました ＞をするためにはここをこう工夫するといいと思う」ということを１つづつ伝えて認識してもらう これが、私が上司に提案するやり方です。 それに対し、上司は 「完全なマニュアル化は難しい・・」という言葉を返してきました。 （ルール化というのは上司の表現ですが、質問文にも書かせていただいた通り、他の社員にはかかわらない事柄なので、「マニュアル化」等という表現の方が正しいと思います。） 結局のところ、マニュアル化で任せられるほどの信頼を、私が得ていないということだと理解しました。
- sparkle719
- ベストアンサー率12% (370/2998)
上司は上司の指示通りに動く人が好きですよ。 そこで自分ルールで動かれると困るのでしょうね。 でも自分がそのほうがやりやすくて間違ってないのなら自分の意見を通して良いのでは。
お礼
ご回答ありがとうございました ルール化というのは上司の表現ですが、質問文にも書かせていただいた通り、他の社員にはかかわらない事柄なので、おっしゃるとおり、「パターン化」「マニュアル化」という表現の方が正しいと思います。 ただの事務処理なので、そのために上司に伺うのは、上司の時間を奪ってしまうので、マニュアル化できればと思った次第です。 マニュアル化で任せられるほどの信頼を、私が得ていないということでしょうね。
- doraneko66
- ベストアンサー率11% (535/4742)
あなたに決断の権限がないんだから、仕方ないと思います。 ただ、私ならまとめ業務をこなしたり、作業をリスト化してどう判断するかまとめます。 それで、判断の必要なところは、後にして簡単な作業や自己判断でも大丈夫なところからこなします。 後は、時間をもらってまとめてチェックしてもらいます。 とにかく優先順位を考えて作業を進めます。 ルール化は、あなたの都合だけで作れるものではないし、あなたと上司の間なら、ルール化をする必要はありません。 ルール化というのは、共通の作業項目を複数の人間がバラバラなやり方でやり、効率が悪くなるからルール化をするのです。 上司は、上司の仕事があるのにあなたのルールなんかにいちいちとらわれることなどは出来ません。
お礼
ご回答ありがとうございました ルール化というのは上司の表現ですが、適切でなかったようです。 質問文にも書かせていただいた通り、他の社員にはかかわらない事柄なので、おっしゃるとおり、「マニュアル化」等という表現の方が正しいと思います。
- Heavypunch
- ベストアンサー率16% (148/896)
ルール化というよりも、パターン化・マニュアル化したいということですよね。 もうちょっと柔軟に考えたらどうでしょう。 きっちり型にはまった仕事しかできない奴と思われているかもしれませんよ。
お礼
ご回答ありがとうございました ルール化というのは上司の表現ですが、質問文にも書かせていただいた通り、他の社員にはかかわらない事柄なので、おっしゃるとおり、「パターン化」「マニュアル化」という表現の方が正しいと思います。 たぶん、私は面倒くさがりな人間なのですね。 その都度判断することに時間を取られるのを避けたいのでしょう。 参考になりました。
- yosifuji20
- ベストアンサー率43% (2675/6115)
管理職にには、仕事を基本的に部下に任せるタイプと、全て自分で指示しないと気に入らないタイプがあります。あなたの上司は多分後者なのでしょうね。 自分が関与しないルールで問題が起こることを我慢できないのでしょう。 この場合、ルールは貴方の心中にとどめて、貴方が片付ける限りはそのルールでやり、貴方以外の他人にもさせる場合は上司のさせたいようにすることしてはいかがでしょうか。それで能率が落ちてもそれは上司の責任ですよね。 定年再雇用の事務処理のフォローを（こっそり）させられているのであればそれは貴方の裁量がある程度は働いてもよいと思います。それでなければ仕事が回らなければそのときは上司に押し付ければよいのです。 相手は上司ですから言い方は慎重さが必要ですが、これの方が合理的と思えばあなたの裁量の範囲内ではそれにしたがってよいと思いますよ。
お礼
ご回答ありがとうございました 参考にさせていただきます ルール化、という表現が適切ではなかったようです。
- hue2011
- ベストアンサー率38% (2800/7250)
混同があるのではないかと感じます。 ルール、ということとチェック事項、ということが、です。 ルール、というのは特定の個別の案件に対して設定するものではなく、原則として設定するものです。 だから、欠勤しがちの人、に対するルールなんてあるわけありません。 ルールが存在していて、たまたま欠勤しがちの人に対する考え方運用法は、ルールからいうとこうだろう、という考え方が普通のはずです。 チェック事項というのは、概念的に共通のものもありますが、個別に作成します。 ある部屋の退出チェック表、みたいなものは、その部屋に何と何があるかによって変わってきます。 給湯場所がない部屋であれば、ルールのほうで「火のもとの徹底管理」があったとすれば、灰皿の確認というチェック事項のみになります。給湯室とか調理台のあるような部屋なら、ガス栓やマッチ箱やくず入れのチェックが必要になります。 政治の話ではないのですけど、一応社会の規則は「三権分立」になっていますね。 ルールを作るのは立法です。 それを運用してチェックするのが行政です。 正しく守られているかを審査し改善の指示を出すのが司法です。 あなた、立法と行政をごっちゃにした考え方をしています。 行政で何かがおきたからあらたに個別に立法しようとするのです。 そういう考え方をする人は第三者からどう見えるかというと、まちがいなく「うざい」です。 じゃんけんをしたあとでこういう指の使い方はチョキとみなす、というような話をする角度で、これを「後出しルール」と言います。 ルールならルールは認めるけど、最初に言ってくれないか、が通常の感覚です。 最初に皆で決めて納得したルールであれば守ろうじゃないか。 それを後出しで、やっている最中にこういう決めを作りましょう、といわれても皆が困る。 こういう話は、どこかでタイミングをとり立法の必要性を理解してもらい、議論して多数の合意の上決めなければだめです。 自分はこう思う、という行政中の発想をそのまま立法にされるようでは恐怖政治です。 もし自分が言われる立場だったら、と考えてみてください。 変な例をだしますけど、サラ金の職員が、回収がうまくいかないからといって、「返せないときは臓器を売る」という項目を定款に入れましょうとルール提案をしたらどうでしょうか。 そのルールがあると自分の仕事が楽になる、といって。 それをそのまま定款に入れて、すでに契約ずみの客にまで適用しようとしたら、新聞沙汰の大問題になります。 何のために上司が疎ましがっているか、他のメンバーがどうけとっているか、頭を冷やしてよく考えましょう。 自分の仕事がなめらかに進むために後出しルールをたくさんつくって、なぜ認めないのか、というのが大人の思考方法なのか、よく考えましょう。
お礼
ご回答ありがとうございました 参考にさせていただきます ルール化、という表現が適切ではなかったようです。
- saltmax
- ベストアンサー率39% (2997/7598)
権限と責任の範囲を明確にし文書化して周知されているのなら 判断基準を決めるだけのことではないのですか？ 承認、承諾が必要な行為なのか、報告でよいのか、判断基準が明確でないのか 貴方に権限がないのかこの文書では不明です。
お礼
ご回答ありがとうございました 参考にさせていただきます ルール化、という表現が適切ではなかったようです。
- mimazoku_2
- ベストアンサー率20% (1845/8842)
ルール化するのは良い事です。 但し、それは自分の範疇に限定してください。 理由としては、そのルール化は、あなたと上司だけのローカルルールになります。 ルール化するのであれば、部署全体に影響を与える対策が必要です。 また、あなたのルール化の話としての問題点は、ルール化する事で自分の責任回避が目的であろうと推測出来ます。 なので上司の答えは、「どんな業務にも言えるが、完全なルール化は難しい」となるのです。 あなたが業務をこなす上でのマイルールとしてのルール化は問題ありません。 しかし、それが上司にも及ぶとなれば、上司も１つや２つなら合わせられるでしょうが、件数が増えたり、細かい項目だったりすると、上司にとっては負担そのものです。 あと、ルール化により処理速度を上げたいのでしょうが、そういう時こそ『工夫（アイデア）』が必要です。
お礼
ご回答ありがとうございました 参考にさせていただきます ルール化、という表現が適切ではなかったようです。
- sigesigeo1919
- ベストアンサー率18% (17/92)
恐らく好ましくないのでしょうね。 質問者さんの抱える業務をこなす事自体は上司の「利益」に繋がらないのではないでしょうか。 ルール化する事の不利益があるのではないでしょうか。 質問者さんの利益、上司の利益、会社の利益、全てが繋がる行動が喜ばれると思います。
お礼
ご回答ありがとうございました 参考にさせていただきます
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- ベストアンサー
- 社会・職場
お礼
ご回答ありがとうございました 私の業務内容はクリエイティブなものでなく、ただの事務処理なのです。 「ルール化」というのは上司の表現ですが、質問文にも書かせていただいた通り、他の社員にはかかわらない事柄なので、「パターン化」「マニュアル化」という表現の方が合うようです。 人事異動も多いため、マニュアル化しておいた方がよいと思っています。 （質問文にもかきましたが、私の前任が、処理しなくてよいと勝手に判断して、机の引き出しに未処理の書類を２年分溜めておいた、という事例があります。対外的な事柄でしたので、後処理にパワーを要しました） ＞なんとなく、その上司はルール化することで、自分に頼ってこられる 場面が少なくなり、つまり不要な存在になってしまう懸念（つまり保身）を 感じているのか？ なんとなくそんなような気もします。 そして、私の判断の的確さなどに不安もあるのだと思います。 しかし、上司は、重要な業務を沢山抱えているので、こんな事務処理のために、いちいち気を取られたくないのが普通ではないでしょうか？ なので、上司の時間を奪わなくていいように、マニュアル化できそうなものがあれば、提案しているのですが。 ＞もちろん上司の言う、完全なルール化は難しいのも正論ですけど ＞これなんて「木を見て森を見ず」な人の考え方だと思うんです。 ＞ 上司である以上、業務の効率アップは職責の一つでもあるわけで ＞ルール化で可能ならば、否定せずやってみるのが本来の姿です。 ありがとうございます 今後も、ひるまずマニュアル化を進めていきたいと思います。