旅費精算のチェック方法について

質問

小さな会社の経理をしています。
弊社の旅費規定では公共交通機関の場合は一律に予め役職などによってグリーン車であったり、ビジネスクラスの料金指定が設定されています。
　実際の出張が発生した場合、例えば役員が新幹線で移動する場合、「グリーン料金」が指定されていますがその正式な料金（A－B地点間の乗車券+特急券+グリーン料金）などの調べ方について教えてください。これまでは『Yahoo路線案内』などで調べていますが信頼性に問題はありますか？

　また最近海外出張もあるのですが、航空券の場合、事後調査する際はどのように調べるのが確実ですか？
　例えば、

行き：9月30日　　　　帰り：10月3日
「羽田空港－上海（浦東）空港」　（往復）　　・・・　ビジネスクラス指定料金

という出張の場合、会社としてはビジネスクラス料金を支払う形になっていますが、役員が提出してきた旅費精算書の金額をチェックする必要があります。

　都度航空会社などに問い合わせは大変ですのでネット上で確認ができると大変助かります。

　皆様のアドバイス・お知恵をお貸しください。
　よろしくお願いします。

回答No.6

noname#241737 · ベストアンサー

まず、所得税法上旅費が個人所得にならない前提は
転勤や出張などのための旅費のうち、「通常必要と認められるもの」に該当していることです。
http://www.nta.go.jp/taxanswer/gensen/2508.htm
「通常必要と認められるかどうか」の判断基準は以下の9-3の部分にあります（国税局の基本通達）。
http://www.nta.go.jp/shiraberu/zeiho-kaishaku/tsutatsu/kihon/shotoku/02/02.htm#a-02
ここから見る限り、
・実際に掛かっていない費用を「通常必要と認められる」と言い切れるか（少額ならともかく、何十万も出張者のポケットに入るのは給与所得として取り扱うようにとの物言いがつくでしょう）
・出張規定で決めている交通機関の利用クラスが適正か（例えば同じ部長なのに特定の一人だけ特別な理由もなしにファーストクラスOKというのは揉める）、その規定が適正に運用されているか（規定で部長はビジネス、としていても実は一人以外はエコノミー利用なら、その1人にビジネスを使わせるためではないかといわれる可能性はあるでしょうし、少なくとも税務調査であれば調査官の心証は悪くなるでしょう）
という点には気を使うべき気がします。

経理としては税務以前の問題としても費用を正しく使っているか見るべきだと思いますし、そうであればビジネスクラスの旅費を請求する人には「本当に利用したか証拠をつけてください」というべきです。航空券(今は電子化されているので、eチケット控えがその代わりになります）だけでは「チケットを買った」ことしかわからないので、質問者さんの会社のような「ビジネスクラスなら何でもアリ」な会社なら、搭乗証明のために搭乗券を求めるくらいはしてもいいでしょう。（割引チケットであれば、たいていは払戻手数料も高くなるのでそこまでしなくてもいいのですが）

※ちなみに、eチケットの券面には航空券代が表示されますが、実際に旅行会社に払っているのが同額とは限りません（航空券の種類によっては、券面に掛かれたのは「タテマエ」で、実際はもっと安いというケースもあります）。金額の証憑は（航空券以外も含めて）領収書を取るべきですし（見積書は対価の明細を見る意味ではともかく、実際にその額を支払った証拠になりません）、もっと言えば国際線航空券位は会社で手配して、本人立替にしないようにすれば過剰払いの余地もありません。質問に戻って答えるなら、基本国際線航空券は価格が刻々変わる可能性があるものなので、利用便しかわからない状態で後日金額を確認することは極めて難しいと考えてください。

お礼

エキスパートなご意見を有難うございました。

大変勉強になると同時に認識も改まりました。
企業の大小は言い訳にはなりませんが、同族会社のような小さな会社ではもともと、一般上場企業のように「社員がこっそり何とかして誤魔化そうとしている不正を見つけて正していく」という考えはあまり無く、ただ、やりたい放題になってあとで困らないように役員たちも気を使っているとのことです。
　決して不正をしたいとか、誤魔化したいとかが目的ではなくたまたま教えて頂いた規約にそってやってみたところ、領収書の添付などはどうすべきか、とかアドバイスいただいたようなご指摘事項に関する疑問が残っていました。

　国際航空券の支払金額があとからでは調べにくいというのは初めて知りました（そういうものかと）。
確かに刻一刻変動するので把握しきれませんよね？

　とりあえず、今回の旅費はe-チケットの金額と、旅行代理店のマイページを印刷して記録に残し、今後は極力専用のクレジットカードを作ってそれで購入してもらうか（会社口座引落）対策を考えます。

　本当にありがとうございました。

回答No.7

asato87

既にいくつか回答が出ていますので、気付いた点を書きます。
航空券を航空会社の正規サイトで予約・購入したのであれば搭乗後であっても領収書を発券することは可能なはずです。
ご質問の例では９月末～10月頭ですから、まだまだネットからの発券ですが領収書は出せるはずです。
また、ネットで予約したのなら、クレジットカードで買っているのが普通ですからクレジットカードの利用明細を提出してもらうというのも一つの方法です。振込みなら振込みの控えという手もあります。
旅行代理店からの購入なら、代理店では利用の履歴があるはずですから、同様に領収書を出すことは可能なはずです。
鉄道も、最近はモバイルを利用すると値段が安くなったりしますが、正規利用金とモバイルの差は航空機に比べれば小さいですから、そこまで厳密にやる必要はないかと思います。
ヤフー路線でも値段は出ます。注意するのは閑散期か繁忙期か通常シーズンか、指定かどうかなどですね。
航空機は国内線であっても、特割か正規運賃かで倍近く変わることもありますし、既回答のとおり国際線に至っては何十万円も差が出ますから、領収書は経理処理上、必須だと思いますよ。
国税からすると、海外での滞在期間中の時間の使い方、業務に従事した割合がどの程度かも経費処理可能かどうかのメルクマールにしているくらいです。

お礼

ご回答有難うございました。

なるほど、まだ比較的時間が開いていないのであればそういった資料も取り寄せられますね。

有難うございました。

回答No.5

nerimaok

「ビジネスクラス」などと定義して定額などで支給した場合、今度は、その社員に対して「必要経費以上の支給をした」という事で、今度は所得税などの方で取られます。

お礼

ご回答有難うございます。

なるほど皆さんのお陰でだんだんと理解出来ました。

必要以上の経費を支給した、と判断されることで所得税（給与所得）として取られるのですね。

有難うございました。

回答No.4

noname#241737

＃２です。
>領収書がなく、旅費規定と「出張旅費精算書」のみで一律に支払うというやり方は税法上、問題があるのでしょうか？

これは望ましくありません。国内でも出張パックなので実際にかかっている費用が「正規運賃」より安いことがままありますが、海外だと「航空会社で取り扱っている正式な割引運賃」でも「航空会社が取り扱っている一番高い運賃（普通運賃：一定の範囲内なら航空会社も経路も自由に変更できる）」とは数十万単位で値段が違うことがザラにあるからです。

例：東京～上海のビジネスクラス普通運賃はサーチャージ別で30万8千円ですが、ANA・JALの割引でも15万を切るものもあります。中国系ならもっと安いのもあるかもしれません。これが欧米線なら「普通運賃」と「正規割引の安いもの」では管理職クラスの月給以上の差が出ます。「正価」といっても一物百価の世界ですから、この機会に実費精算に変えることをお勧めします。

旅費を会社が支給しているのは「業務出張が会社の業務上必要だから」であって、実費と乖離した支給をするならその部分は「出張者への給与」とみなされる可能性があります。そうなれば給与としての源泉徴収が必要になりますし、役員への支給なら定時定額報酬にならないので法人税法上も損金不算入です。もちろん、多少の誤差は認められるでしょうが上記のようなレベルでは税務調査で見つかったら揉めること確実です。

お礼

先ほど本人とも話したのですが、既に航空券などは廃棄してしまったとのことで、そうなると予約時のeチケット記録などしか残っていないそうです（そのページを印刷すればいくらの航空券だったかは証明できます）。

　質問の趣旨からずいぶんと離れてしまっていますが、重要だと思うので非常に勉強になりました。

　ビジネスクラスと指定されていても、それを使った証拠が必要であるということでしょうか？

　会社の規定する「ビジネスクラス相当」額が実際の市場では10万から30万まで幅があったとして、それが特定できない点、「余剰に支払っている可能性が存在すること」が問題であるということでしょうか？

有難うございます。

回答No.3

nerimaok

領収書等の金額の確認が出来る物無しで光学の支払いをしていると
「必要以上の必要経費を計上した脱税」であると判断される可能性が有ります。
JRとかならば、まず定額ですが航空運賃だといろんな割引がかかりますので
事前に確定される事も難しいし、航空会社に問い合わせても販売が他社で
行われれば販売金額もわかりません。
(でも請求書にはJALとかしか書かれないでしょう)

事前に確定出来る切符は会社で手配するか、領収書や金額の判明する書類を
必ず添付されるようにしましょう。

お礼

ご回答有難うございます。

経費の考え方について理解が更新された気持ちです。

原則、領収書ないし注文書など金額がわかる資料を添付してもらい、その実費を支払うというやり方にしないとご指摘のように「必要以上の経費計上をした脱税」とまで判断されるということでしょうか？

　規約で「ビジネスクラス」とうたっていても価格は様々であるからビジネスクラスならどこでもいくらでもいいという考えは税務調査官からすれば「黒」と判断されるということでしょうか。

「ビジネスクラス」と規約されていてもるのはあくまで上限や範囲を示すのであって、その内訳を細かく記録に残さなくても良いという判断にはならない、ということでしょうか。

勉強になりました。

回答No.2

noname#241737

旅費規定上、利用する交通機関の「クラス」が決められていて、精算は実費というのを前提にします。というか、こうしておかないと、海外出張には対応できません。国際線の運賃は同じ「ビジネスクラス」でも価格幅が大きすぎるので。

まずは領収書をつけさせるのが大前提になります。近距離なら省略してもいいでしょうが、新幹線や航空便利用なら必須にして問題ないでしょう。
JRの場合、実際に利用した切符は基本回収されてしまうので、確認するならyahooや乗換案内などのサイトでチェックすることになります。時々間違いもあったり（システム不備だけでなく、利用側の設定が適切でないときなども）しますが、普通席とグリーン車の差額くらいのチェックならあまり気にしなくても大丈夫かと思います。
航空利用の場合、搭乗券が手元に残りますから、これを領収書と一緒に付けて精算させることにします。そうすれば、どのクラスに乗ったかはチェックできますし、会社によってはどの運賃を使ったか（マイルの無料券を使って、別の領収書で請求しようとしているケースなど）まで（略号で表示されているので）わかります。このあたりは航空会社に一度聞いてみれば見方を教えてくれます。
国際線で本人立替をするケースの場合は、これに加えてeチケット控え（航空券に当たります。搭乗券は実際に飛行機に乗るときに受け取るものなので別物です）もあわせてもらえばより確実でしょう。大阪～東京～ニューヨークがセットになった航空券なのに、大阪～東京だけ別の切符を買ったふりをして請求するようなケースへの牽制になります。

お礼

回答頂き、有難うございます。

　規約で例えば「海外出張であればビジネスクラス」とうたっていたとしても、領収書は必要になるのでしょうか？会社からは例えば例のように「東京～上海」という区間のビジネスクラスは確かに航空会社によって価格は様々ですが、いわゆる規約では「定価・正価」を支払うと位置づけてやって来ました。

　領収書がなく、旅費規定と「出張旅費精算書」のみで一律に支払うというやり方は税法上、問題があるのでしょうか？

　有難うございました。

回答No.1

AR159

旅費精算では、
まず事前に出張届を提出してもらい、往復の交通機関や宿泊ホテル等を確定させます。そして支払い時には「領収書」の確認が鉄則です。たとえ役員でも事前の出張届は当たり前だろうと思います。
規定上領収書の金額と実際の支払額が異なったとしても、領収書の提出は必須ですね。

どうしても領収書が取れないもの、例えばJR運賃や電車・バス運賃等は、これは各社のHPの運賃表を見れば判るし、新幹線や特急ならみどりの窓口に問い合わせればすぐ判ります。

それと上海までの飛行機代も個人が先に立て替えるんですか？　ビジネスクラスだと何十万円もかかると思いますが。ひょっとして貯めたマイルを使ったりしていませんか？

清算用に会社支払いのクレジットカードを作っておいて、役員に渡しておくと便利です。

お礼

早速のご回答有難うございました。

大変勉強になりました。
基本実費立て替え払いですので役員が自分の現金若しくはカードで支払ってもらっています。

法人カードも存在しますが業務内容によって（支払い使途）使い分けており、今回ご相談している新事業では経費が混ざってしまう煩雑さなどからあえて使わない形をとっています。

有難うございました。